En el año 2021 se aprobó la Ley de Lucha contra el Fraude Fiscal, también conocida como Ley Antifraude. Entre otros temas, esta Ley persigue aquellos programas de software que permitan una doble contabilidad.

Para ello, en octubre de 2024, Hacienda ha publicado el reglamento técnico que deben cumplir los programas de facturación para cumplir con esta ley. Puedes consultar en el BOE la Orden Ministerial donde se especifica todo en este enlace, aunque aquí lo explicaremos de forma resumida.

Requisitos de los programas de facturación

• Los programas deberán generar unos registros de facturación en el momento en el que se emita o modifique algún dato de una factura. En el caso de modificaciones, la mayoría de las veces será necesaria una factura rectificativa, no obstante. Para el resto de casos, se debe emitir un registro de subsanación.
• Las facturas deberán contener, al ser impresas, un código QR que lleve directamente a una página de la AEAT donde se pueda verificar la autenticidad y legalidad de la factura, además de un texto que especifique si es una factura verificable si se envía en tiempo real, u otro texto alternativo en caso de que no se esté enviando en tiempo real. Es importante señalar que se tienen en cuenta como facturas tanto facturas completas como facturas simplificadas (comúnmente llamadas tickets).Es decir, cada factura o ticket emitido tendrá que generar su correspondiente registro de facturación propio.
• Estos registros deberán contener, entre otras cosas, los datos del emisor y destinatario de la factura, fecha de expedición, serie y numeración de la factura, tipos y regímenes de impuesto, bases imponibles e importe total, así como una serie de datos de control para verificar el encadenamiento y no alteración de los registros, como una huella y los datos del registro inmediatamente anterior.
• Habrá dos formas de gestionar los registros: o bien enviándolos en tiempo real a la AEAT, o bien almacenándolos. En el segundo caso, las especificaciones técnicas son mucho más restrictivas.
• Si no se envían los registros en tiempo real a Hacienda, los requisitos técnicos aumentan y son mucho más complejos: además de la huella, los registros deberán ir firmados electrónicamente con un certificado digital, y deberán conservarse durante al menos 4 años, sin perjuicio de que deban conservarse durante más tiempo para atender a otras normativas. Además, paralelamente, deberá llevarse un registro de eventos, donde se especifiquen arranques o paradas del software, entre otras cosas, que también deberán ir firmados electrónicamente. Adicionalmente, se deben realizar comprobaciones periódicas de la integridad de los registros, deberán proveerse medios para exportarlos de forma automatizada, y procesos para comunicarlos a la AEAT en caso de requerimiento.
• Tanto la firma electrónica en el caso de no enviar los registros, como la comunicación a la AEAT en tiempo real, deberán hacerse con un certificado digital expedido por una entidad certificadora válida para la AEAT, no caducado ni revocado.

Para que el software pueda generar los registros de facturación para cumplir con la Ley antifraude, es necesario realizar unas configuraciones previas:

1. Confirmar la propiedad autenticidad de las empresas gestionadas: es necesario que las empresas que están dadas de alta en Parámetros -> Empresas -> Empresas gestionadas sean sociedades o particulares con un CIF / NIF real, y además es necesario verificar que se es propietario de dicho CIF / NIF o se está autorizado por el mismo. Para ello el programa cuenta con un par de procesos para autenticarse mediante certificado digital o, si no se dispone de uno, existe otro proceso para solicitar la verificación de forma manual adjuntando algún documento válido. Dichos procesos pueden ejecutarse desde la ficha de cada empresa, y puedes encontrar más información al respecto en esta sección de la ayuda.
2. Regímenes de las empresas: se debe verificar en Parámetros -> Empresas -> Empresas gestionadas, que para cada una de ellas están indicados correctamente los campos correspondientes a regímenes especiales de IVA como el de Recargo de equivalencia, REBU, Régimen simplificado, etc. Se puede comprobar y modificar en cada empresa, en la pestaña de Configuración.
3. Reglas de impuestos: es muy importante verificar las reglas de impuestos creadas en Parámetros -> Impuestos / facturación -> Reglas de impuestos para la venta.
4. Productos: si estás en algún régimen especial como el recargo de equivalencia o REBU, debes revisar que en los productos tengas correctamente configurado los datos necesarios. Para recargo de equivalencia, debes establecer el tipo de recargo en las compras, en los campos de 2º tipo de impuesto para las compras y 2º impuesto. En el caso de REBU, en los productos que sean usados, debes indicar el campo REBU a Sí.
5. Activar modo de cumplimiento: Este paso todavía no está disponible.

Por el momento, el software solo está preparado para funcionar en el modo de cumplimiento de envío de los registros de facturación en tiempo real a Hacienda. Este es el modo que la propia AEAT recomienda, y el que menos requisitos necesita cumplir. Además, es el modo que te asegurará no tener requerimientos e inspecciones por parte de Hacienda relativas a esta ley. Este modo es el que se conoce como VERI*FACTU, o software de emisión de facturas verificables.

Modo VERI*FACTU

El software almacena tres cosas para gestionar los registros de facturación y su envío:

• Sistemas Informáticos de Facturación (SIF): Pueden visualizarse en Ley antifraude -> General -> Sistemas Informáticos de Facturación (SIF). Los SIF son como denomina Hacienda a los programas que emiten facturas. Dentro del software de Ilastec, una empresa puede tener varios SIF, que serán uno para la emisión de facturas desde el programa, y otro adicional por cada una de las cajas del TPV. Además, si se cuenta con varias empresas, cada una tendrá sus propios SIF.
• Los registros de facturación: Pueden visualizarse los registros generados en Ley antifraude -> General -> Registros de facturación. Una factura puede tener asociados uno o varios registros, dependiendo de si sobre ella ha habido que hacer subsanaciones.
• Envíos de registros a Hacienda:Pueden visualizarse los registros generados en Ley antifraude -> General -> Envíos de registros de facturación a Hacienda. Aqui pueden visualizarse para cada envío el nº de registros que se envían, si ha habido algún error en el envío, el Código Seguro de Verificación (CSV) del envío, y más datos. En cada envío pueden incluirse hasta 1.000 registros. Hacienda establece un control de flujo para los envíos, de forma que en cada envío comunica el tiempo que hay que esperar para realizar el siguiente envío. Es decir, el software debe controlar este tiempo, y agrupar registros para cumplir con el control de flujo de Hacienda.

Entonces, el flujo de trabajo del software es el siguiente:

1. Se emite una factura o ticket, y al mismo tiempo el software genera su registro de facturación de alta.
2. El programa comprueba si ya se pueden enviar registros. Si es así, lo envía junto con los que hubiera pendientes. Sino, espera unos segundos hasta que se puedan enviar, y los envía.
3. Se recibe una respuesta de Hacienda, donde hay múltiples posibilidades:
   • Error en el formato del envío: nada se procesa.
   • Error interno en Hacienda: nada se procesa.
   • Respuesta correcta de Hacienda: comunica los registros que están correctos, parcialmente correctos y los que son incorrectos.
   • El programa registra el estado de cada registro/factura y, si hay alguno parcialmente correcto o incorrecto, lo comunica mediante e-mail al usuario.

Tratamiento de errores

Cuando Hacienda comunica el estado de los registros enviados, hay dos posibles estados en los que hay que tomar acción para corregir los errores:

• Aceptado con errores: requiere de la creación de un nuevo registro de facturación para corregir algún dato. En la mayoría de casos, el propio software es capaz de subsanar estos registros, por lo que normalmente no habrá que tomar acción.
• Incorrecto: requiere de la emisión de una factura rectificativa, ya que algún dato que exige ajuste mediante esta vía es incorrecto.

Puedes encontrar el listado completo de códigos de error en este enlace, publicado por Hacienda.

Cuando existen registros enviados con error, el software lo notifica por correo electrónico, indicando para cada factura el código de error, el mensaje y si necesita subsanación o factura rectificativa.

Además, en el listado de facturas de venta y en el listado de tickets en el programa, en la columna de las operaciones, se mostrará un icono con el estado de esa factura en VERI*FACTU:

En la imagen anterior se puede ver que a la izquierda del todo en la columna de operaciones aparecen unos iconos, que reflejan el estado de la factura en el sistema VERI*FACTU de Hacienda. Si se pulsa en los iconos, se puede obtener más información al respecto, tal y como se puede ver en las siguientes imágenes.

• Icono en color verde: Estado correcto.
• Icono en color gris: Pendiente de enviarse.
• Icono en color amarillo: Estado parcialmente correcto. El programa tratará de subsanarlo automáticamente. Si pasada una hora desde la emisión del registro no cambiar el estado, verificar manualmente el error.
• Icono en color rojo: Estado incorrecto. Es necesario revisar el error y emitir una factura rectificativa con el dato corregido.