El módulo de CRM incluye una gestión básica que permite mejorar y llevar un control de las comunicaciones con los clientes.

La entidad básica del módulo de CRM son las acciones comerciales, que permiten registrar cada acción de venta o posventa que se lleva a cabo con un cliente.

Configuración inicial

Previamente a la creación de acciones comerciales, es recomendable revisar algunos aspectos de configuración.

Series en acciones comerciales

Las acciones comerciales tienen asignadas series para el control de los nuevos registros que se realicen. De esta forma para cada acción comercial se genera un código único que la identifica.

Accediendo desde el panel principal a Parámetros -> Empresas -> Series/contadores, se pueden crear series específicas para acciones comerciales, indicando Acciones comerciales en el campo Tipo.

Accediendo a la configuración de la empresa entrando desde el panel principal a Parámetros -> Empresas -> Empresas gestionadas, pueden editarse las series por defecto para las acciones comerciales que se creen en cada una de ellas. De esta manera se puede tener un contador distinto cargado por defecto para cada empresa.

Tipos de acciones comerciales

Los tipos de acciones comerciales sirven para clasificar el tipo de acción a realizar en cada acción comercial que se registra, pudiendo asignar un tiempo predeterminado según el tipo que se asigne.

Pueden configurarse accediendo desde el panel principal a Ventas -> Configuración -> Tipos de acciones comerciales.

El programa tiene precargados por defecto algunos tipos de acciones comunes como Llamada, E-Mail o Reunión, pero se pueden crear nuevos tipos personalizados según la actividad de la empresa.

Para crear un tipo de acción comercial se debe indicar obligatoriamente el nombre identificativo para el nuevo tipo y la duración en minutos para asignar por defecto en el momento de agendarlo.

Estados de una acción comercial

La evolución de las acciones comerciales se controla por los estados que se les asignan. Estos estados se comparten con las tareas (necesario el módulo de Proyectos), y las citas (necesario el módulo de Agenda). De esta forma, los diferentes estados disponibles se pueden configurar en Agenda -> Configuración -> Estados de eventos de agenda .

Al crear un nuevo estado es obligatorio indicar el nombre del nuevo estado y se debe marcar a Sí el campo de Utilizar en acciones comerciales. Así el programa tendrá en cuenta el nuevo estado en la creación y modificación de registros para acciones comerciales.

Además, se puede indicar si el nuevo estado da por finalizada la acción y no requerirá más acciones para su seguimiento, marcando a Sí el campo Es el estado completada.

Es posible establecer un estado por defecto para las acciones comerciales en las empresas. Para ello hay que dirigirse a Parámetros -> Empresas -> Empresas gestionadas, modificar una empresa a la que se van a asociar acciones comerciales y en la pestaña de Configuración modificar el campo llamado Estado por defecto acciones comerciales.

El módulo CRM permite gestionar estados de los clientes, para saber en todo momento en qué estado se encuentra cada uno, siendo estos estados totalmente configurables.

Se pueden administrar los posibles estados de clientes desde Ventas -> Configuración -> Estados de clientes, pudiendo añadir, modificar o eliminar estados.

También se puede establecer un estado por defecto para precargar cuando se crea un cliente, desde Parámetros -> General -> Configuración general. En la pestaña, ventas, aparecerá un campo para seleccionar el estado por defecto que tendrán los clientes al crearse.

Al crear un cliente se seleccionará por defecto este estado, aunque puede modificarse. Además, el estado de un cliente puede modificarse a posteriori en cualquier momento modificando el cliente y cambiando el valor del campo Estado.

El programa incluye un calendario para el control y registro de las acciones comerciales.

Se puede acceder al calendario desde el panel principal entrando a Agenda -> Calendarios individuales -> Calendario de acciones comerciales.

Registro de acciones comerciales

Para registrar una nueva acción comercial debe indicarse:

1. Datos generales
   • Descripción: Campo para indicar un nombre identificativo de la acción comercial.
   • Tipo de acción comercial: Campo precargado para seleccionar el tipo según los registros disponibles.
   • Empresa: Campo obligatorio de la empresa en la que se registrará la acción comercial.
   • Número de documento: Campo informativo y no editable. El número se creará por la serie asignada.
   • Configuración de recordatorio: Campo para seleccionar una configuración de recordatorio para el envío de emails de forma automática.
   • Plantilla de recordatorio: Campo para seleccionar una plantilla de recordatorio para el envío de emails, donde se establece el contenido del correo.
   • Asignada por: Campo obligatorio para indicar quién crea y asigna la acción comercial. Por defecto carga el del usuario que ha iniciado la sesión.
   • Cliente: Campo obligatorio para indicar el cliente que se atenderá.
   • Proyecto: Campo opcional para indicar el proyecto del que forma parte.
   • Serie: Campo obligatorio para el contador en el que se registra la acción comercial. Por defecto se establece a la serie configurada como predeterminada en los parámetros de la empresa.
   • Fecha: Campo obligatorio para el registro de la acción comercial en la agenda.
   • Hora inicio: Campo obligatorio para el registro de la acción comercial en la agenda.
   • Hora fin: Campo obligatorio para el registro de la acción comercial en la agenda. Por defecto el valor se calcula según el valor de la hora de inicio y el tiempo predeterminado para el tipo de la acción comercial. Siempre debe tener un valor superior al campo Hora inicio, con una diferencia igual o superior a 30 minutos entre ambos.
   • Estado: Campo informativo con el valor por defecto para la creación de acciones comerciales. Solo puede modificarse mediante el proceso de cambio de estado.
   • Observaciones: Campo de texto para ampliar información sobre la acción comercial.
2. Empleados asignados
   • Empleado: Campo obligatorio para registrar el empleado que gestiona la acción comercial. Puede ser el mismo usuario que la crea u otro empleado de la empresa, y puede asignarse uno o más empleados por acción comercial.

Una vez creada la acción comercial, se podrá visualizar en el calendario de acciones comerciales y será visible en el módulo de Agenda.

Proceso: Cambiar de estado

Según la evolución de la acción comercial, puede modificarse su estado para mantenerla actualizada. Desde el mismo calendario de acciones comerciales se puede ejecutar el proceso al acceder al detalle del registro y pulsar sobre el botón de Cambio de estado.

Al abrir el proceso, se debe seleccionar una opción de las disponibles según la configuración de estados asignados a acciones comerciales, y pulsar sobre el botón Ejecutar proceso.

También se puede ejecutar el proceso desde el listado de acciones comerciales accediendo desde el panel principal a Ventas -> General -> Acciones comerciales. En el listado se debe seleccionar las entradas para actualizar, y al ejecutar el proceso, seleccionar el nuevo estado en el campo desplegable como único parámetro.

Cada modificación que se realice en los datos de una acción comercial como el cambio de estado, cambio de fechas, observaciones, etc., se notificará por correo electrónico a todos los empleados que estén asignados a la acción y que tengan configurada una dirección de correo electrónico en el programa.

El módulo de CRM se integra con otras áreas del software para poder gestionar las acciones comerciales registradas.

Agenda

La Agenda del programa se integra con el módulo de CRM permitiendo consultar directamente los registros de acciones comerciales. Se debe acceder desde el panel principal a Agenda -> General -> Agenda.

Además, desde la agenda pueden crearse nuevos registros seleccionando la opción Acción comercial.

Módulo de ventas

En el módulo de Ventas se pueden consultar y gestionar todos los registros de acciones comerciales accediendo desde el panel principal a Ventas -> General -> Acciones comerciales.

En esta pantalla se informan detalladamente todas las acciones comerciales registradas en el programa. Pueden crearse nuevas entradas y cambiar el estado de uno o varios registros mediante el proceso de Cambio de estado.

También se puede acceder al histórico de las acciones comerciales de un cliente desde su ficha, en los datos relacionados.