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Cómo introducir compras realizadas en tu negocio en el software: presupuestos, pedidos, albaranes y facturas de compra o gastos. También cómo se gestiónan los proveedores, vencimientos, pagos, etc.

Introducción

El módulo de Compras permite llevar el control de todas las compras y gastos que se realizan en la empresa.

El módulo cuenta con herramientas para la gestión de proveedores, un apartado de administración para tesorería, y gestión de documentación para cada proceso de una compra o gasto:

Presupuestos
Pedidos
Albaranes
Facturas
Facturas de abono, facturas rectificativas y recapitulativas

El programa permite generar documentos a partir de otros, por ejemplo albaranes a partir de pedidos, a lo largo de todo el ciclo de compras. También permite consultar todos los documentos a través de su listado, acceder a las fichas de cada documento y ver sus datos ampliados, trazabilidad, etc.

Además, se pueden consultar documentos a través de calendarios o en un listado desglosado, y mucho más.

Proveedores

Los proveedores pueden registrarse en el programa detallando toda la información necesaria para su gestión: datos identificativos, fiscales, gestión de pagos, direcciones, cuentas bancarias, etc.

Como el módulo engloba todo lo que son compras y gastos de la empresa, en el apartado de proveedores se incluye a las personas o entidades que facilitan un bien o servicio que produce un gasto para la empresa. Por ejemplo, se puede incluir a las empresas de servicio de agua, luz o telefonía como gasto, así como empresas a las que se adquieren mercancías para su posterior venta al público.

Se puede acceder a la lista y gestión de proveedores desde el panel principal accediendo a Compras -> General -> Proveedores.

Crear un proveedor

Para registrar un nuevo proveedor es necesario indicar la siguiente información:

Datos identificativos
- Nombre: Campo obligatorio para el nombre propio o comercial del proveedor.
- Razón social: Campo obligatorio para indicar la razón social o nombre de la sociedad del proveedor.
- CIF/NIF: Documento de identificación del proveedor para la emisión de documentos como facturas.
- Código: Campo para indicar un código interno para el proveedor. El código debe ser único para este registro y no puede estar asociado a otro cliente en el sistema.
- Tipo de proveedor: Campo para indicar si el proveedor es un particular o una empresa.
- Documento identificativo 1: Campo para adjuntar documentos identificativos del proveedor como el anverso del DNI, el modelo de alta de un CIF en Hacienda, una escritura de una sociedad o cualquier otro documento identificativo de una empresa.
- Documento identificativo 2: Campo para adjuntar documentos identificativos del proveedor como el reverso del DNI, el modelo de alta de un CIF en Hacienda, una escritura de una sociedad o cualquier otro documento identificativo de una empresa.
- Plantillas: Selección de plantillas por defecto para la emisión de documentos de compra al proveedor:
  - Presupuestos
  - Pedidos
  - Albaranes
  - Facturas
- Observaciones: Campo para ampliar información de forma personalizada.
Dirección principal: Los datos introducidos en este apartado son los que se utilizarán como dirección en los datos fiscales de los documentos del proveedor.
- Dirección: Campo para indicar la dirección completa, por ejemplo, calle, número y piso.
- Dirección (datos adicionales): Campo para ampliar información sobre la dirección, por ejemplo, el nombre del edificio o la escalera.
- Población: Campo para introducir la población de la dirección.
- Código postal: Campo para introducir el código postal de la dirección.
- Provincia: Campo para seleccionar la provincia de la dirección. Las provincias disponibles se filtran por el país que se ha seleccionado.
- País: Campo para seleccionar el país de la dirección.
- Teléfono de contacto: Campo para introducir teléfono principal de contacto.
- Fax: Campo para introducir el teléfono para envío de fax.
- E-mail de contacto: Dirección de correo electrónico para contactos generales.
- E-mail de facturación: Dirección de correo electrónico que se utilizará por defecto para el envío de comunicaciones y documentos relativos a facturación: presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, etc.
- Web: Dirección del sitio web del proveedor.
Pagos e impuestos: Información que el programa cargará por defecto al generar un documento de compra asociado a este proveedor. Por ejemplo, si se selecciona la forma de pago por defecto Transferencia, en todos los documentos del ciclo de compras a los que se asocie este proveedor, se asignará esta forma de pago, pudiendo modificarse para cada documento si se desea.
- Impuesto por defecto para sus compras: Se puede cambiar a posteriori para cada concepto de cada documento si se desea.
- Forma de pago por defecto: Se puede cambiar a posteriori para cada documento si se desea.
- Cuenta de la que realizar los pagos por defecto: Cuenta bancaria de la empresa desde la que se realizarán los pagos de sus compras. Se puede cambiar a posteriori para cada documento si se desea.
- IBAN cuenta por defecto: Campo informativo no editable con el número de cuenta bancaria del proveedor que se ha marcado como cuenta por defecto en la pestaña Cuentas bancarias de este mismo formulario. Este será el número de cuenta al que se realizan por defecto los pagos de las compras realizadas a este proveedor, pudiendo modificarse a posteriori en cada documento.
- Tipo de vencimiento por defecto: Se puede cambiar a posteriori para cada documento si se desea.
- Moneda por defecto: Moneda para el pago de sus compras. Se puede cambiar a posteriori para cada documento si se desea.
- Tipo de origen de compras por defecto: Campo obligatorio para seleccionar el tipo de compra a nivel geográfico. Afecta al cálculo de impuestos soportados y otros apartados fiscales. Puede cambiarse posteriormente en cada documento.
- Tipo de gasto por defecto: Campo obligatorio para seleccionar el tipo de producto o servicio que se compra al proveedor. Afecta al cálculo de impuestos soportados y el cálculo de rendimientos de cada ejercicio. Puede cambiarse posteriormente en cada documento.
- Inversión del sujeto pasivo por defecto: Si, por defecto, para este proveedor aplica la inversión del sujeto pasivo en sus compras. Es decir, si el responsable de declarar el IVA repercutido eres tú en lugar del proveedor. Normalmente, debe establecerse a No, excepto para proveedores intracomunitarios o exportaciones.
- Texto legal de inversión del sujeto pasivo por defecto: Si aplica la inversión del sujeto pasivo por defecto, en este campo se debe indicar el texto legal a mostrar en los documentos de compra emitidos por este proveedor.
Direcciones y contactos: Apartado para información de contacto adicional. Por cada registro se indica:
- Nombre: de la persona responsable como contacto.
- Apellidos: de la persona responsable como contacto.
- Dirección: Campo para indicar la dirección completa, por ejemplo, calle, número y piso.
- Dirección (datos adicionales): Campo para ampliar información sobre la dirección, por ejemplo, el nombre del edificio o la escalera.
- Población: Campo para introducir la población de la dirección.
- Código postal: Campo para introducir el código postal de la dirección.
- Provincia: Campo para seleccionar la provincia de la dirección. Las provincias disponibles se filtran por al país que se ha seleccionado.
- País: Campo para seleccionar el país de la dirección.
- Teléfono de contacto: Campo para introducir teléfono principal de contacto.
- Fax: Campo para introducir el teléfono para envío de fax.
- E-mail de contacto: Dirección de correo electrónico para contactos generales.
- Web: Dirección del sitio web del proveedor.
Cuentas bancarias: Apartado para introducir las diferentes cuentas bancarias donde pagar al proveedor.
- Descripción: Campo identificativo para registrar la cuenta.
- IBAN: Campo obligatorio para indicar el número bancario con prefijo de 4 dígitos para indicar el país y el número de la cuenta bancaria. Por ejemplo: ES2114640100722030876293.
- BIC: En inglés Bank Identifier Code, código bancario para identificar el banco del proveedor. Puede ser de 8 o de 11 dígitos, por ejemplo, INGDESMM o CAGLESBB319.
- Id. de acreedor SEPA: Referencia generada por la entidad bancaria, para organizaciones que realizan cobros mediante domiciliación bancaria. Si recibe giros bancarios de este proveedor, puede guardar aquí su Id. de acreedor.
- Id. orden de domiciliación SEPA: Código alfanumérico de 35 dígitos que se asigna obligatoriamente a un mandato SEPA para identificar los adeudos del emisor de recibos por domiciliación. Si recibe giros bancarios de este proveedor, puede guardar aquí el Id. de la orden de domiciliación que utiliza para usted el proveedor.
- Fecha de recolección del mandato SEPA: Fecha de la firma del mandato SEPA que le ha enviado el proveedor.
- Cuenta bancaria por defecto: Selección de Sí o No para indicar la cuenta como cuenta por defecto para los pagos al proveedor. Solo puede haber marcada una cuenta como cuenta por defecto.

Modificar un proveedor

Los datos de un proveedor pueden modificarse de diferentes maneras. Pueden cambiarse toda la información de un proveedor específico pulsando el botón de editar del registro, o puede editarse la información de pagos e impuestos de uno o varios proveedores de forma masiva:

Se seleccionan los registros que se vayan a modificar.
Se debe pulsar sobre el botón de editar del menú superior.
Cargará el menú para modificar a información.

Por defecto todos los campos de selección están deshabilitados. Se debe indicar Modificar a Sí en el campo que se quiera a modificar y se habilitará el desplegable con las opciones para seleccionar.

Una vez modificados los campos que se quieren editar, se debe pulsar en el botón Modificar y se actualizará la información de los registros.

Eliminar un proveedor

Al eliminar el registro o registros seleccionados de proveedores hay que tener en cuenta que:

También se eliminarán los registros que pueda tener asociados de:
- Cuentas bancarias
- Ofertas / tarifas
- Filtros de catálogos de Facebook (si se dispone del módulo de Integración con catálogos de Facebook)
- Filtros de catálogos de Google (si se dispone del módulo de Integración con Google Merchant)
Quedarán sin asociar los registros que pueda tener asociados en las siguientes tablas:
- Identificadores únicos (si se dispone del módulo de Trazabilidad)
- Lotes (si se dispone del módulo de Trazabilidad)
- Productos
- Stock por almacén
No se puede eliminar un proveedor si está asociado con:
- Depósitos (si se dispone del módulo de Segunda Mano)
- Filtros en vales
- Presupuestos de compra
- Pedidos de compra
- Albaranes de compra
- Facturas de compra
- Facturas periódicas de compra
- Vencimientos de compra
- Pagos
- Registros de agenda
- Tareas periódicas (si se dispone del módulo de Proyectos)

Ficha de un proveedor

Para ver en detalle los datos registrados de cada proveedor, el listado de proveedores permite acceder a la ficha de cada registro, pulsando sobre el icono gris con la carpeta.

En la ficha del proveedor se puede ver toda su información con detalle de sus datos identificativos, dirección principal, información para pagos e impuestos y configuración general.

En un apartado especial se indican los totales más importantes:

Total facturado
Total cobrado
Pendiente de pago
Pagos sin contabilizar
Fecha último pedido
Fecha última factura

En la parte inferior, organizado por pestañas, se muestran los registros más importantes de cada proveedor. Se listan las cuentas bancarias para los pagos, direcciones adicionales, registros de contactos, documentos de compra, vencimientos y pagos, etc., con acceso directo a sus correspondientes informes y procesos.

Proceso: Añadir a ofertas

Este proceso permite añadir uno o varios proveedores como filtros adicionales a cualquier registro de oferta creado en el sistema, lo que permite asociar la oferta a todos aquellos productos registrados en compras a esos proveedores en concreto, de forma rápida y dinámica.

Este proceso está disponible en la ficha de cada registro y en el listado, lo que permite ejecutarlo de forma masiva para más de un registro. Para lanzarlo debe indicarse un único parámetro obligatorio:

Oferta: Campo obligatorio para seleccionar la oferta, de entre las existentes en el sistema, para la que se van a añadir, como filtros adicionales, los registros de proveedores que se procesan.

Una vez seleccionada la oferta, se puede pulsar sobre el botón Ejecutar proceso y el sistema buscará los filtros adicionales de esa oferta para comprobar que no haya coincidencia con el nuevo registro que se intenta crear entre sus filtros. En caso de no haber coincidencia, se creará el filtro incluyendo el proveedor en los filtros adicionales de la oferta indicada, y estará disponible de forma automática para comprobar desde la ficha de la oferta .

No se considera coincidencia un filtro configurado con el registro que se quiere incluir asociado a otra entidad. Por ejemplo, si al momento de incluir un proveedor en una oferta, si hay un filtro que incluye es proveedor y tiene además una marca seleccionada, no se considera coincidencia.

Proceso: Generar pedidos de reposición

Este proceso permite, de una manera rápida, generar pedidos a los proveedores para reponer el stock de productos según las ventas registradas en un periodo de tiempo determinado.

El proceso se encuentra disponible en la ficha de cada proveedor y en el listado, lo que permite registrar pedidos de forma masiva para más de un proveedor.

Los parámetros de este proceso son:

Desde la fecha: Campo obligatorio para indicar la fecha de inicio del periodo para recoger las ventas de productos y el stock vendido.
Hasta la fecha: Campo obligatorio para indicar la fecha de fin del periodo.
Serie: Campo obligatorio para seleccionar la serie sobre la que se van a numerar los nuevos documentos de pedidos que se generen al ejecutar el proceso.
Almacén agrupar pedido: Campo para indicar un almacén específico donde se desean asignar los productos incluidos en los nuevos pedidos que se registren.
Separar pedidos por almacén: Campo obligatorio para indicar si se debe generar, para cada proveedor, un pedido diferente por almacén que sea necesario. Si no, agrupará todo en un mismo pedido, pero en el pedido habrá conceptos con almacenes diferentes. Si solo se trabaja con un almacén, se puede ignorar este parámetro.

Una vez indicados los parámetros, según sean necesarios, se puede lanzar el proceso. El programa comprobará las facturas de venta y tickets registrados en el sistema. Según las ventas registradas se generarán los pedidos necesarios para reponer el stock de los productos vendidos en el periodo de fechas indicado, según las cantidades vendidas.

Al terminar el proceso, se mostrará un mensaje detallando una lista con los pedidos generados en el proceso, siendo cada uno un enlace directo a su ficha para su comprobación.

Proceso: Importar proveedores

En caso de necesitar importar proveedores desde otro software, el programa cuenta con una herramienta para importarlos desde un fichero CSV o Excel.

A este proceso se accede en el listado de proveedores desde el panel principal, Compras -> General -> Proveedores, pulsando en el botón de Procesos.

La importación debe realizarse mediante un fichero CSV (fichero de ejemplo dentro del proceso), donde los datos se guardan como texto y se organizan por filas y columnas.

Aunque el proceso es intuitivo y de fácil ejecución, es conveniente repasar algunos detalles para su correcta ejecución:

Seleccionar archivo a Importar

Archivo a importar: Seleccionar el archivo con los datos a importar, pudiendo seleccionar un archivo ya existente en los ficheros guardados en el programa, o subir un fichero desde el ordenador:
- Se pulsa sobre el botón Buscar.
- Una vez seleccionado el archivo se debe pulsar en el botón Subir archivos seleccionados.
- Cuando finalice la carga, el archivo estará visible en la lista Seleccionar existente.
- Pulsar sobre el botón Seleccionar del archivo con los datos para importar.
Carácter que separa las columnas del archivo: Seleccionar el carácter que se usa en el archivo para la separación pudiendo ser una coma, un punto y coma, o un espacio de tabulador.
Carácter entre el que se encuentran los valores de las columnas del archivo: Seleccionar si los valores de cada columna se encuentran envueltos entre algún carácter especial.
Actualizar datos de proveedores existentes: Si se marca a Sí esta opción, se actualizarán los datos de los proveedores que tengan el campo de identificación del proveedor seleccionado igual al de uno en el fichero de importación, en lugar de crear un nuevo registro.

Selección de columnas

Selección de columnas de destino por cada columna reconocida por el programa en el fichero seleccionado. Si existe algún desajuste en el reconocimiento de los datos, se puede volver al primer paso para volver a configurar la importación.
Ejemplo de datos por cada columna reconocida por el programa en el fichero.
Selección de columna que se utilice como identificador único de cada registro del fichero.

Una vez configuradas todas las columnas, se debe pulsar en Finalizar importación para añadir al programa todos los proveedores incluidos en el fichero seleccionado. Si ocurre algún error, se notificará indicando la línea del fichero en la que se produce, y no se importará ningún registro. Entonces, podrá volver al primer paso, corregir el archivo, volver a subirlo y volver a tratar de importarlo.

Presupuestos de compra

En el apartado de presupuestos se puede registrar cada presupuesto emitido por los proveedores de servicios o productos que se compran para la empresa.

Se puede acceder a los registros desde el panel principal desde Compras -> Documentos -> Presupuestos de compra.

Los registros se indican por colores dependiendo del estado de proceso de cada documento:

Rojo: No se ha procesado ningún concepto del documento.
Amarillo: Se han procesado parcialmente los conceptos incluidos.
Verde: Se ha procesado la totalidad de los conceptos que se incluyen en el documento.

Procesar un concepto significa haberlo incluido en otro documento generado a partir del presupuesto, como por ejemplo un pedido. Otra forma de procesar los conceptos es descartarlos, es decir, indicar al programa que ya nunca van a ser incluidos en otros documentos del ciclo de compras.

Crear desde cero un presupuesto de compra

Para registrar un nuevo presupuesto es necesario indicar:

Datos generales
- Datos del documento
  - Proveedor: Campo obligatorio para seleccionar el proveedor que emite el presupuesto de compra. Al seleccionar el proveedor se cargarán todos sus campos establecidos por defecto, como la forma de pago, el tipo de vencimiento, etc.
  - Descripción: Campo para indicar un nombre interno e identificar el documento en listados, etc. y diferenciarlo de otros documentos.
  - Fecha: Campo obligatorio para indicar fecha de emisión del documento.
  - Número de documento del proveedor: Es el nº de documento que asigna el proveedor a este presupuesto. Es conveniente rellenarlo para referenciar el documento en conversaciones con el proveedor, con cualquier tema relacionado a este presupuesto, y poder identificar el documento.
  - Documento del proveedor: Campo para adjuntar el archivo del documento emitido por el proveedor.
  - Temporada: Si se lleva un control de las temporadas, algo común en sectores como la moda, se puede indicar a qué temporada pertenece el documento.
  - Empresa: Campo obligatorio para seleccionar la empresa propia asignada a este presupuesto.
  - Serie/Contador: A partir de la serie se generará el nº de documento. Automáticamente carga el valor de la serie para presupuestos asignada por defecto en la empresa seleccionada.
  - Número de documento: Campo no editable que el programa asigna automáticamente a partir de la serie y que permite identificar a cada documento de los demás, ya que genera valores únicos.
  - Proyecto: Selección del proyecto del que forma parte el presupuesto. Campo solo visible con el módulo de Proyectos .
- Datos de Pago:
  - Forma de pago: Campo de selección para indicar el medio por el que se va a realizar el pago en el momento de la compra.
  - Tipo de vencimiento: Campo de selección para indicar los plazos para hacer efectivo el pago, parcial o total, del importe total del presupuesto.
  - Cuenta bancaria: Campo de selección para indicar la cuenta desde la que se va a realizar el pago del presupuesto en el momento de la compra.
  - Cuenta del proveedor: Campo de selección para indicar la cuenta bancaria del proveedor a la que se va a realizar el pago en el momento de la compra.
  - Moneda: Campo de selección para la divisa en la que se emite el documento y por la que se va a realizar el pago en el momento de la compra.
- Estado
  - Fecha de recepción: Selección de la fecha en que se espera recibir la mercancía o prestación del servicio del presupuesto.
  - Dirección de recepción: Dirección de la empresa en la que se espera recibir la mercancía o prestación del servicio del presupuesto.
  - Estado: Campo de selección para indicar la situación del presupuesto pudiendo ser:
    - Pendiente.
    - Aceptado.
    - Rechazado.
  - Procesado: Campo informativo no editable con la situación de gestión del presupuesto, cargado por defecto como Sin procesar. Este valor se actualiza en el momento que se procesa el presupuesto al generar otro documento desde él como el pedido, albarán o factura de compra.
- Otros datos:
  - Plantilla de impresión: Campo de selección para el modelo de impresión del presupuesto, según los modelos de plantillas registrados en el programa.
  - Observaciones: Campo de texto para indicar información del presupuesto adicional del proveedor.
  - Texto al pie: Campo de texto para detallar el texto del pie de página del documento.
  - Observaciones internas: Campo de texto para indicar información adicional sobre el presupuesto de manera interna en la empresa.
Conceptos
- Base imponible: Campo informativo no editable con el cálculo total de la base imponible de todos conceptos del presupuesto.
- Impuesto opcional: Campo para seleccionar si hay algún impuesto global que aplicar a todos los conceptos del presupuesto. Por ejemplo, si eres autónomo y tienes que facturar incluyendo ya el I.R.P.F., se debe indicar en este campo.
- Impuestos: Campo informativo no editable con el cálculo total de impuestos para todos los conceptos del presupuesto.
- Importe: Campo informativo no editable con el resultado de la suma de base imponible e impuestos totales del presupuesto.
- Listado de conceptos: Se detallan todos los conceptos añadidos al documento, con las acciones disponibles, el nombre del producto, cantidad, precio unitario y totales detallados.
- Filtrar producto: Campo para filtrar entradas de conceptos por los datos del producto incluido.
- Eliminar un concepto: Botón incluido en las acciones de cada concepto para eliminar de forma directa ese concepto de la lista.
- Pantalla de nuevo concepto / modificar concepto
  - Buscar producto: Campo de selección para productos registrados en el programa. Cuenta con una serie de botones adicionales:
    - Modificar: Permite editar el registro del producto seleccionado. Este botón solo es visible y disponible al momento de seleccionar un producto.
    - Ver stock: Permite consultar el stock del producto seleccionado en los diferentes almacenes registrados en el sistema. Este botón solo es visible y disponible al momento de seleccionar un producto.
    - Nuevo producto: Permite crear un nuevo producto en el momento de registrar el concepto del documento.
    - Genérico: Para añadir al concepto un producto genérico.
  - Descripción del producto: Campo de texto que carga la información registrada en el producto en el momento de su selección, pudiendo ampliar la información del producto para este concepto.
  - Impuesto: Campo de selección para el porcentaje de impuesto que se aplica según el producto.
  - 2º tipo de impuesto: Campo de selección para el 2º tipo de impuesto que se aplica, si procede.
  - 2º impuesto: Campo de selección para el porcentaje del 2º tipo de impuesto que se aplica según el producto. Se debe seleccionar un valor siempre que se indique el 2º tipo de impuesto.
  - Tipo de operación / régimen de IVA: Campo para seleccionar el tipo de operación o régimen de IVA que aplica para este concepto. Si no aplica ningún régimen especial, debe indicarse el régimen de IVA en el que esté registrado su negocio: régimen general, simplificado o de recargo de equivalencia.
  - Motivo de no sujeción / exención: Campo solo visible si el tipo de impuesto es del 0%, que sirve para indicar el motivo de dicha exención.
  - Texto legal de no sujeción / exención: Campo solo visible si el tipo de impuesto es del 0%, que sirve para indicar el texto legal a mostrar en el documento por dicha exención.
  - Precio: Campo para indicar el precio de compra sin impuestos por cada unidad del producto que se incluye en el concepto.
  - % dto.: Campo para indicar el porcentaje de descuento que se aplica sobre el precio.
  - Importe dto./u.: Campo para indicar el importe descuento por unidad, sin impuestos, del producto que se incluye en el concepto.
  - Precio unitario: Campo informativo no editable. Se calcula dividiendo la base imponible entre la cantidad.
  - Unidad de medida: Campo de selección para contabilizar las cantidades del producto que se incluyen en el concepto. Por ejemplo: unidades, metros, gramos, litros, horas, etc.
  - Precio c/impuestos: Campo para indicar el precio del producto con impuestos.
  - Imp. dto./u. c/ impuestos: Campo para indicar el importe de descuento por unidad con impuestos incluidos.
  - P. c/ impuestos unitario: Campo informativo no editable. Se calcula dividiendo el importe entre la cantidad.
  - Base imponible: Campo informativo no editable con el cálculo de la base imponible por el total del concepto.
  - Impuestos: Campo informativo no editable con el cálculo de los impuestos correspondientes por el total del concepto.
  - Total: Campo informativo no editable con el total a pagar por el concepto. Su valor es el cálculo total de la suma de la base imponible más los impuestos.
  - Cantidad por referencia: Campo para indicar el número de unidades del producto por cada referencia independiente registrada. Por ejemplo, cantidades de la misma prenda por cada talla. Campos solo disponibles para productos con varias referencias registradas en el programa.
  - Cantidad: Campo para indicar el número de unidades totales del producto que se incluyen en el concepto. Si el producto tiene los campos de cantidad por referencia, el campo es solo informativo y no editable mostrando el total de productos introducidos por cada referencia. cálculos de precio, descuentos e impuestos.

Modificar un presupuesto de compra

Para modificar un presupuesto de compra, se debe pulsar el botón negro con el lápiz en las opciones de ese registro.

Al pulsar sobre el botón, se abrirá una pantalla como la de nuevo registro, con todos los campos disponibles para la edición de los datos del documento.

Se debe tener en cuenta que el programa tiene restricciones a la hora de modificar documentos. Por ejemplo, no se podrán modificar algunos datos de documentos ya procesados total o parcialmente, incluyendo conceptos, o conceptos o datos de documentos que procedan de otros.

Eliminar un presupuesto de compra

Para eliminar un presupuesto de compra, se debe pulsar sobre el botón rojo con la papelera del registro. Para borrar registros de forma masiva, se deben seleccionar en el listado y pulsar sobre el botón rojo con la papelera del menú superior.

A la hora de eliminar presupuestos de compra hay que tener en cuenta que:

También se eliminan los registros que pueda tener asociados de:

Conceptos
Impuestos

No se pueden eliminar registros si han sido total o parcialmente procesados, o si están asociados con:
- Trazabilidad de pedidos
- Trazabilidad de albaranes
- Trazabilidad de facturas

Ficha de presupuesto de compra

Para ver los datos de cada presupuesto detalladamente, el listado de presupuestos permite acceder a la ficha de cada registro, pulsando sobre el icono gris con la carpeta.

En la ficha del presupuesto se puede ver toda su información con detalle de sus datos generales y los totales de base imponible, impuestos y el importe total del documento.

En la parte inferior, organizado por pestañas, se muestra el listado de conceptos, los impuestos según el tipo y listados de trazabilidad en cada documento que esté relacionado con el presupuesto.

Calendario de presupuestos de compra

El calendario de presupuestos de compra permite una visión en el tiempo de todos los registros realizados en el programa para este tipo de documentos.

Se puede acceder desde el panel principal en Compras -> Calendarios de documentos -> Calendario de presup. de compra.

Nombre y año del mes actual que se está visualizando con botones para avanzar y retroceder en el tiempo.
Formulario para búsqueda de meses para cambiar el calendario a un mes concreto, con selección de mes y campo para indicar el año.
Calendario del mes actual que se está visualizando. Detalle y acceso a cada día que tenga registros.
Detalle de días con registros. Al pulsar sobre el botón de ver registros, se abrirá una pantalla con la lista detallada de registros de ese día con todas las opciones para su gestión.

Presupuestos desglosados

El apartado de presupuestos desglosados muestra todos los conceptos de presupuestos registrados en el programa.

Este listado es solo informativo y no se puede editar. Para cambiar esta información, se debe acceder al presupuesto correspondiente que contiene el concepto.

Se puede acceder al listado desde el panel principal en Compras -> Documentos desglosados -> Presupuestos desglosados.

En el listado se puede ver para cada concepto:

Descripción del documento
Nº de documento del proveedor
Fecha
Proveedor
Producto
Descripción
Referencia
Cantidad
Precio
Precio c/ impuestos
Importe dto./u.
Imp. dto./u. c/ impuestos
% dto.
Precio unitario
Precio c/ impuestos unitario
Impuesto
2º impuesto
Base imponible
Impuestos
Importe
Fecha de entrega
Temporada
Empresa
Proyecto
Estado del documento
Documento
Unidad de medida
Decimales redondeo cálculos
2º tipo de impuesto
Estado de proceso
Cantidad procesada
Además de otros campos

Se puede acceder a los totales de base imponible, impuestos e importe total en el botón de totales del menú superior, de color azul indicado con una calculadora.

Además, se pueden exportar entradas para visualizarlas en la pantalla, imprimirlas, sacar un documento PDF o un archivo CSV para visualizar los datos en hojas de cálculo como Excel.

La herramienta para exportación cuenta con un filtro para seleccionar los campos que se deseen exportar, así como los siguientes parámetros:

Filas por página: Campo para indicar la cantidad de registros que se incluirán en una página.
Orientación: Campo para seleccionar la disposición de la página donde se exporta el listado, con las opciones de vertical u horizontal
Obtener datos relacionados en texto en lugar de su identificador: Por ejemplo, si se quiere mostrar el ID del producto guardado en el programa (un número identificativo), o mostrar en su lugar el nombre del producto.
Formatear fechas al formato del idioma de trabajo (por ejemplo, DD/MM/AAAA) en lugar de mostrarlas en formato SQL (AAAA-MM-DD).

Procesos: Generar documentos de compra a partir de presupuesto

El programa permite generar diferentes documentos a partir de presupuestos:

El funcionamiento de estos procesos se explica en la sección de la ayuda correspondiente a cada uno de los documentos.

Proceso: Duplicar un presupuesto

El programa permite crear un nuevo presupuesto de compra a partir de un presupuesto ya registrado, pudiendo seleccionar varias entradas del listado para duplicar a la vez.

En el proceso se puede ejecutar desde el listado de presupuestos, o desde la ficha de cada presupuesto para generar una copia de ese registro concreto.

En el proceso se deben indicar dos parámetros, ambos obligatorios:

Fecha para los nuevos documentos: Campo para indicar la fecha que tendrá el nuevo documento.
Fecha de recepción: Campo para indicar la fecha de recepción que tendrá cada nuevo documento generado.
Serie: Campo para seleccionar el contador que se utilizará para generar el nuevo documento. El valor cargado automáticamente es la serie indicada por defecto para los nuevos presupuestos de compra de la empresa principal del programa.

Al ejecutar el proceso, se creará una nueva entrada en la lista de presupuestos por cada registro seleccionado y será accesible para su revisión, edición o eliminarla si es necesario.

Proceso: Enviar por e-mail

Este proceso permite enviar directamente desde el programa correos electrónicos a los proveedores, con los presupuestos adjuntos en formato PDF.

A este proceso se puede acceder desde la ficha del presupuesto, o desde la lista de presupuestos para enviar uno o varios, según selección.

Para realizar el envío de documentos por correo electrónico, se deben seleccionar los documentos que se van a enviar y al abrir el proceso, se deben cumplimentar los siguientes parámetros:

Enviar agrupados: Campo de selección para agrupar los documentos en los correos.
- Si se indica como Sí (recomendado), los documentos se agruparán en un único e-mail para cada destinatario.
- Si se indica cómo No, se enviará un e-mail por cada documento, aunque haya varios documentos con el mismo destinatario.
Plantilla predefinida Campo para seleccionar un registro de Plantilla de e-mail registrado en el programa. Al seleccionar una plantilla, los campos Asunto y/o Mensaje cargarán con los datos de la plantilla automáticamente.
Asunto: Campo obligatorio para introducir el asunto del correo electrónico.
Mensaje: Campo obligatorio para introducir el cuerpo del mensaje de correo.
Añadir tu firma de empleado: Campo para seleccionar si se incluye en el correo la firma que esté configurada para el empleado.
Añadir firma de la empresa: Campo para seleccionar si se incluye en el correo la firma que esté configurada para la empresa.
Máximo de conceptos por página: Campo para indicar la cantidad de conceptos a mostrar en cada página. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
Conceptos menos a mostrar en primera página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la primera página del documento. Debido a que la primera página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran datos fiscales, es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
Conceptos menos a mostrar en última página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la última página del documento. Debido a que la última página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran observaciones, importes, etc., es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
Máximo de caracteres por concepto: Campo para indicar el Máximo de caracteres a mostrar en la descripción de cada concepto. Este parámetro permite limitar los caracteres para que la descripción de los conceptos no quede demasiado ancha. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
Ajustar alto de cada concepto: Campo para seleccionar si se ajusta o no el alto de cada concepto. Al establecer este parámetro a Sí, el programa forzará que cada concepto ocupe una sola línea, evitando que salte de línea. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
Mostrar precios: Campo para indicar si se muestran o no los precios en cada concepto del documento. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
Mostrar imágenes de conceptos: Campo para indicar si se muestran o no las imágenes de los productos en cada concepto del documento. En caso de dejar el campo por defecto, el documento cargará según la configuración de la plantilla.

Una vez indicados todos estos datos, se puede lanzar el proceso y el sistema programará el envío de correos a cada proveedor con sus presupuestos adjuntos.

Cabe aclarar que el envío no se realiza instantáneamente, sino que pueden tardar hasta un máximo de 30 minutos en enviarse los correos.

Proceso: Enviar a un e-mail concreto

En este proceso el sistema permite enviar todos los documentos seleccionados en un único correo electrónico a una dirección de e-mail específica, algo muy útil en casos como el envío de documentos a la asesoría de la empresa.

Para lanzar este proceso se deben indicar los siguientes parámetros:

E-mail de origen: Campo obligatorio para indicar la dirección de correo desde la que se envía el e-mail. Este campo carga por defecto la dirección del usuario logueado, pero puede modificarse para indicar una distinta.
Nombre: Campo obligatorio para indicar el nombre de quien envía el e-mail. Este campo carga por defecto con el nombre del empleado asociado al usuario logueado, pero puede modificarse para indicar uno distinto.
E-mail de destino: Campo obligatorio para indicar la dirección de correo desde la que se envía el e-mail. Este campo carga por defecto la dirección del usuario logueado, pero puede modificarse para indicar una distinta.
Plantilla predefinida Campo para seleccionar un registro de Plantilla de e-mail registrado en el programa. Al seleccionar una plantilla, los campos E-mail de origen, Nombre, Asunto y/o Mensaje cargarán con los datos de la plantilla automáticamente.
Asunto: Campo obligatorio para introducir el asunto del correo electrónico.
Mensaje: Campo obligatorio para introducir el cuerpo del mensaje de correo.
Añadir tu firma de empleado: Campo para seleccionar si se incluye en el correo la firma que esté configurada para el empleado.
Añadir firma de la empresa: Campo para seleccionar si se incluye en el correo la firma que esté configurada para la empresa.
Máximo de conceptos por página: Campo para indicar la cantidad de conceptos a mostrar en cada página. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
Conceptos menos a mostrar en primera página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la primera página del documento. Debido a que la primera página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran datos fiscales, es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
Conceptos menos a mostrar en última página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la última página del documento. Debido a que la última página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran observaciones, importes, etc., es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
Máximo de caracteres por concepto: Campo para indicar el Máximo de caracteres a mostrar en la descripción de cada concepto. Este parámetro permite limitar los caracteres para que la descripción de los conceptos no quede demasiado ancha. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
Ajustar alto de cada concepto: Campo para seleccionar si se ajusta o no el alto de cada concepto. Al establecer este parámetro a Sí, el programa forzará que cada concepto ocupe una sola línea, evitando que salte de línea. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
Mostrar precios: Campo para indicar si se muestran o no los precios en cada concepto del documento. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
Mostrar imágenes de conceptos: Campo para indicar si se muestran o no las imágenes de los productos en cada concepto del documento. En caso de dejar el campo por defecto, el documento cargará según la configuración de la plantilla.

Una vez indicados todos estos datos se puede lanzar el proceso y el sistema enviará, de forma agrupada, todos los documentos seleccionados a la dirección de correo indicada.

Informe: Impresión / envío de documento

Este informe genera un documento detallado con toda la información del presupuesto, pudiendo visualizarlo en la pantalla e imprimirlo desde el programa.

Si se selecciona más de un registro, se creará un documento independiente para cada uno. Si se accede al informe desde la ficha de un registro, además permite obtenerlo en formato PDF o enviarlo por e-mail.

Los datos que se muestran en cada documento se generan en función de la plantilla asociada a dicho documento. Por ejemplo, si en una plantilla se indica que no se muestre el precio con impuestos en los conceptos, no se mostrará ese valor, y si se indica que sí, entonces si se mostrará.

Para generar el informe hay que indicar los siguientes parámetros.

Máximo de conceptos por página: Campo para indicar la cantidad de conceptos a mostrar en cada página.
Conceptos menos a mostrar en primera página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la primera página del documento. Debido a que la primera página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran datos fiscales, es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales.
Conceptos menos a mostrar en última página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la última página del documento. Debido a que la última página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran observaciones, importes, etc., es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales.
Máximo de caracteres por concepto: Campo para indicar el Máximo de caracteres a mostrar en la descripción de cada concepto. Este parámetro permite limitar los caracteres para que la descripción de los conceptos no quede demasiado ancha.
Ajustar alto de cada concepto: Campo para seleccionar si se ajusta o no el alto de cada concepto. Al establecer este parámetro a Sí, el programa forzará que cada concepto ocupe una sola línea, evitando que salte de línea.
Mostrar precios: Campo para indicar si se muestran o no los precios en cada concepto del documento.
Mostrar imágenes de conceptos: Campo para indicar si se muestran o no las imágenes de los productos en cada concepto del documento. En caso de dejar el campo por defecto, el documento cargará según la configuración de la plantilla.

Si alguno de los campos se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.

Pedidos de compra

En el apartado de pedidos se puede registrar cada pedido emitido a los proveedores de servicios o productos que se compran para la empresa.

Se puede acceder a los registros desde el panel principal a Compras -> Documentos -> Pedidos de compra.

Los registros se indican por colores dependiendo del estado de proceso de cada documento:

Rojo: No se ha procesado ningún concepto del documento.
Amarillo: Se han procesado parcialmente los conceptos incluidos.
Verde: Se ha procesado la totalidad de los conceptos que se incluyen en el documento.

Procesar un concepto significa haberlo incluido en otro documento generado a partir del pedido, como por ejemplo un albarán. Otra forma de procesar los conceptos es descartarlos, es decir, indicar al programa que ya nunca van a ser incluidos en otros documentos del ciclo de compras.

Movimientos de stock de los pedidos de compra

Al introducir un pedido de compra en el sistema o al generarlo a partir de otro documento, automáticamente el sistema registrará los movimientos de stock asociados al pedido.

Para los pedidos de compra, cada concepto que se incluya verá alterado su valor de stock “Pendiente de recepción” en su registro de stock asociado al almacén indicado en el concepto. Si el concepto cuenta con múltiples referencias, esto se aplicará a cada una de ellas.

Por ejemplo, si tenemos un producto llamado CAMISETA con las tallas M, L y XL, y lo introducimos en un pedido de compra con 3 unidades en cada referencia, para el almacén PRINCIPAL, el programa generará, para la referencia M del producto CAMISETA en el almacén PRINCIPAL un movimiento de stock con +3 unidades Pendientes de recepción, actualizando su registro de stock. Lo mismo ocurrirá para las referencias L y XL.

Por otro lado, cuando se genera un documento a partir del pedido, ya sea un albarán o factura, o si se descartan unidades, ocurre justo lo contrario: las cantidades traspasadas o descartadas generan un movimiento de stock negativo en el valor “Pendiente de recepción”.

Por ejemplo, si se genera un albarán a partir del concepto explicado anteriormente, para la referencia M, se creará un movimiento de stock con -3 unidades Pendientes de recepción, y otro con +3 unidades en stock asociado al albarán, ya que al entrar un albarán se entiende como ya disponible el stock.

Crear desde cero un pedido de compra

Para registrar un nuevo pedido de compra es necesario indicar:

Datos generales
- Datos del documento
  - Proveedor: Campo obligatorio para seleccionar el proveedor al que se realiza el pedido de compra. Al seleccionar el proveedor se cargarán todos sus campos establecidos por defecto, como la forma de pago, el tipo de vencimiento, etc.
  - Descripción: Campo para indicar un nombre interno e identificar el documento en listados, etc. y diferenciarlo de otros documentos.
  - Fecha: Campo obligatorio para indicar fecha de emisión del documento.
  - Número de documento del proveedor: Es el nº de documento que asigna el proveedor a este pedido. Es conveniente rellenarlo para referenciar el documento en conversaciones con el proveedor, con cualquier tema relacionado a este pedido, y poder identificar el documento.
  - Documento del proveedor: Campo para adjuntar el archivo del documento emitido por el proveedor.
  - Temporada: Si se lleva un control de las temporadas, algo común en sectores como la moda, se puede indicar a qué temporada pertenece el documento.
  - Empresa: Campo obligatorio para seleccionar la empresa propia asignada a este pedido.
  - Serie/Contador: A partir de la serie se generará el nº de documento. Automáticamente carga el valor de la serie para pedidos asignada por defecto en la empresa seleccionada.
  - Número de documento: Campo no editable que el programa asigna automáticamente a partir de la serie y que permite identificar a cada documento de los demás, ya que genera valores únicos.
  - Proyecto: Selección del proyecto del que forma parte el pedido. Campo solo visible con el módulo de Proyectos
- Datos de pago
  - Forma de pago: Campo de selección para indicar el medio por el que se va a realizar el pago en el momento de la compra.
  - Tipo de vencimiento: Campo de selección para indicar los plazos para hacer efectivo el pago, parcial o total, del importe total del pedido.
  - Cuenta bancaria: Campo de selección para indicar la cuenta desde la que se va a realizar el pago del pedido en el momento de la compra.
  - Cuenta del proveedor: Campo de selección para indicar la cuenta bancaria del proveedor a la que se va a realizar el pago en el momento de la compra.
  - Moneda: Campo de selección para la divisa en la que se emite el documento y por la que se va a realizar el pago en el momento de la compra.
- Estado
  - Fecha de recepción: Selección de la fecha en que se prevé recibir la mercancía incluida en el pedido.
  - Dirección de recepción: Dirección de la empresa a la que se recibirá la mercancía incluida en el pedido.
  - Estado: Campo de selección para indicar la situación del pedido, pudiendo ser:
    - Comunicado al proveedor.
    - No comunicado al proveedor.
  - Procesado: Campo informativo no editable con la situación de gestión del pedido, cargado por defecto como Sin procesar. Este valor se actualiza en el momento que se procesa el pedido al generar otro documento desde él como el albarán o factura de compra.
- Otros datos:
  - Plantilla de impresión: Campo de selección para el modelo de impresión del pedido, según los modelos de plantillas registrados en el programa.
  - Observaciones: Campo de texto para indicar información adicional del pedido por parte del proveedor.
  - Texto al pie: Campo de texto para detallar el texto del pie de página del documento.
  - Observaciones internas: Campo de texto para indicar información adicional sobre el pedido de manera interna en la empresa.
Conceptos
- Base imponible: Campo informativo no editable con el cálculo total de la base imponible de todos conceptos del pedido.
- Impuesto opcional: Campo para seleccionar si hay algún impuesto global que aplicar a todos los conceptos del pedido. Por ejemplo, si eres autónomo y tienes que facturar incluyendo ya el I.R.P.F., se debe indicar en este campo.
- Impuestos: Campo informativo no editable con el cálculo total de impuestos para todos los conceptos del pedido.
- Importe: Campo informativo no editable con el resultado de la suma de base imponible e impuestos totales del pedido de compra.
- Listado de conceptos: Se detallan todos los conceptos añadidos al documento, con las acciones disponibles, el nombre del producto, cantidad, precio unitario y totales detallados.
- Filtrar producto: Campo para filtrar entradas de conceptos por los datos del producto incluido.
- Eliminar un concepto: Botón incluido en las acciones de cada concepto para eliminar de forma directa ese concepto de la lista.
- Pantalla de nuevo concepto / modificar concepto
  - Buscar producto: Campo de selección para productos registrados en el programa. Cuenta con una serie de botones adicionales:
    - Modificar: Permite editar el registro del producto seleccionado. Este botón solo es visible y disponible al momento de seleccionar un producto.
    - Ver stock: Permite consultar el stock del producto seleccionado en los diferentes almacenes registrados en el sistema. Este botón solo es visible y disponible al momento de seleccionar un producto.
    - Nuevo producto: Permite crear un nuevo producto en el momento de registrar el concepto del documento.
    - Genérico: Para añadir al concepto un producto genérico.
  - Descripción del producto: Campo de texto que carga la información registrada en el producto en el momento de su selección, pudiendo ampliar la información del producto para el pedido.
  - Impuesto: Campo de selección para el porcentaje de impuesto que se aplica según el producto.
  - 2º tipo de impuesto: Campo de selección para el 2º tipo de impuesto que se aplica, si procede.
  - 2º impuesto: Campo de selección para el porcentaje del 2º tipo de impuesto que se aplica según el producto. Se debe seleccionar un valor siempre que se indique el 2º tipo de impuesto.
  - Tipo de operación / régimen de IVA: Campo para seleccionar el tipo de operación o régimen de IVA que aplica para este concepto. Si no aplica ningún régimen especial, debe indicarse el régimen de IVA en el que esté registrado su negocio: régimen general, simplificado o de recargo de equivalencia.
  - Motivo de no sujeción / exención: Campo solo visible si el tipo de impuesto es del 0%, que sirve para indicar el motivo de dicha exención.
  - Texto legal de no sujeción / exención: Campo solo visible si el tipo de impuesto es del 0%, que sirve para indicar el texto legal a mostrar en el documento por dicha exención.
  - Precio: Campo para indicar el precio de compra sin impuestos por cada unidad del producto que se incluye en el concepto.
  - % dto.: Campo para indicar el porcentaje de descuento que se aplica sobre el precio.
  - Importe dto./u.: Campo para indicar el importe descuento por unidad, sin impuestos, del producto que se incluye en el concepto.
  - Precio unitario: Campo informativo no editable. Se calcula dividiendo la base imponible entre la cantidad.
  - Unidad de medida: Campo de selección para contabilizar las cantidades del producto que se incluyen en el concepto. Por ejemplo: unidades, metros, gramos, litros, horas, etc.
  - Precio c/impuestos: Campo para indicar el precio del producto con impuestos.
  - Imp. dto./u. c/ impuestos: Campo para indicar el importe de descuento por unidad con impuestos incluidos.
  - P. c/ impuestos unitario: Campo informativo no editable. Se calcula dividiendo el importe entre la cantidad.
  - Base imponible: Campo informativo no editable con el cálculo de la base imponible por el total del concepto.
  - Impuestos: Campo informativo no editable con el cálculo de los impuestos correspondientes por el total del concepto.
  - Total: Campo informativo no editable con el total a pagar por el concepto. Su valor es el cálculo total de la suma de la base imponible más los impuestos.
  - Cantidad por referencia: Campo para indicar el número de unidades del producto por cada referencia independiente registrada. Por ejemplo, cantidades de la misma prenda por cada talla. Campos solo disponibles para productos con varias referencias registradas en el programa.
  - Cantidad: Campo para indicar el número de unidades totales del producto que se incluyen en el concepto. Si el producto tiene los campos de cantidad por referencia, el campo es solo informativo y no editable mostrando el total de productos introducidos por cada referencia.
  - Decimales redondeos: Campo para indicar la cantidad de decimales para tener en cuenta en los cálculos de precio, descuentos e impuestos.

Modificar un pedido de compra

Para modificar un pedido de compra, se debe pulsar el botón negro con el lápiz en las opciones de ese registro.

Al pulsar sobre el botón, se abrirá una pantalla como la de nuevo registro, con todos los campos disponibles para la edición de los datos del documento.

Eliminar un pedido de compra

Para eliminar un pedido de compra, se debe pulsar sobre el botón rojo con la papelera del registro. Para borrar registros de forma masiva, se deben seleccionar en el listado y pulsar sobre el botón rojo con la papelera del menú superior.

A la hora de eliminar pedidos de compra hay que tener en cuenta que:

También se eliminan los registros que pueda tener asociados de:
- Conceptos
- Impuestos
- Movimientos de stock
- Procedencia
No se pueden eliminar registros si han sido total o parcialmente procesados, o si están asociados con:
- Trazabilidad de albaranes
- Trazabilidad de facturas

Ficha de pedido de compra

Para ver los datos de cada pedido detalladamente, el listado de pedidos permite acceder a la ficha de cada registro, pulsando sobre el icono gris con la carpeta.

En la ficha del pedido se puede ver toda su información con detalle de sus datos generales y los totales de base imponible, impuestos y el importe total del documento.

En la parte inferior, organizado por pestañas, se muestra el listado de conceptos, los impuestos según el tipo, movimientos de stock, procedencia y listados de trazabilidad en cada documento que esté relacionado con el pedido.

Calendario de pedidos de compra

El calendario de pedidos de compra permite una visión en el tiempo de todos los registros realizados en el programa para este tipo de documentos.

Se puede acceder desde el panel principal en Compras -> Calendarios de documentos -> Calendario de pedidos de compra.

Nombre y año del mes actual que se está visualizando con botones para avanzar y retroceder en el tiempo.
Formulario para búsqueda de meses para cambiar el calendario a un mes concreto, con selección de mes y campo para indicar el año.
Calendario del mes actual que se está visualizando. Cada día que tenga uno o más registros, mostrará un mensaje de los registros de ese día.
Detalle de día con registros. Al pulsar sobre el mensaje de registros, se abrirá una pantalla con la lista detallada de registros de ese día con todas las opciones para su gestión.

Pedidos desglosados

El apartado de pedidos desglosados muestra todos los conceptos de pedidos registrados en el programa.

Este listado es solo informativo y no se puede editar. Para cambiar esta información, se debe acceder al pedido correspondiente que contiene el concepto.

Se puede acceder al listado desde el panel principal en Compras -> Documentos desglosados -> Pedidos desglosados.

En el listado se puede ver para cada concepto:

Descripción del documento
Nº de documento del proveedor
Fecha
Proveedor
Producto
Descripción
Referencia
Unidad de medida
Cantidad
Almacén
Precio
Precio c/ impuestos
Importe dto./u.
Imp. dto./u. c/ impuestos
% dto.
Precio unitario
Precio c/ impuestos unitario
Impuesto
2º impuesto
Base imponible
Impuestos
Importe
Fecha de entrega
Temporada
Empresa
Proyecto
Estado del documento
Documento
Unidad de medida
Decimales redondeo cálculos
2º tipo de impuesto
Estado de proceso
Cantidad procesada
Además de otros campos

Se puede acceder a los totales de base imponible, impuestos e importe total en el botón de totales del menú superior, de color azul indicado con una calculadora.

Además, se pueden exportar entradas para visualizarlas en la pantalla, imprimirlas, sacar un documento PDF o un archivo CSV para visualizar los datos en hojas de cálculo como Excel.

La herramienta para exportación cuenta con un filtro para seleccionar los campos que se deseen exportar, así como los siguientes parámetros:

Filas por página: Campo para indicar la cantidad de registros que se incluirán en una página.
Orientación: Campo para seleccionar la disposición de la página donde se exporta el listado, con las opciones de vertical u horizontal
Obtener datos relacionados en texto en lugar de su identificador: Por ejemplo, si se quiere mostrar el ID del producto guardado en el programa (un número identificativo), o mostrar en su lugar el nombre del producto.
Formatear fechas al formato del idioma de trabajo (por ejemplo, DD/MM/AAAA) en lugar de mostrarlas en formato SQL (AAAA-MM-DD).

Generar pedidos a partir de presupuestos

El programa permite generar pedidos de forma automatizada a partir de los presupuestos, mediante procesos.

Proceso: Generar pedido de compra (desde Presupuestos).

Accediendo desde el panel principal a Compras -> Documentos -> Presupuestos de compra, se debe seleccionar el presupuesto de compra y acceder al proceso: Generar pedido de compra.

Incluso se pueden seleccionar varios presupuestos para generar un pedido que agrupe conceptos de todos ellos, siempre que todos pertenezcan al mismo proveedor y tengan asignada la misma moneda.

Para abrir el proceso se deben indicar los siguientes parámetros:

Serie: Campo obligatorio para seleccionar el contador utilizado para el nuevo documento. El valor cargado automáticamente es la serie indicada por defecto para los nuevos pedidos de compra de la empresa principal indicada en los parámetros del programa.
Fecha para el nuevo documento: Campo obligatorio para indicar la fecha que tendrá asignada el nuevo documento.
Número de documento del proveedor: Código identificativo que asigna el proveedor al documento generado.
Almacén: Campo obligatorio para indicar el almacén donde se destinan los productos o servicios adquiridos en el pedido.

Una vez cumplimentados todos los campos, se abre el proceso y se muestra el detalle de todos los conceptos incluidos en los presupuestos seleccionados. En este listado se puede editar el contenido para cambiar alguna cantidad o eliminar algún concepto, si es necesario, para volcar esos datos en el nuevo documento de pedido de compra.

Al abrir el proceso, se listarán todos los conceptos del documento de origen, cada uno con la cantidad Pendiente de procesar igual a la cantidad total del concepto, y la cantidad A procesar ahora a cero, pudiendo editarlas para cada uno.

Cada fila se indica por colores dependiendo de las cantidades indicadas para procesar:

Rojo: No se ha indicado ninguna cantidad.
Amarillo: Se ha indicado una cantidad menor a la indicada concepto del presupuesto.
Verde: Se ha indicado la cantidad total del concepto del presupuesto.

En la parte inferior se indica la información del Documento de origen, es decir, desde el que se está lanzando el proceso, y los datos del Documento a generar. En este último se detalla la base imponible y el importe total del pedido que se va a generar, totales que se irán actualizando a medida que se vayan indicando las cantidades a procesar en cada concepto, lo que permite comprobar el importe final del documento que se va a generar.

El campo Escanear código de barras permite procesar conceptos de manera rápida buscando cada producto por su código, buscando por su código de barras, referencia interna o referencia del proveedor.

El código se puede introducir manualmente o con un lector para hacerlo más dinámico, detallando a la derecha el último código escaneado y nombre del producto al que corresponde.

Al momento de introducir un código, el proceso buscará ese código automáticamente entre los conceptos del documento de origen (la tabla que se muestra en el proceso). Cuando se encuentra el código en uno de los conceptos, se sumará una unidad en su columna A procesar ahora.

Los conceptos que se quieran procesar por sus cantidades totales, se pueden seleccionar y pulsar sobre el botón Procesar seleccionados de la parte superior.

Para procesar parcialmente un concepto concreto, se debe pulsar sobre el botón de modificar. Se abrirá una nueva pantalla con los datos del producto del concepto, con el campo A procesar ahora con el total de unidades del concepto, para indicar la cantidad deseada. Si el producto tiene más de una referencia, se mostrará un campo para indicar una cantidad específica por cada referencia.

Una vez introducida la cantidades deseadas, se debe pulsar sobre el botón Confirmar, y al cerrarse la ventana se puede comprobar que las cantidades para procesar en el concepto se habrán actualizado, al igual que los totales del documento.

Una vez indicadas todas las cantidades a procesar, se debe pulsar en el botón Generar documento.

Al generar el documento, se creará un nuevo registro de pedido de compra y se puede consultar accediendo desde el panel principal a Compras -> Documentos -> Pedidos de compra.

Proceso: Generar varios pedidos de compra (desde Presupuestos).

Además, existe el proceso de Generar varios pedidos de compra desde la pantalla de presupuestos para ejecutarlo y generar automáticamente los pedidos de compra con los registros seleccionados, de forma directa. En este proceso los parámetros a indicar son:

Serie: Campo obligatorio para seleccionar el contador utilizado para los nuevos documentos. El valor cargado automáticamente es la serie indicada por defecto para los nuevos pedidos de compra de la empresa principal indicada en los parámetros del programa.
Fecha para el nuevo documento: Campo obligatorio para indicar la fecha que tendrán los documentos generados.
Agrupar documentos: Si se establece a Sí, se agruparán todos los presupuestos de cada proveedor en un único pedido. Sino, se generará un pedido por cada presupuesto.

Procesos: Generar documentos de compra a partir de pedidos

El programa permite generar diferentes documentos a partir del registro de pedidos.

El funcionamiento de estos procesos se explica en la sección de la ayuda correspondiente a cada uno de los documentos.

Proceso: Duplicar un pedido

El programa permite crear un nuevo pedido de compra a partir de un pedido ya registrado, pudiendo seleccionar varias entradas del listado para duplicar a la vez.

En el proceso se puede ejecutar desde el listado de pedidos, o desde la ficha de cada pedido para generar una copia de ese registro concreto.

En el proceso se deben indicar dos parámetros, ambos obligatorios:

Fecha para los nuevos documentos: Campo para indicar la fecha que tendrá el nuevo documento.
Fecha de recepción: Campo para indicar la fecha de recepción que tendrá cada nuevo documento generado.
Serie: Campo para seleccionar el contador que se utilizará para generar el nuevo documento. El valor cargado automáticamente es la serie indicada por defecto para los nuevos pedidos de compra de la empresa principal del programa.

Al ejecutar el proceso, se creará una nueva entrada en la lista de pedidos por cada registro seleccionado y será accesible para su revisión, edición o eliminarla si es necesario.