El software de Ilastec permite su integración con un sitio web que disponga de una tienda online realizada con Shopify.

Shopify es una plataforma de e-commerce online, similar a Ilastec, en la que se paga una cuota mensual por disponer de una tienda online.

En caso de que ya dispongas de una tienda online Shopify y quieras conservarla, entonces este es el módulo que necesitas.

Ilastec permite sincronizar el software de varias formas:

• Sincronizar solo pedidos: Ilastec descargará los pedidos realizados en el sitio web de Shopify y los introducirá en Ventas -> Documentos -> Pedidos. También introducirá los datos de los clientes (solo los que proporciona Shopify) al descargar un pedido, pero después el cliente no se sincronizará.
• Sincronizar solo productos y sus datos (próximamente) : Ilastec sincronizará productos, ofertas, stock, marcas, atributos y sus valores, etc.
• Sincronizar productos, sus datos y pedidos (próximamente) combinando las dos opciones anteriores.

A continuación se explicará cómo funciona cada modalidad, y cómo vincular Ilastec con el sitio web en Shopify.

Para crear una configuración de integración de Ilastec con Shopify debe hacerse desde el menú principal, dirigiéndose a Shopify -> General -> Configuraciones de integración.

Se pueden crear varias configuraciones de integración, aunque para crear más de una, además del módulo de Shopify, es necesario contratar integraciones con Shopify adicionales.

Configurar una nueva integración

Para crear una nueva configuración de integración se debe indicar una serie de datos:

1. Datos generales:

   

   • Nombre identificativo: no sirve para nada más que identificar el registro.
   • URL de la tienda: la dirección URL base del sitio web con Shopify. Por ejemplo "https://mitiendaonlineconwoocommerce.com".
   • Activa: indica si la integración está activa. Si no lo está, no se podrán sincronizar datos de productos ni descargar pedidos.
   • Serie para asignar a los pedidos que se importen: al descargar un pedido de venta, la serie que se va a utilizar para asignarle número interno de pedido en Ilastec.
   • Canal de venta: el canal de venta que deben tener asignados los productos para sincronizarse y que se asignará a los pedidos importados. Para que un producto se cree en Shopify, y para que luego no se elimine de Shopify, tendrá que tener este canal de venta asignado en Ilastec. Lo mismo ocurre para las marcas.
   • Sincronizar automáticamente pedidos: si se establece a Sí, Ilastec descargará los pedidos de Shopify. Sino, no.
   • E-mail para notificaciones: para recibir notificaciones de pedidos y de errores al sincronizar datos de productos.

Una vez se crea una configuración de integración, o se modifica, Ilastec tratará de descargar una serie de datos maestros y de configuración del sitio web con Shopify.

Se pueden ver estos registros importados si se accede a la ficha de la configuración de integración, tal y como puede verse en la siguiente imagen:

Datos maestros que Ilastec importa de Shopify

• Parámetros: por ahora no se guarda ningún parámetro, pero en el futuro es posible que se guarden. Estos se guardan en el propio registro de configuración, en la parte superior.
• Estados de pago de pedidos: el programa importa los diferentes estados de pago que puede tener un pedido en el sitio web con Shopify, y lo único que hay que hacer es indicar para cada estado de pedido importado, si se desean descargar los pedidos con ese estado, indicando el campo Importar pedidos con este estado a Sí para descargarlos. Normalmente interesa importar pedidos que ya están pagados. Es decir, lo normal es indicar este campo a Sí en el estado "PAID - Pagado", aunque esto ya depende de lo que se desee y de si hay plugins que añaden nuevos estados a los básicos de Shopify.
• Estados de envío de pedidos: el programa asignará a cada pedido importado el estado de envío que tenía en ese momento.

Activar y desactivar integraciones

Para que una integración comience a sincronizar datos de productos y/o descargar pedidos, o para importar/exportar datos desde/a Shopify, debe estar activa.

Se pueden activar y desactivar integraciones desde su ficha, utilizando los procesos Activar/Desactivar integración.

Autorizar Ilastec en Shopify

Cuando se finalice el registro, es necesario lanzar el proceso Autorizar Ilastec en mi tienda Shopify disponible únicamente en la ficha de la configuración, en el cual se autoriza a Ilastec en su cuenta de Shopify creada para una integración. Al lanzar el proceso se abrirá una nueva pestaña con un botón donde redirigirá a la web de Shopify.

En caso de no tener iniciada la sesión, se mostrará la pantalla de acceso de para introducir sus credenciales de Shopify y deberá ingresar.

Una vez dentro de Shopify, deberá marcar como aceptados los permisos en el formulario y al confirmar, volverá a Ilastec donde se mostrará un mensaje indicando que la autorización se ha realizado correctamente.

A partir de este momento, se puede cerrar la ventana del proceso y su sitio web Shopify ya estará vinculado con Ilastec.

Se debe tener en cuenta que la autorización puede tener una validez temporal, por lo que es posible que deba volver a ejecutarse el proceso pasado ese tiempo para mantener esta autorización vigente.

Este proceso no puede automatizarse ya que es necesario que se vuelvan a aceptar los permisos correspondientes.

Una vez se ha configurado la integración, ya se puede comenzar a trabajar con WooCommerce.

Sincronización de pedidos

Si se marca a Sí el campo de la configuración Sincronizar automáticamente pedidos, el programa consultará los datos de los pedidos de WooCommerce cada 30 minutos aproximadamente, y descargará pedidos que no hayan sido importados y tengan alguno de los estados configurados.

Los pedidos se asignarán a la serie configurada en el campo Serie para pedidos, y se les asignará el canal de venta indicado en el campo Canal de venta.

Sincronización de productos y sus datos

Si se marca a Sí el campo de la configuración Sincronizar automáticamente datos de productos, el programa enviará a WooCommerce los registros creados, datos modificados y registros eliminados de:

• Productos que tengan el canal de venta indicado en la configuración.
• Stock total de cada producto/referencia de los almacenes indicados en la configuración.
• Ofertas del canal de venta indicado en la configuración para los productos.
• Marcas que tengan el canal de venta indicado en la configuración.
• Todos los atributos y sus valores.

El software no replicará en WooCommerce las categorías, ya que se puede tener una estructura de categorías diferente en el software y en WooCommerce. Por ello, únicamente se vinculan las categorías de Ilastec con las de WooCommerce, y entonces Ilastec le indica a WooCommerce que categorías tienen los productos en función de dicha vinculación.

Por ejemplo, en la pestaña de Correspondencias de categorías, se indica que la categoría que en WooCommerce se llama Camisetas, en Ilastec corresponde con Partes de arriba / Camisetas. Cuando se envíe un producto creado en Ilastec a WooCommerce que tenga la categoría en Ilastec Partes de arriba / camisetas, en los datos enviados ya se indica en lugar de eso, la categoría camisetas mapeada de WooCommerce.

Advertencia importante antes de empezar

¿Cómo sincroniza Ilastec datos de productos con WooCommerce?

Una vez creada la integración, con ella activa y el campo Sincronizar automáticamente datos de productos establecido a Sí, Ilastec comenzará a sincronizar datos.

Para ello, lo que hace Ilastec es lo siguiente:

• Cada vez que se crea o modifica un registro de producto, marca, atributo o valor de atributo, genera un evento de creación o modificación para ese registro.
• Cada vez que se elimina un registro de producto, marca, atributo o valor de atributo, genera un evento de eliminación para ese registro.
• Cada vez que se añade un canal de venta a un producto o marca, comprueba si es el canal asociado a la integración, y si es así genera un evento de creación o modificación del registro.
• Cada vez que se elimina un canal de venta a un producto o marca, comprueba si es el canal asociado a la integración, y si es así genera un evento de eliminación del registro.
• Cuando se crea, modifica o elimina una oferta, se localizan los productos afectados y se generan eventos para actualizar sus precios.
• Cada cierto tiempo, normalmente 30 minutos, el software de Ilastec recopila todos los eventos y envía los datos actualizados a WooCommerce, sincronizando los datos afectados en cada evento (producto, marca, atributo o valor de atributo).
• Además de eso, también cada cierto tiempo, normalmente 30 minutos, el software de Ilastec recopila todos los productos y referencias que hayan tenido cambios en el stock que no hayan sido comunicados, o todos los productos/referencias que hace más de X días que no se han actualizado, y sincroniza su stock.

Manejo de errores al sincronizar

Lo normal es que un evento se sincronice correctamente, pero puede haber fallos de sincronización.

Cuando se produce un fallo, el software de Ilastec avisa por correo electrónico del mismo, y dependiendo del tipo de evento del que se trate hay unas consecuencias u otras y se debe actuar de una forma u otra.

Esto se verá en cada tipo de registro en particular, explicados detalladamente a continuación.