Ventas - Temas de ayuda

Cómo registrar ventas en el software: desde presupuestos a facturas. También se explica cómo funcionan las ofertas y tarifas, vales, la gestión de clientes, abonos, vencimientos y cobros...

Introducción

El módulo de Ventas permite llevar la gestión de clientes con todos sus datos, así como la gestión de documentos de venta, tales como presupuestos, pedidos, albaranes o facturas, entre otros. Además, permite gestionar vales, ofertas y tarifas y otras cosas.

Los documentos que componen todo el ciclo de ventas son los siguientes:

  • Presupuestos
  • Pedidos
  • Albaranes
  • Facturas
  • Reservas
  • Facturas proforma
  • Facturas de devolución, facturas rectificativas y recapitulativas

El programa permite generar documentos a partir de otros, por ejemplo albaranes a partir de pedidos, a lo largo de todo el ciclo de ventas. También permite consultar todos los documentos a través de su listado, acceder a las fichas de cada documento y ver sus datos ampliados, trazabilidad, etc.

Además, se pueden consultar documentos a través de calendarios o en un listado desglosado, y mucho más.

Clientes

Los clientes pueden registrarse en el programa detallando toda la información necesaria para su gestión: datos identificativos, fiscales, gestión de cobros, direcciones, cuentas bancarias, etc.

Como el módulo engloba todo lo que son ventas de la empresa, en el apartado de clientes se incluye a las personas o entidades a las que se les proporciona un bien o servicio que produce un ingreso para la empresa.

Se puede acceder a la lista y gestión de clientes desde el panel principal accediendo a Ventas -> General -> Clientes.

El programa ya cuenta por defecto con un cliente, llamado Cliente genérico, que se utiliza por ejemplo para ventas a través del TPV cuando no se quiere registrar los datos del cliente.

Crear un cliente

Para registrar un nuevo cliente es necesario indicar la siguiente información:

  1. Datos identificativos
    • Nombre: Campo obligatorio para el nombre propio o comercial del cliente.
    • Razón social: Campo obligatorio para indicar la razón social o nombre de la sociedad del cliente.
    • CIF/NIF: Documento de identificación del cliente para la emisión de documentos como facturas.
    • Persona de contacto principal: Campo para indicar el nombre de la persona de contacto principal de este cliente.
    • Código: Campo para indicar un código interno para el cliente. El código debe ser único para este registro y no puede estar asociado a otro cliente en el sistema.
    • Tipo de cliente: Campo para indicar si el cliente es un particular o una empresa. Este campo carga por defecto con el valor seleccionado para la configuración general, pero puede modificarse para cada registro en el momento de su creación.
    • Socio: Campo para seleccionar Sí o No, para incluirlo en los socios de la empresa y disfrutar de los beneficios como descuentos o sumar puntos para canjear en sus compras. Campo solo disponible con el Módulo de Fidelización .
    • Nº de socio: Si se entrega tarjetas de fidelización a los socios, se puede indicar aquí el nº asociado a la tarjeta, aunque no es obligatorio, y un cliente simplemente indicando el campo Socio a Sí, ya será socio. Si se indica un valor en este campo, pero el campo Socio está establecido a No, el cliente NO se considerará socio. Campo solo disponible con el Módulo de Fidelización .
    • Fecha de nacimiento: Campo para indicar la fecha de nacimiento del cliente.
    • Documento identificativo 1: Campo para adjuntar documentos identificativos del cliente como el anverso del DNI, el modelo de alta de un CIF en Hacienda, una escritura de una sociedad o cualquier otro documento identificativo de una empresa.
    • Documento identificativo 2: Campo para adjuntar documentos identificativos del cliente como el reverso del DNI, el modelo de alta de un CIF en Hacienda, una escritura de una sociedad o cualquier otro documento identificativo de una empresa.
    • Fecha de alta: Campo obligatorio para indicar la fecha de creación del registro del cliente. Por defecto carga la fecha actual, pero puede editarse para indicar otra fecha, si fuera necesario.
    • Canal de venta de alta: Campo obligatorio para indicar el canal de ventas el que se registra al cliente. Este campo carga por defecto el valor seleccionado en el campo Canal de ventas por defecto nuevos clientes, de la configuración general de ventas , en Parámetros del sistema. En el caso que el cliente se registre en una caja del TPV o en una Tienda online, se le asignará su respectivo canal de ventas.
    • Empleado comisiones: Campo de selección para indicar el empleado que tiene comisión sobre la venta que se realicen a este cliente. Este valor cargará por defecto en los documentos de venta y en la pantalla de cobros del TPV, pudiendo modificarse en cada caso, si fuera necesario.
    • Grupos del cliente: Campo de selección múltiple para añadir uno o varios Grupos de clientes donde se desee incluir al cliente. De esta manera, se puede asociar el cliente de forma rápida en diferentes ofertas o vales registrados en el sistema para un grupo donde se incluya.
    • Plantillas: Selección de plantillas por defecto para la emisión de documentos de venta al cliente:
      • Presupuestos
      • Pedidos
      • Albaranes
      • Facturas
      • Facturas proforma
      • Reservas
    • Enviar tickets de TPV por e-mail: Campo para indicar si, en cada venta que se realice al cliente en el TPV, se desea enviar el ticket por e-mail. El valor de este campo cargará por defecto en la pantalla de cobro del TPV, pudiendo modificarse en cada venta. Si se indica a Sí, el TPV cargará automáticamente el e-mail de facturación, o en su defecto, el e-mail de contacto del cliente, pudiendo indicarse otro distinto, si fuera necesario.
    • Registrado en la tienda online: Campo no editable con opciones de Sí / No para informar si el cliente ésta registrado en la tienda online. Por defecto tiene el valor Sí al crear un registro de cliente manualmente en el programa, y solo se indicará No cuando el cliente haga una compra en la tienda online como invitado.
    • Validado en la tienda online: Campo no editable que indica si es un cliente validado en la tienda online o no. Por defecto, si se registra desde el programa, siempre se creará como validado en la tienda online. Este campo solo aparecerá indicado a No si es un cliente registrado en la tienda online, si la tienda online tiene configurado que deba validarse el registro de clientes, y si no ha sido validado todavía.
    • Observaciones: Campo para ampliar información de forma personalizada.
  2. Dirección principal: Los datos introducidos en este apartado son los que se utilizarán como dirección en los datos fiscales de los documentos del cliente.
    • Dirección: Campo para indicar la dirección completa, por ejemplo, calle, número y piso.
    • Dirección (datos adicionales): Campo para ampliar información sobre la dirección, por ejemplo, el nombre del edificio o la escalera.
    • Población: Campo para introducir la población de la dirección.
    • Código postal: Campo para introducir el código postal de la dirección.
    • Provincia: Campo para seleccionar la provincia de la dirección. Las provincias disponibles se filtran por el país que se ha seleccionado.
    • País: Campo para seleccionar el país de la dirección.
    • Teléfono de contacto: Campo para introducir teléfono principal de contacto.
    • Fax: Campo para introducir el teléfono para envío de fax.
    • E-mail de contacto: Dirección de correo electrónico para contactos generales.
    • E-mail de facturación: Dirección de correo electrónico que se utilizará por defecto para el envío de comunicaciones y documentos relativos a facturación: presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, etc.
    • Web: Dirección del sitio web del cliente.
  3. Cobros e impuestos: Información que el programa cargará por defecto al generar un documento de venta asociado a este cliente. Por ejemplo, si se selecciona la forma de cobro por defecto Transferencia, en todos los documentos del ciclo de ventas a los que se asocie este cliente, se asignará esta forma de cobro, pudiendo modificarse para cada documento si se desea.
    • Forma de cobro por defecto: Se puede cambiar a posteriori para cada documento si se desea.
    • Cuenta en la que recibir los cobros por defecto: Cuenta bancaria de la empresa en la que se recibirán los pagos de las ventas realizadas a este cliente. Se puede cambiar a posteriori para cada documento si se desea.
    • IBAN cuenta por defecto: Campo informativo no editable con el número de cuenta bancaria del cliente que se ha marcado como por defecto en la pestaña Cuentas bancarias de este mismo formulario. Este será el número de cuenta a la que se realizan por defecto los cobros de las ventas realizadas a este cliente, pudiendo modificarse a posteriori en cada documento.
    • Tipo de vencimiento por defecto: Se puede cambiar a posteriori para cada documento si se desea.
    • Moneda por defecto: Moneda para el cobro de sus ventas. Se puede cambiar a posteriori para cada documento si se desea.
    • Tipo de destino de ventas por defecto: Campo obligatorio para seleccionar el tipo de venta a nivel geográfico. Afecta al cálculo de impuestos repercutidos y otros apartados fiscales. Puede cambiarse posteriormente en cada documento.
    • Inversión del sujeto pasivo por defecto: Si, por defecto, para este cliente aplica la inversión del sujeto pasivo en sus ventas. Es decir, si el responsable de declarar el IVA repercutido es el mismo cliente o no. Normalmente, debe establecerse a No, excepto para clientes intracomunitarios o exportaciones.
    • Texto legal de inversión del sujeto pasivo por defecto: Si aplica la inversión del sujeto pasivo por defecto, en este campo se debe indicar el texto legal a mostrar en los documentos de venta emitidos a este cliente.
    • 2º grupo de impuestos por defecto: Se puede indicar un grupo de impuestos para que al crear facturas u otros documentos de venta asociados a este cliente, se incluya el grupo de impuesto en los conceptos. Por ejemplo, si el cliente trabaja con recargo de equivalencia y hay que aplicárselo en las ventas, debe indicarse aquí ese grupo de impuestos para que automáticamente en los conceptos se le añada el recargo correspondiente al tipo de IVA de cada concepto.
  4. Direcciones y contactos: Apartado para información de contacto adicional. Por cada registro se indica:
    • Nombre: de la persona responsable como contacto.
    • Apellidos: de la persona responsable como contacto.
    • Dirección: Campo para indicar la dirección completa, por ejemplo, calle, número y piso.
    • Dirección (datos adicionales): Campo para ampliar información sobre la dirección, por ejemplo, el nombre del edificio o la escalera.
    • Población: Campo para introducir la población de la dirección.
    • Código postal: Campo para introducir el código postal de la dirección.
    • Provincia: Campo para seleccionar la provincia de la dirección. Las provincias disponibles se filtran por al país que se ha seleccionado.
    • País: Campo para seleccionar el país de la dirección.
    • Teléfono de contacto: Campo para introducir teléfono principal de contacto.
    • Fax: Campo para introducir el teléfono para envío de fax.
    • E-mail de contacto: Dirección de correo electrónico para contactos generales.
    • Web: Dirección del sitio web del contacto.
  5. Cuentas bancarias:Apartado para introducir las diferentes cuentas bancarias del cliente.
    • Descripción: Campo identificativo para registrar la cuenta.
    • IBAN: Campo obligatorio para indicar el número bancario con prefijo de 4 dígitos para indicar el país y el número de la cuenta bancaria. Por ejemplo: ES2114640100722030876293.
    • BIC: En inglés Bank Identifier Code, código bancario para identificar el banco del cliente. Puede ser de 8 o de 11 dígitos, por ejemplo, INGDESMM o CAGLESBB319.
    • Id. orden de domiciliación SEPA: Código alfanumérico de 35 dígitos que se asigna obligatoriamente a un mandato SEPA para identificar los adeudos del emisor de recibos por domiciliación. Si realiza giros bancarios a este cliente, puede guardar aquí el Id. de la orden de domiciliación que utiliza.
    • Fecha de recolección del mandato SEPA: Fecha de la firma del mandato SEPA por parte del cliente.
    • Cuenta bancaria por defecto: Selección de Sí o No para indicar la cuenta como cuenta por defecto para los cobros al cliente. Solo puede haber marcada una cuenta como cuenta por defecto.
  6. Tarjetas Apartado para introducir las diferentes tarjetas de crédido o débito para cobrar al cliente.
    • Descripción: Campo para introduccir un nombre identificativo de la tarjeta y diferenciarla del resto.
    • 4 últimos dígitos: Campo para detallar los últmimos 4 dígitos de los 16 que incluye la tarjeta.
    • Mes de caducidad: Campo para indicar el mes de vencimiento indicado en la tarjeta.
    • Año de caducidad: Campo para indicar el año de vencimiento indicado en la tarjeta.
    • ID del método de pago en Stripe: Campo no editable solo informativo para mostrar el ID para el cobro mediante Stripe, en caso de disponer de integación con esta plataforma de pagos.
    • Tarjeta por defecto: Campo para indicar si la tarjeta que se registra será utilizada por defecto para los cobros al cliente. Únicamente solo puede indicarse una sola tarjeta por defecto.
  7. Ofertas / Tarifas : Apartado para indicar ofertas o precios especiales para este cliente.
    • Datos de la oferta / tarifa
      • Nombre de la oferta / tarifa: Campo para indicar un nombre identificativo de la oferta / tarifa.
      • Tipo de oferta / tarifa: Campo para seleccionar el tipo de oferta, pudiendo ser:
        • Porcentaje de descuento
        • Descuento de importe
        • Importe fijo
      • Valor de la oferta / tarifa: Campo para indicar la cantidad a descontar, según el tipo de oferta seleccionado.
      • Aplicar sobre el procio con impuestos: Campo para indicar si la oferta se debe aplicar sobre el precio sin impuestos o no. Si tu cliente tipo son particulares, es conveniente establecerlo a Sí, de lo contrario a No.
    • Fechas: Campos para indicar un periodo de tiempo específico para la oferta / tarifa. Si no se rellenan estos campos, la oferta o tarifa se aplica de forma indefinida.
      • Fecha desde
      • Fecha hasta
    • Filtros: (Los filtros se aplican de forma sucesiva, es decir, puede filtrarse por ejemplo por categoría y marca al mismo tiempo, o por marca y temporada)
      • Categoría: Campo para indicar la categoría de productos sobre la que se aplica la oferta / tarifa al cliente.
      • Aplicar a categorías hijas: Campo de Sí / No para aplicar la oferta / tarifa a categorías hijas de la categoría seleccionada.
      • Marca: Campo para seleccionar una marca específica sobre la que aplicar la oferta / tarifa al cliente para productos de esa marca.
      • Proveedor: Campo para seleccionar un proveedor específico para filtrar los productos sobre los que se aplicar la oferta / tarifa al cliente. La oferta se aplicará solo a productos de ese proveedor.
      • Temporada: Campo para aplicar la oferta / tarifa sobre los productos incluidos en una temporada específica.
      • Producto: Campo para seleccionar un producto específico sobre el que aplica la oferta / tarifa al cliente.
    • Condiciones:
      • Canales de venta: Campo de selección para indicar los canales de venta donde se aplica la oferta / tarifa al cliente.
      • Cantidad mínima para aplicarse: Cantidad mínima que debe haber en la venta del producto que coincida con esta oferta para que se aplique la misma. Si por ejemplo quieres aplicar un 50% de descuento solamente cuando compren 2 unidades o más, debes establecer este parámetro a 2.
Modificar un cliente

Los datos de un cliente pueden modificarse de diferentes maneras. Pueden cambiarse toda la información de un cliente específico pulsando el botón de editar del registro, o puede editarse la información de cobros e impuestos de uno o varios clientes de forma masiva:

  1. Se seleccionan los registros que se vayan a modificar.
  2. Se debe pulsar sobre el botón de editar del menú superior.
  3. Cargará el menú para modificar a información.

Pantalla de modificación masiva de clientes.

Por defecto todos los campos de selección están deshabilitados. Se debe indicar Modificar a Sí en el campo que se quiera a modificar y se habilitará el desplegable con las opciones para seleccionar.

Pantalla de modificación masiva de clientes.

Una vez modificados los campos que se quieren editar, se debe pulsar en el botón Modificar y se actualizará la información de los registros.

Eliminar un cliente

Al eliminar el registro o registros seleccionados de clientes hay que tener en cuenta que:

  1. También se eliminarán los registros que pueda tener asociados de:
    • Cuentas bancarias
    • Ofertas / tarifas
    • Registros de puntos de fidelización (si se dispone del módulo de Fidelización)
    • Operaciones con puntos (si se dispone del módulo de Fidelización)
    • Vales
  2. No se puede eliminar un cliente si está asociado con:
    • Presupuestos de venta
    • Pedidos de venta
    • Albaranes de venta
    • Facturas de venta
    • Tickets / facturas simplificadas (si se dispone del módulo de TPV)
    • Facturas proforma
    • Facturas periódicas de venta
    • Reservas
    • Vencimientos de venta
    • Cobros
    • Recibos
    • Registros de agenda
    • Servicios
Ficha de un cliente

Para ver en detalle los datos registrados de cada cliente, el listado de clientes permite acceder a la ficha de cada registro, pulsando sobre el icono gris con la carpeta.

Acceso a fichas de clientes.

En la ficha del cliente se puede ver toda su información con detalle de sus datos identificativos, dirección principal, información para cobros e impuestos y configuración general.

En un apartado especial se indican los totales más importantes:

  • Total facturado
  • Total cobrado
  • Pendiente de cobro
  • Cobros sin contabilizar
  • Total cobrado reservas pendientes
  • Total reservas pendientes
  • Fecha último pedido
  • Fecha última factura/ticket: Se tienen en cuenta los registros de facturas y de tickets, y se muestra la fecha del registro más reciente.

Fichas de clientes con detalle de totales.

En la parte inferior, organizado por pestañas, se muestran los registros más importantes de cada cliente. Se listan los métodos de cobro, ofertas / tarifas, documentos de venta, registros, etc., con acceso directo a sus correspondientes informes y procesos.

Proceso: Importar clientes

En caso de necesitar importar clientes desde otro software, el programa cuenta con una herramienta para importarlos desde un fichero CSV o Excel.

A este proceso se accede en el listado de clientes desde el panel principal, Ventas -> General -> Clientes, pulsando en el botón de Procesos.

La importación debe realizarse mediante un fichero CSV (fichero de ejemplo dentro del proceso), donde los datos se guardan como texto y se organizan por filas y columnas.

Aunque el proceso es intuitivo y de fácil ejecución, es conveniente repasar algunos detalles para su correcta ejecución:

Seleccionar archivo a Importar

Selección de archivo para importar clientes.

  1. Archivo a importar: Seleccionar el archivo con los datos a importar, pudiendo seleccionar un archivo ya existente en los ficheros guardados en el programa, o subir un fichero desde el ordenador:
    • Se pulsa sobre el botón Buscar.

      Pantalla para subir y seleccionar archivo a importar.

    • Una vez seleccionado el archivo se debe pulsar en el botón Subir archivos seleccionados.
    • Cuando finalice la carga, el archivo estará visible en la lista Seleccionar existente.
    • Pulsar sobre el botón Seleccionar del archivo con los datos para importar.
  2. Carácter que separa las columnas del archivo: Seleccionar el carácter que se usa en el archivo para la separación pudiendo ser una coma, un punto y coma, o un espacio de tabulador.
  3. Carácter entre el que se encuentran los valores de las columnas del archivo: Seleccionar si los valores de cada columna se encuentran envueltos entre algún carácter especial.
  4. Actualizar datos de clientes existentes: Si se marca a Sí esta opción, se actualizarán los datos de los clientes que tengan el campo de identificación del cliente seleccionado igual al de uno en el fichero de importación, en lugar de crear un nuevo registro.

Selección de columnas

Selección de columnas para asignar los datos que se van a importar.

  1. Selección de columnas de destino por cada columna reconocida por el programa en el fichero seleccionado. Si existe algún desajuste en el reconocimiento de los datos, se puede volver al primer paso para volver a configurar la importación.
  2. Ejemplo de datos por cada columna reconocida por el programa en el fichero.
  3. Selección de columna que se utilice como identificador único de cada registro del fichero.

Una vez configuradas todas las columnas, se debe pulsar en Finalizar importación para añadir al programa todos los clientes incluidos en el fichero seleccionado. Si ocurre algún error, se notificará indicando la línea del fichero en la que se produce, y no se importará ningún registro. Entonces, podrá volver al primer paso, corregir el archivo, volver a subirlo y volver a tratar de importarlo.

Proceso: Unificar con otro cliente duplicado

Este proceso permite eliminar un cliente identificado como duplicado del cliente que se está visualizando, actualizando la información y todas las referencias que existan del cliente duplicado en otras entidades.

Este proceso cuenta con un único parámetro para seleccionar el cliente que ha sido identificado como duplicado del cliente de la ficha que se está visualizando.

Detalle proceso: Unificar con otro cliente duplicado.

Al lanzar el proceso, se comprobará la información del cliente seleccionado volcando en el cliente actual aquellos campos que no tengan información. Es decir que, si el cliente actual no tiene indicado el DNI o algún otro dato y si lo tiene el cliente duplicado, se guardará en el cliente actual el dato del cliente duplicado.

Además, se actualizarán todas las referencias a ese cliente en todas aquellas entidades que pueda estar relacionado como grupos de clientes, documentos de ventas, registros de agenda, etc.

Finalmente, una vez que se haya asociado todo al cliente de la ficha que se está visualizando, el registro del cliente duplicado se eliminará como si nunca hubiera existido.

RGPD: Consentimiento para el tratamiento de datos

Desde la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), para almacenar y trabajar con datos de clientes, es necesario su consentimiento expreso. En este apartado, el programa permite emitir dos copias del documento de consentimiento para el tratamiento de datos, para su firma por parte del responsable y del cliente. Esto es muy importante al manejar diferente información personal de sus clientes al registrarlos en el sistema.

En primer lugar, se recomienda repasar y modificar el Texto consentimiento datos personales cliente RGPD, indicado en Parámetros -> Textos predefinidos en documentos, para ajustarlo a sus necesidades pudiendo añadir, modificar o eliminar cualquier cláusula incluida, como también, cambiando el contenido entre corchetes [] por los datos de su empresa.

Además, se recomienda mantener las partes del texto incluidas entre los símbolos %, como por ejemplo %date_day%, o %customer_name%, ya que el programa las utiliza para añadir dinámicamente los datos correspondientes por ejemplo la fecha actual o los datos del cliente para el que se está imprimiendo el documento.

Una vez ajustado el texto, se puede acceder al informe, solo disponible dentro de la ficha de cada registro de cliente. Al acceder al informe, se deben indicar obligatoriamente dos parámetros:

Detalle parámetros de Consentimiento para el tratamiento de datos

  • Empresa: Campo para seleccionar la empresa de la que se quiere obtener el texto asignado en los parámetros del sistema.
  • Texto: Campo precargado con el texto de la empresa seleccionada en el campo anterior. Este campo permite editar el texto para ajustarlo puntualmente en el momento de emitir el documento.

Con estos parámetros indicados, ya se pueden emitir las dos copias del documento pulsando en las opciones para verlo en pantalla, o imprimirlo directamente para su posterior firma por ambas partes.

Informe: Listado de ventas a un cliente

Este informe muestra un listado detallado de las ventas registradas a un cliente concreto, en un periodo de fechas indicado. Además, el informe permite indicar si se deben incluir, o no, abonos y devoluciones en el listado.

El informe cuenta con los siguientes parámetros para obtener el listado:

Detalle parámetros de Listado de ventas a un cliente

  • Cliente: Campo obligatorio para seleccionar el cliente del cual se desea obtener el listado de ventas.
  • Desde la fecha: Campo obligatorio para seleccionar el inicio del periodo de tiempo para obtener los datos del informe. En caso de no indicar una fecha, el listado se mostrará desde la primera venta registrada para el cliente seleccionado.
  • Hasta la fecha: Campo obligatorio para seleccionar la fecha fin del periodo de tiempo para obtener los datos del informe. En caso de no indicar una fecha, el listado se mostrará con las ventas hasta la fecha actual.
  • Incluir abonos y devoluciones: Campo obligatorio para indicar si se debe incluir los abonos o devoluciones registrados para el cliente seleccionado, en el periodo de tiempo indicado.
  • Filas por página: Campo para indicar la cantidad de filas del listado que se deberán mostrar en cada página del informe.

Una vez indicados los parámetros del informe, el listado se puede obtener en cualquier de los siguientes formatos de salida:

  • Mostrar en pantalla
  • Imprimir
  • Sacar en PDF
  • Sacar en CSV (Excel)
  • Enviar por e-mail

En el informe se muestra cada venta realizada al cliente desglosando por fila cada producto vendido. De esta manera, para cada uno se detalla fecha y hora de la venta, número de documento, y el nombre y referencia del producto.

Detalle resultado de Listado de ventas a un cliente

Además, en cada fila se detalla la cantidad vendida de ese producto, y los totales de base imponible e importe para esa venta. Estas tres cantidades también se totalizan al final del informe.

Grupos de clientes

Los grupos de clientes permite englobar clientes para poder asociarlos de forma rápida y automática a diferentes registros del programa como pueden ser Ofertas / tarifas o Vales.

Para administrar estos registros se debe acceder desde el panel principal a Ventas -> General -> Grupos de clientes.

Crear un grupo de clientes

Para un nuevo grupo de clientes debe indicar la siguiente información:

  1. Datos generales
    • Nombre del grupo: Campo obligatorio para indicar el nombre del grupo y poder identificarlo en los diferentes apartados y listados del programa.
  2. Ofertas / Tarifas : Apartado para crear diferentes ofertas o precios especiales específicos para este grupo. Por su parte, los registros de Ofertas / tarifas cuentan con un campo específico para seleccionar un grupo entre otros datos.
    • Datos de la oferta / tarifa
      • Nombre de la oferta / tarifa: Campo para indicar un nombre identificativo de la oferta / tarifa.
      • Tipo de oferta / tarifa: Campo para seleccionar el tipo de oferta, pudiendo ser:
        • Porcentaje de descuento
        • Descuento de importe
        • Importe fijo
      • Valor de la oferta / tarifa: Campo para indicar la cantidad a descontar, según el tipo de oferta seleccionado.
      • Aplicar sobre el precio con impuestos: Campo para indicar si la oferta se debe aplicar sobre el precio sin impuestos o no. Si tu cliente tipo son particulares, es conveniente establecerlo a Sí, de lo contrario a No.
    • Fechas: Campos para indicar un periodo de tiempo específico para la oferta / tarifa. Si no se rellenan estos campos, la oferta o tarifa se aplica de forma indefinida.
      • Fecha desde
      • Fecha hasta
    • Filtros: Los filtros se aplican de forma sucesiva, es decir, puede filtrarse por ejemplo por categoría y marca al mismo tiempo, o por marca y temporada.
      • Categoría: Campo para indicar la categoría de productos sobre la que se aplica la oferta / tarifa al grupo.
      • Aplicar a categorías hijas: Campo de Sí / No para aplicar la oferta / tarifa a categorías hijas de la categoría seleccionada.
      • Marca: Campo para seleccionar una marca específica sobre la que aplicar la oferta / tarifa al grupo para productos de esa marca.
      • Proveedor: Campo para seleccionar un proveedor específico para filtrar los productos sobre los que se aplicar la oferta / tarifa al grupo. La oferta se aplicará solo a productos de ese proveedor.
      • Temporada: Campo para aplicar la oferta / tarifa sobre los productos incluidos en una temporada específica.
      • Producto: Campo para seleccionar un producto específico sobre el que aplica la oferta / tarifa al grupo.
    • Condiciones:
      • Canales de venta: Campo de selección para indicar los canales de venta donde se aplica la oferta / tarifa al grupo.
      • Cantidad mínima para aplicarse: Cantidad mínima que debe haber en la venta del producto que coincida con esta oferta para que se aplique la misma. Si por ejemplo quieres aplicar un 50% de descuento solamente cuando compren 2 unidades o más, debes establecer este parámetro a 2.

Una vez indicados todos los datos del grupo, se puede finalizar el registro pulsando sobre cualquiera de las tres diferentes opciones:

  • Añadir: Para crear el nuevo grupo y volver al listado.
  • Añadir y añadir otro: Para crear el registro y abrir un nuevo formulario donde crear un nuevo grupo.
  • Añadir y ver: Para crear el grupo y acceder directamente a su ficha. De esta manera, se puede comprobar toda la configuración indicada.

Una vez finalizado el registro, estará disponible para su selección en:

Por su parte, la Configuración de las cajas del TPV incluye el campo Grupo para creación de cliente por defecto para que, cada vez que se vaya a crear un cliente desde esta caja, el grupo seleccionado cargará automáticamente, aunque podrá modificarse en cualquier momento.

Presupuestos de venta

En el apartado de presupuestos se puede registrar cada presupuesto emitido a los clientes referido a productos o servicios que puede proporcionar o realizar la empresa.

Se puede acceder a los registros desde el panel principal desde Ventas -> Documentos -> Presupuestos de venta.

Los registros se indican por colores dependiendo del estado de proceso de cada documento:

  • Rojo: No se ha procesado ningún concepto del documento.
  • Amarillo: Se han procesado parcialmente los conceptos incluidos.
  • Verde: Se ha procesado la totalidad de los conceptos que se incluyen en el documento.

Procesar un concepto significa haberlo incluido en otro documento generado a partir del presupuesto, como por ejemplo un pedido. Otra forma de procesar los conceptos es descartarlos, es decir, indicar al programa que ya nunca van a ser incluidos en otros documentos del ciclo de ventas.

Crear desde cero un presupuesto de venta

Para registrar un nuevo presupuesto es necesario indicar:

  1. Datos generales
    • Datos del documento
      • Cliente: Campo obligatorio para seleccionar el cliente al que se emite el presupuesto de venta. Al seleccionar el cliente se cargarán todos sus campos establecidos por defecto, como la forma de cobro, el tipo de vencimiento, etc.
      • Descripción: Campo para indicar un nombre interno e identificar el documento en listados, etc. y diferenciarlo de otros documentos.
      • Fecha: Campo obligatorio para indicar fecha de emisión del documento.
      • Empresa: Campo obligatorio para seleccionar la empresa propia que emite el presupuesto.
      • Serie/Contador: A partir de la serie se generará el nº de documento. Automáticamente carga el valor de la serie para presupuestos de venta asignada por defecto en la empresa seleccionada.
      • Número de documento: Campo no editable que el programa asigna automáticamente a partir de la serie y que permite identificar a cada documento de los demás, ya que genera valores únicos.
      • Canal de venta: Campo para seleccionar el medio por el que se realiza la venta. Sirve para poder filtrar por ejemplo en informes de rentabilidad y sacar rentabilidades agrupadas por canal de venta. También sirve para saber si se deben aplicar o no ofertas en función de los canales asociados a esas ofertas.
    • Datos de Cobro:
      • Forma de cobro: Campo de selección para indicar el medio por el que se va a realizar el cobro en el momento de la venta.
      • Tipo de vencimiento: Campo de selección para indicar los plazos para hacer efectivo el cobro, parcial o total, del importe total del presupuesto.
      • Cuenta bancaria: Campo de selección para indicar la cuenta de la empresa a la que se va a realizar el abono del cobro en el momento de la venta.
      • Cuenta del cliente: Campo de selección para indicar la cuenta bancaria del cliente a la que se va a realizar el cobro en el momento de la venta.
      • Moneda: Campo de selección para la divisa en la que se emite el documento y por la que se va a realizar el cobro en el momento de la venta.
    • Estado
      • Fecha de envío: Selección de la fecha en que se envía el presupuesto al cliente.
      • Dirección de envío: Dirección del cliente a la que se envía la mercancía o prestación del servicio del presupuesto.
      • Estado: Campo de selección para indicar la situación del presupuesto pudiendo ser:
        • Pendiente.
        • Aceptado.
        • Rechazado.
      • Procesado: Campo informativo no editable con la situación de gestión del presupuesto, cargado por defecto como Sin procesar. Este valor se actualiza en el momento que se procesa el presupuesto al generar otro documento desde él como el pedido, albarán o factura de venta.
    • Otros datos:
      • Plantilla de impresión: Campo de selección para el modelo de impresión del presupuesto, según los modelos de plantillas registrados en el programa.
      • Empleado asignado: Campo de selección para indicar el empleado responsable de la gestión del presupuesto.
      • Empleado comisión: Campo de selección para indicar el empleado que tiene comisión sobre la venta asociada al presupuesto. Este campo carga por defecto con el empleado de comisiones seleccionado para el cliente del documento, pero puede modificarse si fuera necesario.
      • Observaciones: Campo de texto para indicar información adicional del presupuesto para el cliente. Se mostrará al final del documento, justo antes del texto al pie.
      • Texto al pie: Campo de texto que se muestra al final del documento. Suele utilizarse para indicar por ejemplo los datos registrales de la empresa, datos relativos a la protección de datos, etc.
      • Observaciones internas: Campo de texto para indicar información adicional sobre el presupuesto de manera interna en la empresa.
  2. Conceptos
    • Base imponible: Campo informativo no editable con el cálculo total de la base imponible de todos conceptos del presupuesto.
    • Impuesto opcional: Campo para seleccionar si hay algún impuesto global que aplicar a todos los conceptos del presupuesto. Por ejemplo, si eres autónomo y tienes que facturar incluyendo ya el I.R.P.F., se debe indicar en este campo.
    • Impuestos: Campo informativo no editable con el cálculo total de impuestos para todos los conceptos del presupuesto.
    • Importe: Campo informativo no editable con el resultado de la suma de base imponible e impuestos totales del presupuesto.
    • Listado de conceptos: Se detallan todos los conceptos añadidos al documento, con las acciones disponibles, el nombre del producto, cantidad, precio unitario y totales detallados.

      Listado de conceptos añadidos al presupuesto.

    • Filtrar producto: Campo para filtrar entradas de conceptos por los datos del producto incluido.
    • Eliminar un concepto: Botón incluido en las acciones de cada concepto para eliminar de forma directa ese concepto de la lista.

      Selección para eliminar conceptos añadidos al presupuesto.

    • Pantalla de nuevo concepto / modificar concepto

      Pantalla de nuevo concepto / modificar concepto.

      • Buscar producto: Campo de selección para productos registrados en el programa. Cuenta con una serie de botones adicionales:
        • Modificar: Permite editar el registro del producto seleccionado. Este botón solo es visible y disponible al momento de seleccionar un producto.
        • Ver stock: Permite consultar el stock del producto seleccionado en los diferentes almacenes registrados en el sistema. Este botón solo es visible y disponible al momento de seleccionar un producto.
        • Nuevo producto: Permite crear un nuevo producto en el momento de registrar el concepto del documento.
        • Genérico: Para añadir al concepto un producto genérico.
      • Descripción del producto: Campo de texto que carga la información registrada en el producto en el momento de su selección, pudiendo ampliar la información del producto para este concepto.
      • Impuesto: Campo de selección para el porcentaje de impuesto que se aplica según el producto.
      • 2º tipo de impuesto: Campo de selección para el 2º tipo de impuesto que se aplica, si procede.
      • 2º impuesto: Campo de selección para el porcentaje del 2º tipo de impuesto que se aplica. Se debe seleccionar un valor siempre que se indique el 2º tipo de impuesto.
      • Tipo de operación / régimen de IVA: Campo para seleccionar el tipo de operación o régimen de IVA que aplica para este concepto. Si no aplica ningún régimen especial, debe indicarse el régimen de IVA en el que esté registrado su negocio: régimen general, simplificado o de recargo de equivalencia. Se precarga el valor por defecto de la regla de impuestos para la venta asociada al producto seleccionado.
      • Motivo de no sujeción / exención: Campo solo visible si el tipo de impuesto es del 0%, que sirve para indicar el motivo de dicha exención. Se precarga el valor por defecto de la regla de impuestos para la venta asociada al producto seleccionado.
      • Texto legal de no sujeción / exención: Campo solo visible si el tipo de impuesto es del 0%, que sirve para indicar el texto legal a mostrar en el documento por dicha exención. Se precarga el valor por defecto de la regla de impuestos para la venta asociada al producto seleccionado.
      • Precio: Campo para indicar el precio de venta sin impuestos por cada unidad del producto que se incluye en el concepto.
      • % dto.: Campo para indicar el porcentaje de descuento que se aplica sobre el precio.
      • Importe dto./u.: Campo para indicar el importe descuento por unidad, sin impuestos, del producto que se incluye en el concepto.
      • Precio unitario: Campo informativo no editable. Se calcula dividiendo la base imponible entre la cantidad.
      • Unidad de medida: Campo de selección para contabilizar las cantidades del producto que se incluyen en el concepto. Por ejemplo: unidades, metros, gramos, litros, horas, etc.
      • Precio c/impuestos: Campo para indicar el precio del producto con impuestos.
      • Imp. dto./u. c/ impuestos: Campo para indicar el importe de descuento por unidad con impuestos incluidos.
      • P. c/ impuestos unitario: Campo informativo no editable. Se calcula dividiendo el importe entre la cantidad.
      • Base imponible: Campo informativo no editable con el cálculo de la base imponible por el total del concepto.
      • Impuestos: Campo informativo no editable con el cálculo de los impuestos correspondientes por el total del concepto.
      • Total: Campo informativo no editable con el total a pagar por el concepto. Su valor es el cálculo total de la suma de la base imponible más los impuestos.
      • Cantidad por referencia: Campo para indicar el número de unidades del producto por cada referencia independiente registrada. Por ejemplo, cantidades de la misma prenda por cada talla. Campos solo disponibles para productos con varias referencias registradas en el programa.
      • Cantidad: Campo para indicar el número de unidades totales del producto que se incluyen en el concepto. Si el producto tiene los campos de cantidad por referencia, el campo es solo informativo y no editable mostrando el total de productos introducidos por cada referencia. cálculos de precio, descuentos e impuestos.
Modificar un presupuesto de venta

Para modificar un presupuesto de venta, se debe pulsar el botón negro con el lápiz en las opciones de ese registro.

Selección para modificar registros en el listado de presupuestos.

Al pulsar sobre el botón, se abrirá una pantalla como la de nuevo registro, con todos los campos disponibles para la edición de los datos del documento.

Se debe tener en cuenta que el programa tiene restricciones a la hora de modificar documentos. Por ejemplo, no se podrán modificar algunos datos de documentos ya procesados total o parcialmente, incluyendo conceptos, o conceptos o datos de documentos que procedan de otros.

Eliminar un presupuesto de venta

Para eliminar un presupuesto de venta, se debe pulsar sobre el botón rojo con la papelera del registro. Para borrar registros de forma masiva, se deben seleccionar en el listado y pulsar sobre el botón rojo con la papelera del menú superior.

A la hora de eliminar presupuestos de venta hay que tener en cuenta que:

  1. También se eliminan los registros que pueda tener asociados de:
    • Conceptos
    • Impuestos
  2. No se pueden eliminar registros si han sido total o parcialmente procesados, o si están asociados con:
    • Trazabilidad de pedidos
    • Trazabilidad de albaranes
    • Trazabilidad de facturas
Ficha de presupuesto de venta

Para ver los datos de cada presupuesto detalladamente, el listado de presupuestos permite acceder a la ficha de cada registro, pulsando sobre el icono gris con la carpeta.

Selección para acceder a la ficha de un registro en el listado de presupuestos.

En la ficha del presupuesto se puede ver toda su información con detalle de sus datos generales.

Detalle de ficha de un presupuesto.

En la parte inferior, organizado por pestañas, se muestra el listado de conceptos, los impuestos según el tipo y listados de trazabilidad en cada documento que esté relacionado con el presupuesto.

Calendario de presupuestos de venta

El calendario de presupuestos de venta permite una visión en el tiempo de todos los registros realizados en el programa para este tipo de documentos.

Se puede acceder desde el panel principal en Ventas -> Calendarios de documentos -> Calendario de presup. de venta.

Detalle de calendario de presupuestos.

  1. Nombre y año del mes actual que se está visualizando con botones para avanzar y retroceder en el tiempo.
  2. Formulario para búsqueda de meses para cambiar el calendario a un mes concreto, con selección de mes y campo para indicar el año.
  3. Calendario del mes actual que se está visualizando. Detalle y acceso a cada día que tenga registros.
  4. Detalle de días con registros. Al pulsar sobre el botón de ver registros, se abrirá una pantalla con la lista detallada de registros de ese día con todas las opciones para su gestión.
Presupuestos desglosados

El apartado de presupuestos desglosados muestra todos los conceptos de presupuestos registrados en el programa.

Este listado es solo informativo y no se puede editar. Para cambiar esta información, se debe acceder al presupuesto correspondiente que contiene el concepto.

Se puede acceder al listado desde el panel principal en Ventas -> Documentos desglosados -> Presupuestos desglosados.

En el listado se puede ver para cada concepto:

  • Descripción del documento
  • Fecha
  • Cliente
  • Documento
  • Producto
  • Descripción
  • Referencia
  • Unidad de medida
  • Cantidad
  • Precio
  • PVP
  • Importe dto./u.
  • Imp. dto./u. c/ impuestos
  • % dto.
  • Precio unitario
  • PVP unitario
  • Impuesto
  • 2º impuesto
  • Base imponible
  • Impuestos
  • Importe
  • Fecha de entrega
  • Empresa
  • Estado del documento
  • Decimales redondeo cálculos
  • 2º tipo de impuesto
  • Estado de proceso
  • Cantidad procesada
  • Además de otros campos

Se puede acceder a los totales de base imponible, impuestos e importe total en el botón de totales del menú superior, de color azul indicado con una calculadora.

Además, se pueden exportar entradas para visualizarlas en la pantalla, imprimirlas, sacar un documento PDF o un archivo CSV para visualizar los datos en hojas de cálculo como Excel.

La herramienta para exportación cuenta con un filtro para seleccionar los campos que se deseen exportar, así como los siguientes parámetros:

  1. Filas por página: Campo para indicar la cantidad de registros que se incluirán en una página.
  2. Orientación: Campo para seleccionar la disposición de la página donde se exporta el listado, con las opciones de vertical u horizontal
  3. Obtener datos relacionados en texto en lugar de su identificador: Por ejemplo, si se quiere mostrar el ID del producto guardado en el programa (un número identificativo), o mostrar en su lugar el nombre del producto.
  4. Formatear fechas al formato del idioma de trabajo (por ejemplo, DD/MM/AAAA) en lugar de mostrarlas en formato SQL (AAAA-MM-DD).
Procesos: Generar documentos de venta a partir de presupuesto

El programa permite generar diferentes documentos a partir de presupuestos:

El funcionamiento de estos procesos se explica en la sección de la ayuda correspondiente a cada uno de los documentos.

Proceso: Duplicar un presupuesto

El programa permite crear un nuevo presupuesto de venta a partir de un presupuesto ya registrado, pudiendo seleccionar varias entradas del listado para duplicar a la vez.

En el proceso se puede ejecutar desde el listado de presupuestos, o desde la ficha de cada presupuesto para generar una copia de ese registro concreto.

En el proceso se deben indicar dos parámetros, ambos obligatorios:

  1. Fecha para los nuevos documentos: Campo para indicar la fecha que tendrá el nuevo documento.
  2. Fecha de envío: Campo para indicar la fecha de envío que tendrá cada nuevo documento generado.
  3. Serie: Campo para seleccionar el contador que se utilizará para generar el nuevo documento. El valor cargado automáticamente es la serie indicada por defecto para los nuevos presupuestos de venta de la empresa principal del programa.

Al ejecutar el proceso, se creará una nueva entrada en la lista de presupuestos por cada registro seleccionado y será accesible para su revisión, edición o eliminarla si es necesario.

Proceso: Enviar por e-mail

Este proceso permite enviar directamente desde el programa correos electrónicos a los clientes, con los presupuestos adjuntos en formato PDF.

A este proceso se puede acceder desde la ficha del presupuesto, o desde la lista de presupuestos para enviar uno o varios, según selección.

Para realizar el envío de documentos por correo electrónico, se deben seleccionar los documentos que se van a enviar y al abrir el proceso, se deben cumplimentar los siguientes parámetros:

  1. Enviar agrupados: Campo de selección para agrupar los documentos en los correos.
    • Si se indica como Sí (recomendado), los documentos se agruparán en un único e-mail para cada destinatario.
    • Si se indica cómo No, se enviará un e-mail por cada documento, aunque haya varios documentos con el mismo destinatario.
  2. Plantilla predefinida Campo para seleccionar un registro de Plantilla de e-mail registrado en el programa. Al seleccionar una plantilla, los campos Asunto y/o Mensaje cargarán con los datos de la plantilla automáticamente.
  3. Asunto: Campo obligatorio para introducir el asunto del correo electrónico.
  4. Mensaje: Campo obligatorio para introducir el cuerpo del mensaje de correo.
  5. Añadir tu firma de empleado: Campo para seleccionar si se incluye en el correo la firma que esté configurada para el empleado.
  6. Añadir firma de la empresa: Campo para seleccionar si se incluye en el correo la firma que esté configurada para la empresa.
  7. Máximo de conceptos por página: Campo para indicar la cantidad de conceptos a mostrar en cada página. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  8. Conceptos menos a mostrar en primera página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la primera página del documento. Debido a que la primera página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran datos fiscales, es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  9. Conceptos menos a mostrar en última página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la última página del documento. Debido a que la última página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran observaciones, importes, etc., es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  10. Máximo de caracteres por concepto: Campo para indicar el Máximo de caracteres a mostrar en la descripción de cada concepto. Este parámetro permite limitar los caracteres para que la descripción de los conceptos no quede demasiado ancha. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  11. Ajustar alto de cada concepto: Campo para seleccionar si se ajusta o no el alto de cada concepto. Al establecer este parámetro a Sí, el programa forzará que cada concepto ocupe una sola línea, evitando que salte de línea. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  12. Mostrar precios: Campo para indicar si se muestran o no los precios en cada concepto del documento. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  13. Mostrar imágenes de conceptos: Campo para indicar si se muestran o no las imágenes de los productos en cada concepto del documento. En caso de dejar el campo por defecto, el documento cargará según la configuración de la plantilla.

Una vez indicados todos estos datos, se puede lanzar el proceso y el sistema programará el envío de correos a cada cliente con sus presupuestos adjuntos.

Cabe aclarar que el envío no se realiza instantáneamente, sino que pueden tardar hasta un máximo de 30 minutos en enviarse los correos.

Proceso: Enviar a un e-mail concreto

En este proceso el sistema permite enviar todos los documentos seleccionados en un único correo electrónico a una dirección de e-mail específica, algo muy útil en casos como el envío de documentos a la asesoría de la empresa.

Para lanzar este proceso se deben indicar los siguientes parámetros:

  1. E-mail de origen: Campo obligatorio para indicar la dirección de correo desde la que se envía el e-mail. Este campo carga por defecto la dirección del usuario logueado, pero puede modificarse para indicar una distinta.
  2. Nombre: Campo obligatorio para indicar el nombre de quien envía el e-mail. Este campo carga por defecto con el nombre del empleado asociado al usuario logueado, pero puede modificarse para indicar uno distinto.
  3. E-mail de destino: Campo obligatorio para indicar la dirección de correo desde la que se envía el e-mail. Este campo carga por defecto la dirección del usuario logueado, pero puede modificarse para indicar una distinta.
  4. Plantilla predefinida Campo para seleccionar un registro de Plantilla de e-mail registrado en el programa. Al seleccionar una plantilla, los campos E-mail de origen, Nombre, Asunto y/o Mensaje cargarán con los datos de la plantilla automáticamente.
  5. Asunto: Campo obligatorio para introducir el asunto del correo electrónico.
  6. Mensaje: Campo obligatorio para introducir el cuerpo del mensaje de correo.
  7. Añadir tu firma de empleado: Campo para seleccionar si se incluye en el correo la firma que esté configurada para el empleado.
  8. Añadir firma de la empresa: Campo para seleccionar si se incluye en el correo la firma que esté configurada para la empresa.
  9. Máximo de conceptos por página: Campo para indicar la cantidad de conceptos a mostrar en cada página. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  10. Conceptos menos a mostrar en primera página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la primera página del documento. Debido a que la primera página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran datos fiscales, es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  11. Conceptos menos a mostrar en última página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la última página del documento. Debido a que la última página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran observaciones, importes, etc., es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  12. Máximo de caracteres por concepto: Campo para indicar el Máximo de caracteres a mostrar en la descripción de cada concepto. Este parámetro permite limitar los caracteres para que la descripción de los conceptos no quede demasiado ancha. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  13. Ajustar alto de cada concepto: Campo para seleccionar si se ajusta o no el alto de cada concepto. Al establecer este parámetro a Sí, el programa forzará que cada concepto ocupe una sola línea, evitando que salte de línea. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  14. Mostrar precios: Campo para indicar si se muestran o no los precios en cada concepto del documento. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  15. Mostrar imágenes de conceptos: Campo para indicar si se muestran o no las imágenes de los productos en cada concepto del documento. En caso de dejar el campo por defecto, el documento cargará según la configuración de la plantilla.

Una vez indicados todos estos datos se puede lanzar el proceso y el sistema enviará, de forma agrupada, todos los documentos seleccionados a la dirección de correo indicada.

Proceso: Modificar empleado asignado

Este proceso permite editar de forma rápida el empleado asignado a una o varios presupuestos, ya que está disponible tanto en la ficha de cada registro como en el listado, para poder editar este valor en varios presupuestos de forma masiva.

Para lanzarlo, solamente se debe indicar un único parámetro de forma obligatoria:

  • Empleado: Campo para seleccionar el empleado que se quiere asignar al presupuesto.

Una vez seleccionado este campo, se debe pulsar sobre el botón Ejecutar proceso, y el empleado asignado al presupuesto se actualizará indicando ahora el empleado seleccionado en el proceso.

Proceso: Modificar empleado para comisión

Este proceso es similar al anterior, pero en este caso permite editar de forma rápida el empleado seleccionado como comisionista sobre uno o varios presupuestos.

El proceso está disponible tanto en la ficha de cada registro como en el listado, para poder editar este valor en varios presupuestos de forma masiva, y para lanzarlo, solamente se debe indicar un único parámetro:

  • Empleado: Campo para seleccionar el empleado que tendrá comisión sobre la venta asociada al presupuesto. En caso que no se seleccione ninguno, los registros procesados quedarán sin empleado comisionista asociado.

Una vez seleccionado este campo, se debe pulsar sobre el botón Ejecutar proceso, y el empleado con comisión del presupuesto se actualizará indicando ahora el empleado seleccionado en el proceso.

Informe: Impresión / envío de documento

Este informe genera un documento detallado con toda la información del presupuesto, pudiendo visualizarlo en la pantalla e imprimirlo desde el programa.

Si se selecciona más de un registro, se creará un documento independiente para cada uno. Si se accede al informe desde la ficha de un registro, además permite obtenerlo en formato PDF o enviarlo por e-mail.

Los datos que se muestran en cada documento se generan en función de la plantilla asociada a dicho documento. Por ejemplo, si en una plantilla se indica que no se muestre el precio con impuestos en los conceptos, no se mostrará ese valor, y si se indica que sí, entonces si se mostrará.

Para generar el informe hay que indicar los siguientes parámetros.

  1. Máximo de conceptos por página: Campo para indicar la cantidad de conceptos a mostrar en cada página.
  2. Conceptos menos a mostrar en primera página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la primera página del documento. Debido a que la primera página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran datos fiscales, es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales.
  3. Conceptos menos a mostrar en última página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la última página del documento. Debido a que la última página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran observaciones, importes, etc., es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales.
  4. Máximo de caracteres por concepto: Campo para indicar el Máximo de caracteres a mostrar en la descripción de cada concepto. Este parámetro permite limitar los caracteres para que la descripción de los conceptos no quede demasiado ancha.
  5. Ajustar alto de cada concepto: Campo para seleccionar si se ajusta o no el alto de cada concepto. Al establecer este parámetro a Sí, el programa forzará que cada concepto ocupe una sola línea, evitando que salte de línea.
  6. Mostrar precios: Campo para indicar si se muestran o no los precios en cada concepto del documento.
  7. Mostrar imágenes de conceptos: Campo para indicar si se muestran o no las imágenes de los productos en cada concepto del documento. En caso de dejar el campo por defecto, el documento cargará según la configuración de la plantilla.

Si alguno de los campos se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.

Total de productos en documentos

Este informe muestra el total de productos incluídos en los documentos seleccionados.

Para poder obtener el informe se deben seleccionar los documentos de los que se desea obtener el listado y acceder al panel de Informes. Si no se selecciona ningun documento, se incluirán todos los registros que cumplan los filtros seleccionados en el listado.

Al seleccionar el informe se pueden indicar los siguientes parámetros para filtrar los resultados, según sea necesario:

  • Categoría: Campo para seleccionar una categoría para obtener datos de productos solo de esta.
  • Incluir categorías hijas: Campo para incluir las catergorías hijas a la seleccionada. Por defecto carga con el valor Sí.
  • Marca / fabricante: Campo para seleccionar marca / fabricante para obtener datos de productos solo de esta.
  • Temporada: Campo para seleccionar una temporada específica para obtener datos de productos solo de esta.
  • Proveedor: Campo para seleccionar una temporada específica para obtener datos de productos solo de esta.
  • Producto: Campo para seleccionar un producto específico sobre el que obtener sus ventas en el informe.
  • Filas por página: En caso de mostrar el informe por pantalla, PDF o imprimirse, este es el número de líneas que contendrá cada página.

Una vez seleccionados los filtros deseados para obener el informe, se puede elegir entre los diferentes formatos de salida:

  • Mostrar en pantalla
  • Imprimir
  • Sacar en PDF
  • Sacar en CSV (Excel)
  • Enviar por e-mail

Para cada producto se indican algunos datos identificativos del mismo, cantidad total, base imponible, impuestos e importe total.

Pedidos de venta

En el apartado de pedidos se puede registrar cada pedido emitido a los clientes referido a productos o servicios que va proporcionar o realizar la empresa.

Se puede acceder a los registros desde el panel principal a Ventas -> Documentos -> Pedidos de venta.

Los registros se indican por colores dependiendo del estado de proceso de cada documento:

  • Rojo: No se ha procesado ningún concepto del documento.
  • Amarillo: Se han procesado parcialmente los conceptos incluidos.
  • Verde: Se ha procesado la totalidad de los conceptos que se incluyen en el documento.

Procesar un concepto significa haberlo incluido en otro documento generado a partir del pedido, como por ejemplo un albarán. Otra forma de procesar los conceptos es descartarlos, es decir, indicar al programa que ya nunca van a ser incluidos en otros documentos del ciclo de ventas.

Movimientos de stock de los pedidos de venta

Al introducir un pedido de venta en el sistema o al generarlo a partir de otro documento, automáticamente el sistema registrará los movimientos de stock asociados al pedido.

Para los pedidos de venta, cada concepto que se incluya verá alterado su valor de stock "Pendiente de entrega" en su registro de stock asociado al almacén indicado en el concepto. Si el concepto cuenta con múltiples referencias, esto se aplicará a cada una de ellas.

Por ejemplo, si tenemos un producto llamado CAMISETA con las tallas M, L Y XL, y lo introducimos en un pedido de venta con 3 unidades en cada referencia, para el almacén PRINCIPAL, el programa generará, para la referencia M del producto CAMISETA en el almacén PRINCIPAL un movimiento de stock con +3 unidades Pendientes de entrega, actualizando su registro de stock. Lo mismo ocurrirá para las referencias L y XL.

Por otro lado, cuando se genera un documento a partir del pedido, ya sea un albarán o factura, o si se descartan unidades, ocurre justo lo contrario: las cantidades traspasadas o descartadas generan un movimiento de stock negativo en el valor “Pendiente de entrega”.

Por ejemplo, si se genera un albarán a partir del concepto explicado anteriormente, para la referencia M, se creará un movimiento de stock con -3 unidades Pendientes de entrega, y otro con -3 unidades en stock asociado al albarán, ya que al emitir un albarán se entiende que ya no se dispone de ese stock.

Crear desde cero un pedido de venta

Para registrar un nuevo pedido de venta es necesario indicar:

  1. Datos generales
    • Datos del documento
      • Cliente: Campo obligatorio para seleccionar el cliente que se realiza el pedido de venta. Al seleccionar el cliente se cargarán todos sus campos establecidos por defecto, como la forma de cobro, el tipo de vencimiento, etc.
      • Descripción: Campo para indicar un nombre interno e identificar el documento en listados, etc. y diferenciarlo de otros documentos.
      • Fecha: Campo obligatorio para indicar fecha de emisión del documento.
      • Empresa: Campo obligatorio para seleccionar la empresa propia asignada a este pedido.
      • Serie/Contador: A partir de la serie se generará el nº de documento. Automáticamente carga el valor de la serie para pedidos asignada por defecto en la empresa seleccionada.
      • Número de documento: Campo no editable que el programa asigna automáticamente a partir de la serie y que permite identificar a cada documento de los demás, ya que genera valores únicos.
      • Canal de venta: Campo para seleccionar el medio por el que se realiza la venta. Sirve para poder filtrar por ejemplo en informes de rentabilidad y sacar rentabilidades agrupadas por canal de venta. También sirve para saber si se deben aplicar o no ofertas en función de los canales asociados a esas ofertas.
    • Datos de Cobro:
      • Forma de cobro: Campo de selección para indicar el medio por el que se va a realizar el cobro en el momento de la venta.
      • Tipo de vencimiento: Campo de selección para indicar los plazos para hacer efectivo el cobro, parcial o total, del importe total del pedido.
      • Cuenta bancaria: Campo de selección para indicar la cuenta de la empresa a la que se va a realizar el abono del cobro en el momento de la venta.
      • Cuenta del cliente: Campo de selección para indicar la cuenta bancaria del cliente a la que se va a realizar el cobro en el momento de la venta.
      • Moneda: Campo de selección para la divisa en la que se emite el documento y por la que se va a realizar el cobro en el momento de la venta.
    • Estado
      • Fecha de envío: Selección de la fecha en que se debe enviar la mercancía del pedido o realizar los servicios. En caso de procesar el envío con alguna de las integraciones de logística , este campo se rellenará automáticamente con la fecha de recogida comunicada por la empresa de transporte.
      • Dirección de envío: Dirección del cliente a la que se envía la mercancía o prestación del servicio del pedido.
      • Método de envío: Campo informativo no editable donde se muestra el método de envio seleccionado por el cliente al realizar el pedido en la tienda online.
      • Número de envío / seguimiento: Campo para indicar el número de seguimiento del paquete facilitado por la empresa de transporte. En el caso de tramitar el envío mediante alguna de las integraciones de logística , este campo se rellenará automáticamente con el número de seguimiento creado en el momento de ejecutar el proceso para comunicar el envío a la empresa.
      • URL de seguimiento del: Campo para indicar la dirección web facilitada por la empresa de transporte, donde realizar de seguimiento del paquete. En el caso de tramitar el envío mediante alguna de las integraciones de logística , este campo se rellenará automáticamente con URL de seguimiento creada en el momento de ejecutar el proceso para comunicar el envío a la empresa de transporte.
      • Contiene regalo Campo informativo no editable, exclusivo de Tienda online, donde se indica si el pedido tiene algún concepto para regalo. Por defecto es No pero se marca a Sí en caso que tenga al menos un concepto marcado para regalo al realizar el pedido en la tienda online. Los conceptos que son regalo se detallan en el documento impreso.
      • Estado: Campo de selección para indicar la situación del pedido, pudiendo ser:
        • No enviado.
        • En preparación.
        • Enviado.
        • Listo para recoger.
        • Incidencia.
        • Entregado.
      • Procesado: Campo informativo no editable con la situación de gestión del pedido, cargado por defecto como Sin procesar. Este valor se actualiza en el momento que se procesa el pedido al generar otro documento desde él como el albarán o factura de venta.
    • Otros datos:
      • Plantilla de impresión: Campo de selección para el modelo de impresión del pedido, según los modelos de plantillas registrados en el programa.
      • Empleado asignado: Campo de selección para indicar el empleado responsable de la gestión del pedido.
      • Empleado comisión: Campo de selección para indicar el empleado que tiene comisión sobre la venta asociada al pedido. Este campo carga por defecto con el empleado de comisiones seleccionado para el cliente del documento, pero puede modificarse si fuera necesario.
      • Observaciones: Campo de texto para indicar información adicional del pedido para el cliente. Se mostrará al final del documento, justo antes del texto al pie.
      • Texto al pie: Campo de texto que se muestra al final del documento. Suele utilizarse para indicar por ejemplo los datos registrales de la empresa, datos relativos a la protección de datos, etc.
      • Observaciones internas: Campo de texto para indicar información adicional sobre el pedido de manera interna en la empresa.
  2. Conceptos
    • Base imponible: Campo informativo no editable con el cálculo total de la base imponible de todos conceptos del pedido.
    • Impuesto opcional: Campo para seleccionar si hay algún impuesto global que aplicar a todos los conceptos del pedido. Por ejemplo, si eres autónomo y tienes que facturar incluyendo ya el I.R.P.F., se debe indicar en este campo.
    • Impuestos: Campo informativo no editable con el cálculo total de impuestos para todos los conceptos del pedido.
    • Importe: Campo informativo no editable con el resultado de la suma de base imponible e impuestos totales del pedido de venta.
    • Listado de conceptos: Se detallan todos los conceptos añadidos al documento, con las acciones disponibles, el nombre del producto, cantidad, precio unitario y totales detallados.

      Listado de conceptos añadidos al pedido.

    • Filtrar producto: Campo para filtrar entradas de conceptos por los datos del producto incluido.
    • Eliminar un concepto: Botón incluido en las acciones de cada concepto para eliminar de forma directa ese concepto de la lista.

      Selección para eliminar conceptos añadidos al pedido.

    • Pantalla de nuevo concepto / modificar concepto

      Pantalla de nuevo concepto / modificar concepto.

      • Buscar producto: Campo de selección para productos registrados en el programa. Cuenta con una serie de botones adicionales:
        • Modificar: Permite editar el registro del producto seleccionado. Este botón solo es visible y disponible al momento de seleccionar un producto.
        • Ver stock: Permite consultar el stock del producto seleccionado en los diferentes almacenes registrados en el sistema. Este botón solo es visible y disponible al momento de seleccionar un producto.
        • Nuevo producto: Permite crear un nuevo producto en el momento de registrar el concepto del documento.
        • Genérico: Para añadir al concepto un producto genérico.
      • Descripción del producto: Campo de texto que carga la información registrada en el producto en el momento de su selección, pudiendo ampliar la información del producto para el pedido.
      • Impuesto: Campo de selección para el porcentaje de impuesto que se aplica según el producto.
      • 2º tipo de impuesto: Campo de selección para el 2º tipo de impuesto que se aplica, si procede.
      • 2º impuesto: Campo de selección para el porcentaje del 2º tipo de impuesto que se aplica según el producto. Se debe seleccionar un valor siempre que se indique el 2º tipo de impuesto.
      • Tipo de operación / régimen de IVA: Campo para seleccionar el tipo de operación o régimen de IVA que aplica para este concepto. Si no aplica ningún régimen especial, debe indicarse el régimen de IVA en el que esté registrado su negocio: régimen general, simplificado o de recargo de equivalencia. Se precarga el valor por defecto de la regla de impuestos para la venta asociada al producto seleccionado.
      • Motivo de no sujeción / exención: Campo solo visible si el tipo de impuesto es del 0%, que sirve para indicar el motivo de dicha exención. Se precarga el valor por defecto de la regla de impuestos para la venta asociada al producto seleccionado.
      • Texto legal de no sujeción / exención: Campo solo visible si el tipo de impuesto es del 0%, que sirve para indicar el texto legal a mostrar en el documento por dicha exención. Se precarga el valor por defecto de la regla de impuestos para la venta asociada al producto seleccionado.
      • Precio: Campo para indicar el precio de venta sin impuestos por cada unidad del producto que se incluye en el concepto.
      • % dto.: Campo para indicar el porcentaje de descuento que se aplica sobre el precio.
      • Importe dto./u.: Campo para indicar el importe descuento por unidad, sin impuestos, del producto que se incluye en el concepto.
      • Precio unitario: Campo informativo no editable. Se calcula dividiendo la base imponible entre la cantidad.
      • Unidad de medida: Campo de selección para contabilizar las cantidades del producto que se incluyen en el concepto. Por ejemplo: unidades, metros, gramos, litros, horas, etc.
      • Precio c/impuestos: Campo para indicar el precio del producto con impuestos.
      • Imp. dto./u. c/ impuestos: Campo para indicar el importe de descuento por unidad con impuestos incluidos.
      • P. c/ impuestos unitario: Campo informativo no editable. Se calcula dividiendo el importe entre la cantidad.
      • Base imponible: Campo informativo no editable con el cálculo de la base imponible por el total del concepto.
      • Impuestos: Campo informativo no editable con el cálculo de los impuestos correspondientes por el total del concepto.
      • Total: Campo informativo no editable con el total a pagar por el concepto. Su valor es el cálculo total de la suma de la base imponible más los impuestos.
      • Cantidad por referencia: Campo para indicar el número de unidades del producto por cada referencia independiente registrada. Por ejemplo, cantidades de la misma prenda por cada talla. Campos solo disponibles para productos con varias referencias registradas en el programa.
      • Cantidad: Campo para indicar el número de unidades totales del producto que se incluyen en el concepto. Si el producto tiene los campos de cantidad por referencia, el campo es solo informativo y no editable mostrando el total de productos introducidos por cada referencia.
      • Decimales redondeos: Campo para indicar la cantidad de decimales para tener en cuenta en los cálculos de precio, descuentos e impuestos.
Modificar un pedido de venta

Para modificar un pedido de venta, se debe pulsar el botón negro con el lápiz en las opciones de ese registro.

Selección para modificar registros en el listado de pedidos.

Al pulsar sobre el botón, se abrirá una pantalla como la de nuevo registro, con todos los campos disponibles para la edición de los datos del documento.

Se debe tener en cuenta que el programa tiene restricciones a la hora de modificar documentos. Por ejemplo, no se podrán modificar algunos datos de documentos ya procesados total o parcialmente, incluyendo conceptos, o conceptos o datos de documentos que procedan de otros.

Eliminar un pedido de venta

Para eliminar un pedido de venta, se debe pulsar sobre el botón rojo con la papelera del registro. Para borrar registros de forma masiva, se deben seleccionar en el listado y pulsar sobre el botón rojo con la papelera del menú superior.

A la hora de eliminar pedidos de venta hay que tener en cuenta que:

  1. También se eliminan los registros que pueda tener asociados de:
    • Conceptos
    • Impuestos
    • Movimientos de stock
    • Procedencia
  2. No se pueden eliminar registros si han sido total o parcialmente procesados, o si están asociados con:
    • Trazabilidad de albaranes
    • Trazabilidad de facturas
Ficha de pedido de venta

Para ver los datos de cada pedido detalladamente, el listado de pedidos permite acceder a la ficha de cada registro, pulsando sobre el icono gris con la carpeta.

Selección para acceder a la ficha de un registro en el listado de pedidos.

En la ficha del pedido se puede ver toda su información con detalle de sus datos generales y los totales de base imponible, impuestos y el importe total del documento.

Detalle de ficha de un pedido.

En la parte inferior, organizado por pestañas, se muestra el listado de conceptos, los impuestos según el tipo, movimientos de stock, procedencia y listados de trazabilidad en cada documento que esté relacionado con el pedido.

Calendario de pedidos de venta

El calendario de pedidos de venta permite una visión en el tiempo de todos los registros realizados en el programa para este tipo de documentos.

Se puede acceder desde el panel principal en Ventas -> Calendarios de documentos -> Calendario de pedidos de venta.

Detalle de calendario de pedidos.

  1. Nombre y año del mes actual que se está visualizando con botones para avanzar y retroceder en el tiempo.
  2. Formulario para búsqueda de meses para cambiar el calendario a un mes concreto, con selección de mes y campo para indicar el año.
  3. Calendario del mes actual que se está visualizando. Cada día que tenga uno o más registros, mostrará un mensaje de los registros de ese día.
  4. Detalle de día con registros. Al pulsar sobre el mensaje de registros, se abrirá una pantalla con la lista detallada de registros de ese día con todas las opciones para su gestión.
Pedidos desglosados

El apartado de pedidos desglosados muestra todos los conceptos de pedidos registrados en el programa.

Este listado es solo informativo y no se puede editar. Para cambiar esta información, se debe acceder al pedido correspondiente que contiene el concepto.

Se puede acceder al listado desde el panel principal en Ventas -> Documentos desglosados -> Pedidos desglosados.

En el listado se puede ver para cada concepto:

  • Descripción del documento
  • Fecha
  • Cliente
  • Documento
  • Producto
  • Descripción
  • Referencia
  • Unidad de medida
  • Cantidad
  • Almacén
  • Precio
  • PVP
  • Importe dto./u.
  • Imp. dto./u. c/ impuestos
  • % dto.
  • Precio unitario
  • PVP unitario
  • Impuesto
  • 2º impuesto
  • Base imponible
  • Impuestos
  • Importe
  • Fecha de entrega
  • Empresa
  • Estado del documento
  • Decimales redondeo cálculos
  • 2º tipo de impuesto
  • Estado de proceso
  • Cantidad procesada
  • Además de otros campos

Se puede acceder a los totales de base imponible, impuestos e importe total en el botón de totales del menú superior, de color azul indicado con una calculadora.

Además, se pueden exportar entradas para visualizarlas en la pantalla, imprimirlas, sacar un documento PDF o un archivo CSV para visualizar los datos en hojas de cálculo como Excel.

La herramienta para exportación cuenta con un filtro para seleccionar los campos que se deseen exportar, así como los siguientes parámetros:

  1. Filas por página: Campo para indicar la cantidad de registros que se incluirán en una página.
  2. Orientación: Campo para seleccionar la disposición de la página donde se exporta el listado, con las opciones de vertical u horizontal
  3. Obtener datos relacionados en texto en lugar de su identificador: Por ejemplo, si se quiere mostrar el ID del producto guardado en el programa (un número identificativo), o mostrar en su lugar el nombre del producto.
  4. Formatear fechas al formato del idioma de trabajo (por ejemplo, DD/MM/AAAA) en lugar de mostrarlas en formato SQL (AAAA-MM-DD).
Procesos para generar pedidos de venta a partir de otros documentos

El programa permite generar pedidos de venta de forma automatizada desde dos tipos de documentos:

  • Presupuestos de venta: Accediendo desde el panel principal a Ventas -> Documentos -> Presupuestos de venta.
  • Facturas proforma: Accediendo desde el panel principal a Ventas -> Documentos -> Facturas proforma.

El programa permite generar pedidos de forma automatizada a partir de los presupuestos o las facturas proforma, mediante procesos.

Proceso: Generar pedido de venta (desde Presupuestos o desde Facturas proforma).

Dentro del listado de cada tipo de documento (Ventas -> Documentos -> Presupuestos de venta y Ventas -> Documentos -> Facturas proforma), se debe seleccionar el registro que se va a transmitir al nuevo pedido de venta y acceder al Proceso: Generar pedido de venta.

Incluso se pueden seleccionar varios presupuestos o facturas proforma para generar un pedido que agrupe conceptos de todos ellos, siempre que todos pertenezcan al mismo cliente y tengan asignada la misma moneda.

Para abrir el proceso se deben indicar los siguientes parámetros:

  1. Serie: Campo obligatorio para seleccionar el contador utilizado para el nuevo documento. El valor cargado automáticamente es la serie indicada por defecto para los nuevos pedidos de venta de la empresa principal indicada en los parámetros del programa.
  2. Fecha para el nuevo documento: Campo obligatorio para indicar la fecha que tendrá asignada el nuevo documento.
  3. Almacén: Campo obligatorio para indicar el almacén del que saldrán los productos o servicios vendidos en el pedido.

Una vez cumplimentados todos los campos, se abre el proceso y se muestra el detalle de todos los conceptos incluidos en los presupuestos seleccionados. En este listado se puede editar el contenido para cambiar alguna cantidad o eliminar algún concepto, si es necesario, para volcar esos datos en el nuevo documento de pedido de venta.

Al abrir el proceso, se listarán todos los conceptos del documento de origen, cada uno con la cantidad Pendiente de procesar igual a la cantidad total del concepto, y la cantidad A procesar ahora a cero, pudiendo editarlas para cada uno.

Proceso generar pedido de venta: detalle de cantidades.

Cada fila se indica por colores dependiendo de las cantidades indicadas para procesar:

  • Rojo: No se ha indicado ninguna cantidad.
  • Amarillo: Se ha indicado una cantidad menor a la indicada concepto del presupuesto.
  • Verde: Se ha indicado la cantidad total del concepto del presupuesto.

En la parte inferior se indica la información del Documento de origen, es decir, desde el que se está lanzando el proceso, y los datos del Documento a generar. En este último se detalla la base imponible y el importe total del pedido que se va a generar, totales que se irán actualizando a medida que se vayan indicando las cantidades a procesar en cada concepto, lo que permite comprobar el importe final del documento que se va a generar.

El campo Escanear código de barras permite procesar conceptos de manera rápida buscando cada producto por su código, buscando por su código de barras, referencia interna o referencia del proveedor.

Proceso generar pedido de compra: Escaneo de código para procesar concepto.

El código se puede introducir manualmente o con un lector para hacerlo más dinámico, detallando a la derecha el último código escaneado y nombre del producto al que corresponde.

Al momento de introducir un código, el proceso buscará ese código automáticamente entre los conceptos del documento de origen (la tabla que se muestra en el proceso). Cuando se encuentra el código en uno de los conceptos, se sumará una unidad en su columna A procesar ahora.

Los conceptos que se quieran procesar por sus cantidades totales, se pueden seleccionar y pulsar sobre el botón Procesar seleccionados de la parte superior.

Proceso generar pedido de venta: selección de concepto para procesar.

Para procesar parcialmente un concepto, se debe pulsar sobre el botón de modificar. Se abrirá una nueva pantalla con los datos del producto del concepto, con el campo A procesar ahora con el total de unidades del concepto, para indicar la cantidad deseada. Si el producto tiene más de una referencia, se mostrará un campo para indicar una cantidad específica por cada referencia.

Proceso generar pedido de venta: confirmación de cantidad para procesar un concepto parcialmente.

Una vez introducida la cantidades deseadas, se debe pulsar sobre el botón Confirmar, y al cerrarse la ventana se puede comprobar que las cantidades para procesar en el concepto se habrán actualizado, al igual que los totales del documento.

Una vez indicadas todas las cantidades a procesar, se debe pulsar en el botón Generar documento.

Al generar el documento, se creará un nuevo registro de pedido de venta y se puede consultar accediendo desde el panel principal a Ventas -> Documentos -> Pedidos de venta.

Proceso: Generar varios pedidos de venta (desde Presupuestos o desde Facturas proforma).

Además, existe el proceso de Generar varios pedidos de venta desde la pantalla de presupuestos o desde facturas proforma para ejecutarlo y generar automáticamente los pedidos de venta con los registros seleccionados, de forma directa. En este proceso los parámetros a indicar son:

  1. Serie: Campo obligatorio para seleccionar el contador utilizado para los nuevos documentos. El valor cargado automáticamente es la serie indicada por defecto para los nuevos pedidos de venta de la empresa principal indicada en los parámetros del programa.
  2. Fecha para el nuevo documento: Campo obligatorio para indicar la fecha que tendrán los documentos generados.
  3. Agrupar documentos: Si se establece a Sí, se agruparán todos los presupuestos de cada cliente en un único pedido. Sino, se generará un pedido por cada presupuesto.
Procesos: Generar documentos de venta a partir de pedidos

El programa permite generar diferentes documentos a partir del registro de pedidos.

El funcionamiento de estos procesos se explica en la sección de la ayuda correspondiente a cada uno de los documentos.

Proceso: Duplicar un pedido

El programa permite crear un nuevo pedido de venta a partir de un pedido ya registrado, pudiendo seleccionar varias entradas del listado para duplicar a la vez.

En el proceso se puede ejecutar desde el listado de pedidos, o desde la ficha de cada pedido para generar una copia de ese registro concreto.

En el proceso se deben indicar dos parámetros, ambos obligatorios:

  1. Fecha para los nuevos documentos: Campo para indicar la fecha que tendrá el nuevo documento.
  2. Fecha de envío: Campo para indicar la fecha de envío que tendrá cada nuevo documento generado.
  3. Serie: Campo para seleccionar el contador que se utilizará para generar el nuevo documento. El valor cargado automáticamente es la serie indicada por defecto para los nuevos pedidos de venta de la empresa principal del programa.

Al ejecutar el proceso, se creará una nueva entrada en la lista de pedidos por cada registro seleccionado y será accesible para su revisión, edición o eliminarla si es necesario.

Proceso: Enviar por e-mail

Este proceso permite enviar directamente desde el programa correos electrónicos a los clientes, con los pedidos adjuntos en formato PDF.

A este proceso se puede acceder desde la ficha del pedido, o desde la lista de pedidos para enviar uno o varios, según selección.

Para realizar el envío de documentos por correo electrónico, se deben seleccionar los documentos que se van a enviar y al abrir el proceso, se deben cumplimentar los siguientes parámetros:

  1. Enviar agrupados: Campo de selección para agrupar los documentos en los correos.
    • Si se indica como Sí (recomendado), los documentos se agruparán en un único e-mail para cada destinatario.
    • Si se indica cómo No, se enviará un e-mail por cada documento, aunque haya varios documentos con el mismo destinatario.
  2. Plantilla predefinida Campo para seleccionar un registro de Plantilla de e-mail registrado en el programa. Al seleccionar una plantilla, los campos Asunto y/o Mensaje cargarán con los datos de la plantilla automáticamente.
  3. Asunto: Campo obligatorio para introducir el asunto del correo electrónico.
  4. Mensaje: Campo obligatorio para introducir el cuerpo del mensaje de correo.
  5. Añadir tu firma de empleado: Campo para seleccionar si se incluye en el correo la firma que esté configurada para el empleado.
  6. Añadir firma de la empresa: Campo para seleccionar si se incluye en el correo la firma que esté configurada para la empresa.
  7. Máximo de conceptos por página: Campo para indicar la cantidad de conceptos a mostrar en cada página. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  8. Conceptos menos a mostrar en primera página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la primera página del documento. Debido a que la primera página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran datos fiscales, es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  9. Conceptos menos a mostrar en última página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la última página del documento. Debido a que la última página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran observaciones, importes, etc., es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  10. Máximo de caracteres por concepto: Campo para indicar el Máximo de caracteres a mostrar en la descripción de cada concepto. Este parámetro permite limitar los caracteres para que la descripción de los conceptos no quede demasiado ancha. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  11. Ajustar alto de cada concepto: Campo para seleccionar si se ajusta o no el alto de cada concepto. Al establecer este parámetro a Sí, el programa forzará que cada concepto ocupe una sola línea, evitando que salte de línea. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  12. Mostrar precios: Campo para indicar si se muestran o no los precios en cada concepto del documento. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  13. Mostrar imágenes de conceptos: Campo para indicar si se muestran o no las imágenes de los productos en cada concepto del documento. En caso de dejar el campo por defecto, el documento cargará según la configuración de la plantilla.

Una vez indicados todos estos datos, se puede lanzar el proceso y el sistema programará el envío de correos a cada cliente con sus pedidos adjuntos.

Cabe aclarar que el envío no se realiza instantáneamente, sino que pueden tardar hasta un máximo de 30 minutos en enviarse los correos.

Proceso: Enviar a un e-mail concreto

En este proceso el sistema permite enviar todos los documentos seleccionados en un único correo electrónico a una dirección de e-mail específica, algo muy útil en casos como el envío de documentos a la asesoría de la empresa.

Para lanzar este proceso se deben indicar los siguientes parámetros:

  1. E-mail de origen: Campo obligatorio para indicar la dirección de correo desde la que se envía el e-mail. Este campo carga por defecto la dirección del usuario logueado, pero puede modificarse para indicar una distinta.
  2. Nombre: Campo obligatorio para indicar el nombre de quien envía el e-mail. Este campo carga por defecto con el nombre del empleado asociado al usuario logueado, pero puede modificarse para indicar uno distinto.
  3. E-mail de destino: Campo obligatorio para indicar la dirección de correo desde la que se envía el e-mail. Este campo carga por defecto la dirección del usuario logueado, pero puede modificarse para indicar una distinta.
  4. Plantilla predefinida Campo para seleccionar un registro de Plantilla de e-mail registrado en el programa. Al seleccionar una plantilla, los campos E-mail de origen, Nombre, Asunto y/o Mensaje cargarán con los datos de la plantilla automáticamente.
  5. Asunto: Campo obligatorio para introducir el asunto del correo electrónico.
  6. Mensaje: Campo obligatorio para introducir el cuerpo del mensaje de correo.
  7. Añadir tu firma de empleado: Campo para seleccionar si se incluye en el correo la firma que esté configurada para el empleado.
  8. Añadir firma de la empresa: Campo para seleccionar si se incluye en el correo la firma que esté configurada para la empresa.
  9. Máximo de conceptos por página: Campo para indicar la cantidad de conceptos a mostrar en cada página. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  10. Conceptos menos a mostrar en primera página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la primera página del documento. Debido a que la primera página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran datos fiscales, es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  11. Conceptos menos a mostrar en última página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la última página del documento. Debido a que la última página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran observaciones, importes, etc., es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  12. Máximo de caracteres por concepto: Campo para indicar el Máximo de caracteres a mostrar en la descripción de cada concepto. Este parámetro permite limitar los caracteres para que la descripción de los conceptos no quede demasiado ancha. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  13. Ajustar alto de cada concepto: Campo para seleccionar si se ajusta o no el alto de cada concepto. Al establecer este parámetro a Sí, el programa forzará que cada concepto ocupe una sola línea, evitando que salte de línea. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  14. Mostrar precios: Campo para indicar si se muestran o no los precios en cada concepto del documento. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  15. Mostrar imágenes de conceptos: Campo para indicar si se muestran o no las imágenes de los productos en cada concepto del documento. En caso de dejar el campo por defecto, el documento cargará según la configuración de la plantilla.

Una vez indicados todos estos datos se puede lanzar el proceso y el sistema enviará, de forma agrupada, todos los documentos seleccionados a la dirección de correo indicada.

Proceso: Enviar notificación de envío de pedido

Este proceso permite enviar al cliente de un pedido una notificación vía e-mail, comunicando el envío de su pedido.

Para su ejecución, está disponible tanto en la ficha de cada pedido, para enviar la comunicación de ese pedido, como en el propio listado, lo que permite realizar el envío de forma masiva, y el sistema se encargará de comprobar la información de envío en cada pedido para comunicarla en el correo al cliente, adjuntando el enlace de seguimiento en caso de haberse enviado el paquete o paquetes del pedido a través de un proveedor logístico integrado en el software.

En cualquiera de los dos casos, al acceder al panel de procesos, se debe seleccionar la opción Enviar notificación de envío de pedido.

Panel de procesos: Selección de Enviar notificación de envío de pedido.

Al seleccionar el proceso, se puede comprobar que no tiene parámetros, por lo que simplemente se debe pulsar en el botón Ejecutar proceso para lanzarlo, y el sistema automáticamente se encargará de comprobar los datos del pedido, o pedidos seleccionados, para enviar la comunicación al cliente registrado, siempre y cuando este tenga indicada una dirección de correo electrónico.

Además, este proceso se integra con las funcionalidades adicionales de logística disponibles en la plataforma, de manera que, al procesar un pedido que tenga registrado un envío con una de las empresas de logística, el cliente recibirá en el correo, el detalle de la empresa y el código de seguimiento registrado para su pedido. Para más información, puede consultar el apartado de Proveedores logísticos , en el módulo de Integraciones.

Proceso: Modificar empleado asignado

Este proceso permite editar de forma rápida el empleado asignado a uno o varios pedidos, ya que está disponible tanto en la ficha de cada registro como en el listado, para poder editar este valor en varios pedidos de forma masiva.

Para lanzarlo, solamente se debe indicar un único parámetro de forma obligatoria:

  • Empleado: Campo para seleccionar el empleado que se quiere asignar al pedido.

Panel de procesos: Selección de Modificar empleado asignado.

Una vez seleccionado este campo, se debe pulsar sobre el botón Ejecutar proceso, y el empleado asignado al pedido se actualizará indicando ahora el empleado seleccionado en el proceso.

Proceso: Modificar empleado para comisión

Este proceso es similar al anterior, pero en este caso permite editar de forma rápida el empleado seleccionado como comisionista sobre uno o varios pedidos.

El proceso está disponible tanto en la ficha de cada registro como en el listado, para poder editar este valor en varios registros de forma masiva, y para lanzarlo, solamente se debe indicar un único parámetro:

  • Empleado: Campo para seleccionar el empleado que tendrá comisión sobre la venta asociada al pedido. En caso que no se seleccione ninguno, los registros procesados quedarán sin empleado comisionista asociado.

Panel de procesos: Selección de Modificar empleado para comisión.

Una vez seleccionado este campo, se debe pulsar sobre el botón Ejecutar proceso, y el empleado con comisión del pedido se actualizará indicando ahora el empleado seleccionado en el proceso.

Proceso: Cambiar estado

Este proceso permite actualizar el estado de uno o varios pedidos de venta pudiendo, además, enviar un correo electrónico al cliente informando sobre la actualización en el estado de su pedido.

Adicionalmente, este proceso cuenta con un campo para editar la fecha de envío de uno o varios pedidos, y otros campos para indicar la información de seguimiento, específicos para actualizar estos datos de manera rápida al procesar un único pedido en concreto.

Este proceso está disponible en la ficha de cada registro y en el listado, lo que permite procesar varios pedidos de forma masiva.

Para ejecutar el proceso, se deben indicar los siguientes parámetros:

  • Nuevo estado: Campo obligatorio para seleccionar el nuevo estado que se desea asignar al pedido.
  • Avisar al cliente: Campo con las opciones Sí/No para indicar si se desea enviar correo electrónico al cliente informando sobre el cambio de estado de su pedido. Este correo solo se enviará a aquellos clientes que cuenten con una dirección de e-mail en su ficha.
  • Número de seguimiento: Campo para indicar el número de seguimiendo del pedido facilitado por la empresa de transporte. Este campo solo se debe rellenar solamente si se está procesando un único pedido, en caso contrario, se mostrará un mensaje de error y no se ejecutará el proceso.
  • URL de seguimiento: Campo para indicar la URL de seguimiendo online del pedido facilitada por la empresa de transporte. Este campo solo se debe rellenar solamente si se está procesando un único pedido, en caso contrario, se mostrará un mensaje de error y no se ejecutará el proceso.
  • Fecha de envío: Campo para indicar la fecha del envío para uno o varios pedidos que se procesen.

Panel de procesos: Selección de Cambiar estado.

Un vez indicados estos parámetros según corresponda, se debe pulsar sobre el botón Ejecutar proceso y los pedidos seleccionados se actualualizarán con el nuevo valor para el estado.

En caso de marcar a sí el aviso al cliente, se comprobará la ficha de cada cliente buscando su dirección de correo electrónico y, en caso de tenerla, se le enviará un email con los datos del pedido. Si el nuevo estado es "Enviado", se detallará en el correo el número de envío, la URL de seguimiento y la fecha de envío del pedido.

Proceso: Modificar empleado asignado

Este proceso permite editar de forma rápida el empleado asignado a una o varios pedidos, ya que está disponible tanto en la ficha de cada registro como en el listado, para poder editar este valor en varios pedidos de forma masiva.

Para lanzarlo, solamente se debe indicar un único parámetro de forma obligatoria:

  • Empleado: Campo para seleccionar el empleado que se quiere asignar al pedido.

Una vez seleccionado este campo, se debe pulsar sobre el botón Ejecutar proceso, y el empleado asignado al pedido se actualizará indicando ahora el empleado seleccionado en el proceso.

Proceso: Modificar empleado para comisión

Este proceso es similar al anterior, pero en este caso permite editar de forma rápida el empleado seleccionado como comisionista sobre uno o varios pedidos.

El proceso está disponible tanto en la ficha de cada registro como en el listado, para poder editar este valor en varios pedidos de forma masiva, y para lanzarlo, solamente se debe indicar un único parámetro:

  • Empleado: Campo para seleccionar el empleado que tendrá comisión sobre la venta asociada al pedido. En caso que no se seleccione ninguno, los registros procesados quedarán sin empleado comisionista asociado.

Una vez seleccionado este campo, se debe pulsar sobre el botón Ejecutar proceso, y el empleado con comisión del pedido se actualizará indicando ahora el empleado seleccionado en el proceso.

Informe: Impresión / envío de documento

Este informe genera un documento detallado con toda la información del pedido, pudiendo visualizarlo en la pantalla e imprimirlo desde el programa.

Si se selecciona más de un registro, se creará un documento independiente para cada uno. Si se accede al informe desde la ficha de un registro, además permite obtenerlo en formato PDF o enviarlo por e-mail.

Los datos que se muestran en cada documento se generan en función de la plantilla asociada a dicho documento. Por ejemplo, si en una plantilla se indica que no se muestre el precio con impuestos en los conceptos, no se mostrará ese valor, y si se indica que sí, entonces si se mostrará.

Para generar el informe hay que indicar los siguientes parámetros.

  1. Máximo de conceptos por página: Campo para indicar la cantidad de conceptos a mostrar en cada página.
  2. Conceptos menos a mostrar en primera página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la primera página del documento. Debido a que la primera página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran datos fiscales, es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales.
  3. Conceptos menos a mostrar en última página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la última página del documento. Debido a que la última página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran observaciones, importes, etc., es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales.
  4. Máximo de caracteres por concepto: Campo para indicar el Máximo de caracteres a mostrar en la descripción de cada concepto. Este parámetro permite limitar los caracteres para que la descripción de los conceptos no quede demasiado ancha.
  5. Ajustar alto de cada concepto: Campo para seleccionar si se ajusta o no el alto de cada concepto. Al establecer este parámetro a Sí, el programa forzará que cada concepto ocupe una sola línea, evitando que salte de línea.
  6. Mostrar precios: Campo para indicar si se muestran o no los precios en cada concepto del documento.
  7. Mostrar imágenes de conceptos: Campo para indicar si se muestran o no las imágenes de los productos en cada concepto del documento. En caso de dejar el campo por defecto, el documento cargará según la configuración de la plantilla.

Si alguno de los campos se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.

Total de productos en documentos

Este informe muestra el total de productos incluídos en los documentos seleccionados.

Para poder obtener el informe se deben seleccionar los documentos de los que se desea obtener el listado y acceder al panel de Informes. Si no se selecciona ningun documento, se incluirán todos los registros que cumplan los filtros seleccionados en el listado.

Al seleccionar el informe se pueden indicar los siguientes parámetros para filtrar los resultados, según sea necesario:

  • Categoría: Campo para seleccionar una categoría para obtener datos de productos solo de esta.
  • Incluir categorías hijas: Campo para incluir las catergorías hijas a la seleccionada. Por defecto carga con el valor Sí.
  • Marca / fabricante: Campo para seleccionar marca / fabricante para obtener datos de productos solo de esta.
  • Temporada: Campo para seleccionar una temporada específica para obtener datos de productos solo de esta.
  • Proveedor: Campo para seleccionar una temporada específica para obtener datos de productos solo de esta.
  • Producto: Campo para seleccionar un producto específico sobre el que obtener sus ventas en el informe.
  • Filas por página: En caso de mostrar el informe por pantalla, PDF o imprimirse, este es el número de líneas que contendrá cada página.

Una vez seleccionados los filtros deseados para obener el informe, se puede elegir entre los diferentes formatos de salida:

  • Mostrar en pantalla
  • Imprimir
  • Sacar en PDF
  • Sacar en CSV (Excel)
  • Enviar por e-mail

Para cada producto se indican algunos datos identificativos del mismo, cantidad total, base imponible, impuestos e importe total.

Albaranes de venta

En el apartado de albaranes se puede registrar cada albarán enviado a los clientes con productos vendidos por la empresa.

Se puede acceder desde el panel principal a Ventas -> Documentos -> Albaranes de venta.

Los registros se indican por colores dependiendo del estado de proceso de cada documento:

  • Rojo: No se ha procesado ningún concepto del documento.
  • Amarillo: Se han procesado parcialmente los conceptos incluidos.
  • Verde: Se ha procesado la totalidad de los conceptos que se incluyen en el documento.

Procesar un concepto significa haberlo incluido en otro documento generado a partir del albarán, como por ejemplo una factura. Otra forma de procesar los conceptos es descartarlos, es decir, indicar al programa que ya nunca van a ser incluidos en otros documentos del ciclo de ventas.

Movimientos de stock de los albaranes de venta

Al introducir un albarán de venta en el sistema o al generarlo a partir de otro documento, automáticamente el sistema registrará los movimientos de stock asociados al albarán.

Para los albaranes de venta, cada concepto que se incluya verá alterado su valor de stock "Stock" en su registro de stock asociado al almacén indicado en el concepto. Si el concepto cuenta con múltiples referencias, esto se aplicará a cada una de ellas.

Por ejemplo, si tenemos un producto llamado CAMISETA con las tallas M, L y XL, y lo introducimos en un albarán de venta con 3 unidades en cada referencia, para el almacén PRINCIPAL, el programa generará, para la referencia M del producto CAMISETA en el almacén PRINCIPAL un movimiento de stock con -3 unidades en Stock, actualizando su registro de stock. Lo mismo ocurrirá para las referencias L y XL.

Por otro lado, cuando se genera un documento a partir del albarán, como por ejemplo una factura, ocurre justo lo contrario: las cantidades traspasadas o descartadas generan un movimiento de stock negativo en el valor "Stock".

Por ejemplo, si se genera una factura a partir del concepto explicado anteriormente, para la referencia M, se creará un movimiento de stock con +3 unidades en Stock, y otro con -3 unidades en stock asociado a la nueva factura, ya que la generación de la factura desde el albarán no implica un cambio en el stock.

Crear desde cero un albarán de venta

Para registrar un nuevo albarán es necesario indicar:

  1. Datos generales
    • Datos del documento
      • Cliente: Campo obligatorio para seleccionar el cliente que emite el albarán de venta. Al seleccionar el cliente se cargarán todos sus campos establecidos por defecto, como la forma de cobro, el tipo de vencimiento, etc.
      • Descripción: Campo para indicar un nombre interno e identificar el documento en listados, etc. y diferenciarlo de otros documentos.
      • Fecha: Campo obligatorio para indicar la fecha de envío del documento.
      • Empresa: Campo obligatorio para seleccionar la empresa propia asignada a este albarán.
      • Serie/Contador: A partir de la serie se generará el nº de documento. Automáticamente carga el valor de la serie para albaranes asignada por defecto en la empresa seleccionada.
      • Número de documento: Campo no editable que el programa asigna automáticamente a partir de la serie y que permite identificar a cada documento de los demás, ya que genera valores únicos.
      • Canal de venta: Campo para seleccionar el medio por el que se realiza la venta. Sirve para poder filtrar por ejemplo en informes de rentabilidad y sacar rentabilidades agrupadas por canal de venta. También sirve para saber si se deben aplicar o no ofertas en función de los canales asociados a esas ofertas.
    • Datos de cobro:
      • Forma de cobro: Campo de selección para indicar el medio por el que se va a realizar el cobro en el momento de la venta.
      • Tipo de vencimiento: Campo de selección para indicar los plazos para hacer efectivo el cobro, parcial o total, del importe total del presupuesto.
      • Cuenta bancaria: Campo de selección para indicar la cuenta de la empresa a la que se va a realizar el abono del cobro en el momento de la venta.
      • Cuenta del cliente: Campo de selección para indicar la cuenta bancaria del cliente a la que se va a realizar el cobro en el momento de la venta.
      • Moneda: Campo de selección para la divisa en la que se emite el documento y por la que se va a realizar el cobro en el momento de la venta.
    • Estado
      • Dirección de envío: Dirección del cliente a la que se envía la mercancía o prestación del servicio del albarán.
      • Procesado: Campo informativo no editable con la situación de gestión del albarán, cargado por defecto como Sin procesar. Este valor se actualiza en el momento que se procesa el albarán al generar otro documento desde él, como una factura.
      • Contiene regalo Campo informativo no editable, exclusivo de Tienda online, donde se indica si la el albarán tiene algún concepto para regalo. Por defecto es No pero se marca a Sí en caso que tenga al menos un concepto marcado para regalo al realizar el pedido en la tienda online. Los conceptos que son regalo se detallan en el documento impreso.
    • Otros datos:
      • Plantilla de impresión: Campo de selección para el modelo de impresión del albarán, según los modelos de plantillas registrados en el programa.
      • Empleado asignado: Campo de selección para indicar el empleado responsable de la gestión del albarán.
      • Empleado comisión: Campo de selección para indicar el empleado que tiene comisión sobre la venta asociada al albarán. Este campo carga por defecto con el empleado de comisiones seleccionado para el cliente del documento, pero puede modificarse si fuera necesario.
      • Observaciones: Campo de texto para indicar información adicional del albarán para el cliente. Se mostrará al final del documento, justo antes del texto al pie.
      • Texto al pie: Campo de texto que se muestra al final del documento. Suele utilizarse para indicar por ejemplo los datos registrales de la empresa, datos relativos a la protección de datos, etc.
      • Observaciones internas: Campo de texto para indicar información adicional sobre el albarán de manera interna en la empresa.
  2. Conceptos
    • Base imponible: Campo informativo no editable con el cálculo total de la base imponible de todos los conceptos del albarán.
    • Impuesto opcional: Campo para seleccionar si hay algún impuesto global que aplicar a todos los conceptos del albarán. Por ejemplo, si eres autónomo y tienes que facturar incluyendo ya el I.R.P.F., se debe indicar en este campo.
    • Impuestos: Campo informativo no editable con el cálculo total de impuestos para todos los conceptos del albarán.
    • Importe: Campo informativo no editable con el resultado de la suma de base imponible e impuestos totales del albarán.
    • Listado de conceptos: Se detallan todos los conceptos añadidos al documento, con las acciones disponibles, el nombre del producto, cantidad, precio unitario y totales detallados.

      Listado de conceptos añadidos al albarán.

    • Filtrar producto: Campo para filtrar entradas de conceptos por los datos del producto incluido.
    • Eliminar un concepto: Botón incluido en las acciones de cada concepto para eliminar de forma directa ese concepto de la lista.

      Selección para eliminar conceptos añadidos al albarán.

    • Pantalla de nuevo concepto / modificar concepto

      Pantalla de nuevo concepto / modificar concepto.

      • Buscar producto: Campo de selección para productos registrados en el programa. Cuenta con una serie de botones adicionales:
        • Modificar: Permite editar el registro del producto seleccionado. Este botón solo es visible y disponible al momento de seleccionar un producto.
        • Ver stock: Permite consultar el stock del producto seleccionado en los diferentes almacenes registrados en el sistema. Este botón solo es visible y disponible al momento de seleccionar un producto.
        • Nuevo producto: Permite crear un nuevo producto en el momento de registrar el concepto del documento.
        • Genérico: Para añadir al concepto un producto genérico.
      • Descripción del producto: Campo de texto que carga la información registrada en el producto en el momento de su selección, pudiendo ampliar la información del producto para el albarán.
      • Impuesto: Campo de selección para el porcentaje de impuesto que se aplica según el producto.
      • 2º tipo de impuesto: Campo de selección para el 2º tipo de impuesto que se aplica, si procede.
      • 2º impuesto: Campo de selección para el porcentaje del 2º tipo de impuesto que se aplica según el producto. Se debe seleccionar un valor siempre que se indique el 2º tipo de impuesto.
      • Tipo de operación / régimen de IVA: Campo para seleccionar el tipo de operación o régimen de IVA que aplica para este concepto. Si no aplica ningún régimen especial, debe indicarse el régimen de IVA en el que esté registrado su negocio: régimen general, simplificado o de recargo de equivalencia. Se precarga el valor por defecto de la regla de impuestos para la venta asociada al producto seleccionado.
      • Motivo de no sujeción / exención: Campo solo visible si el tipo de impuesto es del 0%, que sirve para indicar el motivo de dicha exención. Se precarga el valor por defecto de la regla de impuestos para la venta asociada al producto seleccionado.
      • Texto legal de no sujeción / exención: Campo solo visible si el tipo de impuesto es del 0%, que sirve para indicar el texto legal a mostrar en el documento por dicha exención. Se precarga el valor por defecto de la regla de impuestos para la venta asociada al producto seleccionado.
      • Precio: Campo para indicar el precio de venta sin impuestos por cada unidad del producto que se incluye en el concepto.
      • % dto.: Campo para indicar el porcentaje de descuento que se aplica sobre el precio.
      • Importe dto./u.: Campo para indicar el importe descuento por unidad, sin impuestos, del producto que se incluye en el concepto.
      • Precio unitario: Campo informativo no editable. Se calcula dividiendo la base imponible entre la cantidad.
      • Unidad de medida: Campo de selección para contabilizar las cantidades del producto que se incluyen en el concepto. Por ejemplo: unidades, metros, gramos, litros, horas, etc.
      • Precio c/impuestos: Campo para indicar el precio del producto con impuestos.
      • Imp. dto./u. c/ impuestos: Campo para indicar el importe de descuento por unidad con impuestos incluidos.
      • P. c/ impuestos unitario: Campo informativo no editable. Se calcula dividiendo el importe entre la cantidad.
      • Base imponible: Campo informativo no editable con el cálculo de la base imponible por el total del concepto.
      • Impuestos: Campo informativo no editable con el cálculo de los impuestos correspondientes por el total del concepto.
      • Total: Campo informativo no editable con el total a pagar por el concepto. Su valor es el cálculo total de la suma de la base imponible más los impuestos.
      • Cantidad por referencia: Campo para indicar el número de unidades del producto por cada referencia independiente registrada. Por ejemplo, cantidades de la misma prenda por cada talla. Campos solo disponibles para productos con varias referencias registradas en el programa.
      • Cantidad: Campo para indicar el número de unidades totales del producto que se incluyen en el concepto. Si el producto tiene los campos de cantidad por referencia, el campo es solo informativo y no editable mostrando el total de productos introducidos por cada referencia.
      • Decimales redondeos: Campo para indicar la cantidad de decimales para tener en cuenta en los cálculos de precio, descuentos e impuestos.
Modificar un albarán de venta

Para modificar un albarán de venta, se debe pulsar el botón negro con el lápiz en las opciones de ese registro.

Selección para modificar registros en el listado de albaranes.

Al pulsar sobre el botón, se abrirá una pantalla como la de nuevo registro, con todos los campos disponibles para la edición de los datos del documento.

Se debe tener en cuenta que el programa tiene restricciones a la hora de modificar documentos. Por ejemplo, no se podrán modificar algunos datos de documentos ya procesados total o parcialmente, incluyendo conceptos, o conceptos o datos de documentos que procedan de otros.

Eliminar un albarán de venta

Para eliminar un albarán de venta, se debe pulsar sobre el botón rojo con la papelera del registro. Para borrar registros de forma masiva, se deben seleccionar en el listado y pulsar sobre el botón rojo con la papelera del menú superior.

A la hora de eliminar albaranes de venta hay que tener en cuenta que:

  1. También se eliminan los registros que pueda tener asociados de:
    • Conceptos
    • Depósitos (Módulo de Segunda mano)
    • Depósitos devueltos (Módulo de Segunda mano)
    • Impuestos
    • Identificadores únicos (Módulo de Trazabilidad)
    • Lotes (Módulo de Trazabilidad)
    • Movimientos de stock
    • Procedencia
  2. No se pueden eliminar registros si han sido total o parcialmente procesados, o si están asociados con:
    • Trazabilidad de facturas
Ficha de albarán de venta

Para ver los datos de cada albarán detalladamente, el listado de albaranes permite acceder a la ficha de cada registro, pulsando sobre el icono gris con la carpeta.

Selección para acceder a la ficha de un registro en el listado de albaranes.

En la ficha del albarán se puede ver toda su información con detalle de sus datos generales.

Detalle de ficha de un albarán.

En la parte inferior, organizado por pestañas, se muestra el listado de conceptos, los impuestos según el tipo, listados de trazabilidad, movimientos de stock, etc.

Calendario de albaranes de venta

El calendario de albaranes de venta permite una visión en el tiempo de todos los registros realizados en el programa para este tipo de documentos.

Se puede acceder desde el panel principal en Ventas -> Calendarios de documentos -> Calendario de albaranes de venta.

Detalle de calendario de albaranes.

  1. Nombre y año del mes actual que se está visualizando con botones para avanzar y retroceder en el tiempo.
  2. Formulario para búsqueda de meses para cambiar el calendario a un mes concreto, con selección de mes y campo para indicar el año.
  3. Calendario del mes actual que se está visualizando. Detalle y acceso a cada día que tenga registros.
  4. Detalle de día con registros. Al pulsar sobre el mensaje de registros, se abrirá una pantalla con la lista detallada de registros de ese día con todas las opciones para su gestión.
Albaranes desglosados

El apartado de albaranes desglosados muestra todos los conceptos de albaranes registrados en el programa.

Este listado es solo informativo y no se puede editar. Para cambiar esta información, se debe acceder al albarán correspondiente que contiene el producto en el concepto.

Se puede acceder al listado desde el panel principal en Ventas -> Documentos desglosados -> Albaranes desglosados.

En el listado se puede ver para cada concepto:

  • Descripción del documento
  • Fecha
  • Cliente
  • Documento
  • Descripción
  • Referencia
  • Unidad de medida
  • Cantidad
  • Almacén
  • Precio
  • PVP
  • Importe dto./u.
  • Imp. dto./u. c/ impuestos
  • % dto.
  • Precio unitario
  • PVP unitario
  • Impuesto
  • 2º impuesto
  • Base imponible
  • Impuestos
  • Importe
  • Empresa
  • Producto
  • Decimales redondeo cálculos
  • 2º tipo de impuesto
  • Estado de proceso
  • Cantidad procesada
  • Además de otros campos

Se puede acceder a los totales de base imponible, impuestos e importe total en el botón de totales del menú superior, de color azul indicado con una calculadora.

Además, se pueden exportar entradas para visualizarlas en la pantalla, imprimirlas, sacar un documento PDF o un archivo CSV para visualizar los datos en hojas de cálculo como Excel.

La herramienta para exportación cuenta con un filtro para seleccionar los campos que se deseen exportar, así como los siguientes parámetros:

  1. Filas por página: Campo para indicar la cantidad de registros que se incluirán en una página.
  2. Orientación: Campo para seleccionar la disposición de la página donde se exporta el listado, con las opciones de vertical u horizontal.
  3. Obtener datos relacionados en texto en lugar de su identificador: Campo para seleccionar si se quiere el nombre de los campos o el identificador único.
  4. Formatear fechas al formato del idioma de trabajo (por ejemplo, DD/MM/AAAA) en lugar de mostrarlas en formato SQL (AAAA-MM-DD).
Procesos para generar albaranes a partir de otros documentos

El programa permite generar albaranes de venta de forma automatizada desde los siguientes tipos de documentos:

  • Presupuestos de venta: Accediendo desde el panel principal a Ventas -> Documentos -> Presupuestos de venta.
  • Pedidos de venta: Accediendo desde el panel principal a Ventas -> Documentos -> Pedidos de venta.
  • Facturas proforma: Accediendo desde el panel principal a Ventas -> Documentos -> Facturas proforma.
Proceso: Generar albarán de venta (desde Presupuestos, desde Pedidos o desde Facturas proforma).

Dentro del listado de cada tipo de documento (Ventas -> Documentos -> Presupuestos de venta, Ventas -> Documentos -> Pedidos de venta o Ventas -> Documentos -> Facturas proforma), se debe seleccionar el registro que se va a transmitir al nuevo albarán y acceder al Proceso: Generar albarán de venta.

Incluso se pueden seleccionar varios registros para generar un albarán que agrupe conceptos de todos ellos, siempre que todos pertenezcan al mismo cliente y tengan asignada la misma moneda.

Para abrir el proceso se deben indicar los siguientes parámetros:

  1. Serie: Campo obligatorio para seleccionar el contador utilizado para el nuevo documento. El valor cargado automáticamente es la serie indicada por defecto para los nuevos albaranes de venta de la empresa principal indicada en los parámetros del programa.
  2. Fecha para el nuevo documento: Campo obligatorio para indicar la fecha que tendrá asignada el nuevo documento.

Una vez cumplimentados todos los campos, se abre el proceso y se muestra el detalle de todos los conceptos incluidos en los registros seleccionados. En este listado se puede editar el contenido para cambiar alguna cantidad o eliminar algún concepto, si es necesario, para volcar esos datos en el nuevo documento de albarán de venta.

Al abrir el proceso, se listarán todos los conceptos del documento de origen, cada uno con la cantidad Pendiente de procesar igual a la cantidad total del concepto, y la cantidad A procesar ahora a cero, pudiendo editarlas para cada uno.

Proceso generar albarán de venta: detalle de cantidades.

Cada fila se indica por colores dependiendo de las cantidades indicadas para procesar:

  • Rojo: No se ha indicado ninguna cantidad.
  • Amarillo: Se ha indicado una cantidad menor a la indicada para el concepto en el documento de origen.
  • Verde: Se ha indicado la cantidad total del concepto en el documento de origen.

En la parte inferior se indica la información del Documento de origen, es decir, desde el que se está lanzando el proceso, y los datos del Documento a generar. En este último se detalla la base imponible y el importe total del albarán que se va a generar, totales que se irán actualizando a medida que se vayan indicando las cantidades a procesar en cada concepto, lo que permite comprobar el importe final del documento que se va a generar.

El campo Escanear código de barras permite procesar conceptos de manera rápida buscando cada producto por su código, buscando por su código de barras, referencia interna o referencia del proveedor.

Proceso generar albarán de compra: Escaneo de código para procesar concepto.

El código se puede introducir manualmente o con un lector para hacerlo más dinámico, detallando a la derecha el último código escaneado y nombre del producto al que corresponde.

Al momento de introducir un código, el proceso buscará ese código automáticamente entre los conceptos del documento de origen (la tabla que se muestra en el proceso). Cuando se encuentra el código en uno de los conceptos, se sumará una unidad en su columna A procesar ahora.

Los conceptos que se quieran procesar por sus cantidades totales, se pueden seleccionar y pulsar sobre el botón Procesar seleccionados de la parte superior.

Proceso generar albarán de venta: selección de concepto para procesar.

Para procesar parcialmente un concepto, se debe pulsar sobre el botón de modificar. Se abrirá una nueva pantalla con los datos del producto del concepto, con el campo A procesar ahora con el total de unidades del concepto, para indicar la cantidad deseada. Si el producto tiene más de una referencia, se mostrará un campo para indicar una cantidad específica por cada referencia.

Proceso generar albarán de venta: confirmación de cantidad para procesar un concepto parcialmente.

Una vez introducida la cantidades deseadas, se debe pulsar sobre el botón Confirmar, y al cerrarse la ventana se puede comprobar que las cantidades para procesar en el concepto se habrán actualizado, al igual que los totales del documento.

Una vez indicadas todas las cantidades a procesar, se debe pulsar en el botón Generar documento.

Al generar el documento, se creará un nuevo registro de albarán de venta y se puede consultar accediendo desde el panel principal a Ventas -> Documentos -> Albaranes de venta.

Proceso: Generar varios albaranes de venta (desde Presupuestos, desde Pedidos o desde Facturas proforma).

Además, existe el proceso de Generar varios albaranes de venta desde la pantalla de presupuestos, pedidos y facturas proforma, para ejecutarlo y generar automáticamente los albaranes de venta con los registros seleccionados, de forma directa. En este proceso los parámetros a indicar son:

  1. Serie: Campo obligatorio para seleccionar el contador utilizado para los nuevos documentos. El valor cargado automáticamente es la serie indicada por defecto para los nuevos albaranes de venta de la empresa principal indicada en los parámetros del programa.
  2. Fecha para el nuevo documento: Campo obligatorio para indicar la fecha que se registra la emisión del nuevo documento.
  3. Agrupar documentos: Si se establece a Sí, se agruparán todos los registros de cada cliente en un único albarán. Sino, se generará un albarán por cada registro.
Procesos: Generar facturas de venta a partir de albaranes

El programa permite generar una o varias facturas de venta a partir del albarán correspondiente.

El funcionamiento de estos procesos se explica en la sección de procesos de la ayuda correspondiente a Facturas de venta.

Proceso: Duplicar un albarán

El programa permite crear un nuevo albarán de venta a partir de un albarán ya registrado, pudiendo seleccionar varias entradas del listado para duplicar a la vez.

En el proceso se puede ejecutar desde el listado de albaranes, o desde la ficha de cada albarán para generar una copia de ese registro concreto.

En el proceso se deben indicar dos parámetros, ambos obligatorios:

  1. Fecha para los nuevos documentos: Campo para indicar la fecha que tendrá el nuevo documento.
  2. Serie: Campo obligatorio para seleccionar el contador utilizado para los nuevos documentos. El valor cargado automáticamente es la serie indicada por defecto para los nuevos albaranes de venta de la empresa principal indicada en los parámetros del programa.

Al ejecutar el proceso, se creará una nueva entrada en la lista de albaranes por cada registro seleccionado y será accesible para su revisión, edición o eliminarla si es necesario.

Proceso: Enviar por e-mail

Este proceso permite enviar directamente desde el programa correos electrónicos a los clientes, con los albaranes adjuntos en formato PDF.

A este proceso se puede acceder desde la ficha del albarán, o desde la lista de albaranes para enviar uno o varios, según selección.

Para realizar el envío de documentos por correo electrónico, se deben seleccionar los documentos que se van a enviar y al abrir el proceso, se deben cumplimentar los siguientes parámetros:

  1. Enviar agrupados: Campo de selección para agrupar los documentos en los correos.
    • Si se indica como Sí (recomendado), los documentos se agruparán en un único e-mail para cada destinatario.
    • Si se indica cómo No, se enviará un e-mail por cada documento, aunque haya varios documentos con el mismo destinatario.
  2. Plantilla predefinida Campo para seleccionar un registro de Plantilla de e-mail registrado en el programa. Al seleccionar una plantilla, los campos Asunto y/o Mensaje cargarán con los datos de la plantilla automáticamente.
  3. Asunto: Campo obligatorio para introducir el asunto del correo electrónico.
  4. Mensaje: Campo obligatorio para introducir el cuerpo del mensaje de correo.
  5. Añadir tu firma de empleado: Campo para seleccionar si se incluye en el correo la firma que esté configurada para el empleado.
  6. Añadir firma de la empresa: Campo para seleccionar si se incluye en el correo la firma que esté configurada para la empresa.
  7. Máximo de conceptos por página: Campo para indicar la cantidad de conceptos a mostrar en cada página. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  8. Conceptos menos a mostrar en primera página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la primera página del documento. Debido a que la primera página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran datos fiscales, es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  9. Conceptos menos a mostrar en última página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la última página del documento. Debido a que la última página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran observaciones, importes, etc., es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  10. Máximo de caracteres por concepto: Campo para indicar el Máximo de caracteres a mostrar en la descripción de cada concepto. Este parámetro permite limitar los caracteres para que la descripción de los conceptos no quede demasiado ancha. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  11. Ajustar alto de cada concepto: Campo para seleccionar si se ajusta o no el alto de cada concepto. Al establecer este parámetro a Sí, el programa forzará que cada concepto ocupe una sola línea, evitando que salte de línea. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  12. Mostrar precios: Campo para indicar si se muestran o no los precios en cada concepto del documento. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  13. Mostrar imágenes de conceptos: Campo para indicar si se muestran o no las imágenes de los productos en cada concepto del documento. En caso de dejar el campo por defecto, el documento cargará según la configuración de la plantilla.

Una vez indicados todos estos datos, se puede lanzar el proceso y el sistema programará el envío de correos a cada cliente con sus albaranes adjuntos.

Cabe aclarar que el envío no se realiza instantáneamente, sino que pueden tardar hasta un máximo de 30 minutos en enviarse los correos.

Proceso: Enviar a un e-mail concreto

En este proceso el sistema permite enviar todos los documentos seleccionados en un único correo electrónico a una dirección de e-mail específica, algo muy útil en casos como el envío de documentos a la asesoría de la empresa.

Para lanzar este proceso se deben indicar los siguientes parámetros:

  1. E-mail de origen: Campo obligatorio para indicar la dirección de correo desde la que se envía el e-mail. Este campo carga por defecto la dirección del usuario logueado, pero puede modificarse para indicar una distinta.
  2. Nombre: Campo obligatorio para indicar el nombre de quien envía el e-mail. Este campo carga por defecto con el nombre del empleado asociado al usuario logueado, pero puede modificarse para indicar uno distinto.
  3. E-mail de destino: Campo obligatorio para indicar la dirección de correo desde la que se envía el e-mail. Este campo carga por defecto la dirección del usuario logueado, pero puede modificarse para indicar una distinta.
  4. Plantilla predefinida Campo para seleccionar un registro de Plantilla de e-mail registrado en el programa. Al seleccionar una plantilla, los campos E-mail de origen, Nombre, Asunto y/o Mensaje cargarán con los datos de la plantilla automáticamente.
  5. Asunto: Campo obligatorio para introducir el asunto del correo electrónico.
  6. Mensaje: Campo obligatorio para introducir el cuerpo del mensaje de correo.
  7. Añadir tu firma de empleado: Campo para seleccionar si se incluye en el correo la firma que esté configurada para el empleado.
  8. Añadir firma de la empresa: Campo para seleccionar si se incluye en el correo la firma que esté configurada para la empresa.
  9. Máximo de conceptos por página: Campo para indicar la cantidad de conceptos a mostrar en cada página. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  10. Conceptos menos a mostrar en primera página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la primera página del documento. Debido a que la primera página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran datos fiscales, es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  11. Conceptos menos a mostrar en última página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la última página del documento. Debido a que la última página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran observaciones, importes, etc., es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  12. Máximo de caracteres por concepto: Campo para indicar el Máximo de caracteres a mostrar en la descripción de cada concepto. Este parámetro permite limitar los caracteres para que la descripción de los conceptos no quede demasiado ancha. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  13. Ajustar alto de cada concepto: Campo para seleccionar si se ajusta o no el alto de cada concepto. Al establecer este parámetro a Sí, el programa forzará que cada concepto ocupe una sola línea, evitando que salte de línea. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  14. Mostrar precios: Campo para indicar si se muestran o no los precios en cada concepto del documento. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  15. Mostrar imágenes de conceptos: Campo para indicar si se muestran o no las imágenes de los productos en cada concepto del documento. En caso de dejar el campo por defecto, el documento cargará según la configuración de la plantilla.

Una vez indicados todos estos datos se puede lanzar el proceso y el sistema enviará, de forma agrupada, todos los documentos seleccionados a la dirección de correo indicada.

Proceso: Modificar empleado asignado

Este proceso permite editar de forma rápida el empleado asignado a una o varios albaranes, ya que está disponible tanto en la ficha de cada registro como en el listado, para poder editar este valor en varios albaranes de forma masiva.

Para lanzarlo, solamente se debe indicar un único parámetro de forma obligatoria:

  • Empleado: Campo para seleccionar el empleado que se quiere asignar al albarán.

Una vez seleccionado este campo, se debe pulsar sobre el botón Ejecutar proceso, y el empleado asignado al albarán se actualizará indicando ahora el empleado seleccionado en el proceso.

Proceso: Modificar empleado para comisión

Este proceso es similar al anterior, pero en este caso permite editar de forma rápida el empleado seleccionado como comisionista sobre uno o varios albaranes.

El proceso está disponible tanto en la ficha de cada registro como en el listado, para poder editar este valor en varios albaranes de forma masiva, y para lanzarlo, solamente se debe indicar un único parámetro:

  • Empleado: Campo para seleccionar el empleado que tendrá comisión sobre la venta asociada al albarán. En caso que no se seleccione ninguno, los registros procesados quedarán sin empleado comisionista asociado.

Una vez seleccionado este campo, se debe pulsar sobre el botón Ejecutar proceso, y el empleado con comisión del albarán se actualizará indicando ahora el empleado seleccionado en el proceso.

Informe: Impresión / envío de documento

Este informe genera un documento detallado con toda la información del albarán, pudiendo visualizarlo en la pantalla e imprimirlo desde el programa.

Si se selecciona más de un registro, se creará un documento independiente para cada uno. Si se accede al informe desde la ficha de un registro, además permite obtenerlo en formato PDF o enviarlo por e-mail.

Los datos que se muestran en cada documento se generan en función de la plantilla asociada a dicho documento. Por ejemplo, si en una plantilla se indica que no se muestre el precio con impuestos en los conceptos, no se mostrará ese valor, y si se indica que sí, entonces si se mostrará.

Para generar el informe hay que indicar los siguientes parámetros.

  1. Máximo de conceptos por página: Campo para indicar la cantidad de conceptos a mostrar en cada página.
  2. Conceptos menos a mostrar en primera página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la primera página del documento. Debido a que la primera página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran datos fiscales, es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales.
  3. Conceptos menos a mostrar en última página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la última página del documento. Debido a que la última página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran observaciones, importes, etc., es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales.
  4. Máximo de caracteres por concepto: Campo para indicar el Máximo de caracteres a mostrar en la descripción de cada concepto. Este parámetro permite limitar los caracteres para que la descripción de los conceptos no quede demasiado ancha.
  5. Ajustar alto de cada concepto: Campo para seleccionar si se ajusta o no el alto de cada concepto. Al establecer este parámetro a Sí, el programa forzará que cada concepto ocupe una sola línea, evitando que salte de línea.
  6. Mostrar precios: Campo para indicar si se muestran o no los precios en cada concepto del documento.
  7. Mostrar imágenes de conceptos: Campo para indicar si se muestran o no las imágenes de los productos en cada concepto del documento. En caso de dejar el campo por defecto, el documento cargará según la configuración de la plantilla.

Si alguno de los campos se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.

Total de productos en documentos

Este informe muestra el total de productos incluídos en los documentos seleccionados.

Para poder obtener el informe se deben seleccionar los documentos de los que se desea obtener el listado y acceder al panel de Informes. Si no se selecciona ningun documento, se incluirán todos los registros que cumplan los filtros seleccionados en el listado.

Al seleccionar el informe se pueden indicar los siguientes parámetros para filtrar los resultados, según sea necesario:

  • Categoría: Campo para seleccionar una categoría para obtener datos de productos solo de esta.
  • Incluir categorías hijas: Campo para incluir las catergorías hijas a la seleccionada. Por defecto carga con el valor Sí.
  • Marca / fabricante: Campo para seleccionar marca / fabricante para obtener datos de productos solo de esta.
  • Temporada: Campo para seleccionar una temporada específica para obtener datos de productos solo de esta.
  • Proveedor: Campo para seleccionar una temporada específica para obtener datos de productos solo de esta.
  • Producto: Campo para seleccionar un producto específico sobre el que obtener sus ventas en el informe.
  • Filas por página: En caso de mostrar el informe por pantalla, PDF o imprimirse, este es el número de líneas que contendrá cada página.

Una vez seleccionados los filtros deseados para obener el informe, se puede elegir entre los diferentes formatos de salida:

  • Mostrar en pantalla
  • Imprimir
  • Sacar en PDF
  • Sacar en CSV (Excel)
  • Enviar por e-mail

Para cada producto se indican algunos datos identificativos del mismo, cantidad total, base imponible, impuestos e importe total.

Facturas de venta

En el apartado de facturas se puede registrar cada factura emitida a los clientes referida a productos o servicios que ha proporcionado o realizado la empresa.

Se puede acceder a los registros desde el panel principal a Ventas -> Documentos -> Facturas de venta.

En este caso, los registros se indican por colores dependiendo de su estado de cobro:

  • Rojo: No se ha cobrado nada y está pendiente la totalidad de su importe.
  • Amarillo: Se ha cobrado parcialmente y está pendiente una parte del importe.
  • Verde: Se ha cobrado la totalidad del importe.
  • Gris: Se trata de una cuyos impuestos y cobros no son computables. En color gris aparecerán facturas que han sido rectificadas, facturas recapitulativas que agrupan otras facturas ya registradas y facturas generadas a partir de tickets del TPV, cuyos impuestos se declaran en el propio ticket.
Movimientos de stock de las facturas de venta

Al introducir una factura de venta en el sistema o al generarla a partir de otro documento, automáticamente el sistema registrará los movimientos de stock asociados a la factura.

Para las facturas de venta, cada concepto que se incluya verá alterado su valor de stock "Stock" en su registro de stock asociado al almacén indicado en el concepto. Si el concepto cuenta con múltiples referencias, esto se aplicará a cada una de ellas.

Por ejemplo, si tenemos un producto llamado CAMISETA con las tallas M, L y XL, y lo introducimos en una factura de venta con 3 unidades en cada referencia, para el almacén PRINCIPAL, el programa generará, para la referencia M del producto CAMISETA en el almacén PRINCIPAL un movimiento de stock con -3 unidades en Stock, actualizando su registro de stock. Lo mismo ocurrirá para las referencias L y XL.

Crear desde cero una factura
  1. Datos generales
    • Datos del documento
      • Cliente: Campo obligatorio para seleccionar el cliente al que se emite la factura de venta. Al seleccionar el cliente se cargarán todos sus campos establecidos por defecto, como la forma de cobro, el tipo de vencimiento, etc.
      • Descripción: Campo para indicar un nombre interno e identificar el documento en listados, etc. y diferenciarlo de otros documentos.
      • Fecha: Campo obligatorio para indicar fecha de emisión de la factura.
      • Hora: Campo obligatorio para indicar hora de emisión de la factura.
      • Caja del TPV: Este campo solo está disponible si se cuenta con el módulo de TPV. Es un campo informativo no editable para consulta de facturas asociadas a un ticket de venta del TPV.
      • Empresa: Campo obligatorio para seleccionar la empresa propia asignada a esta factura.
      • Serie/Contador: A partir de la serie se generará el nº de documento. Automáticamente carga el valor de la serie para facturas asignada por defecto en la empresa seleccionada.
      • Número de documento: Campo no editable que el programa asigna automáticamente a partir de la serie y que permite identificar a cada documento de los demás, ya que genera valores únicos.
      • Canal de venta: Campo para seleccionar el medio por el que se realiza la venta. Sirve para poder filtrar por ejemplo en informes de rentabilidad y sacar rentabilidades agrupadas por canal de venta. También sirve para saber si se deben aplicar o no ofertas en función de los canales asociados a esas ofertas.
    • Datos de Cobro:
      • Forma de cobro: Campo de selección para indicar el medio por el que se va a realizar el cobro de la factura.
      • Tipo de vencimiento: Campo de selección para indicar los plazos para hacer efectivo el cobro, parcial o total, del importe total de la factura.
      • Próximo vencimiento: Campo informativo no editable con la fecha del próximo vencimiento pendiente de cobro. Una vez guardado el registro, el valor de este campo cargará según el tipo de vencimiento seleccionado, y se actualizará automáticamente al registrar o eliminar cobros en la factura o en sus vencimientos. Una vez que la factura esté totalmente cobrada, no se mostrará ningún valor en este campo.
      • Cuenta bancaria: Campo de selección para indicar la cuenta de la empresa a la que se va a realizar el abono del importe de la factura.
      • Cuenta del cliente: Campo de selección para indicar la cuenta bancaria del cliente a la que se va a realizar el cobro del importe de la factura.
      • Moneda: Campo de selección para la divisa en la que se emite el documento y por la que se va a realizar el cobro la factura.
    • Estado
      • Fecha de envío: Campo para indicar la fecha de envío del producto o la prestación del servicio.
      • Dirección de envío: Dirección del cliente a la que se envía el producto o la prestación del servicio.
      • Estado: Campo informativo no editable con la situación de cobro de la factura, cargado por defecto como No cobrada. Éste valor se actualiza en el momento que se registra el cobro de la factura mediante su proceso.
      • Contiene regalo Campo informativo no editable, exclusivo de Tienda online, donde se indica si la factura tiene algún concepto para regalo. Por defecto es No pero se marca a Sí en caso que tenga al menos un concepto marcado para regalo al realizar el pedido en la tienda online. Los conceptos que son regalo se detallan en el documento impreso.
    • Otros datos:
      • Plantilla de impresión: Campo de selección para el modelo de impresión de la factura, según los modelos de plantillas registrados en el programa.
      • Empleado asignado: Campo de selección para indicar el empleado responsable de la gestión de la factura.
      • Empleado comisión: Campo de selección para indicar el empleado que tiene comisión sobre la venta asociada a la factura. Este campo carga por defecto con el empleado de comisiones seleccionado para el cliente del documento, pero puede modificarse si fuera necesario.
      • Observaciones: Campo de texto para indicar información adicional de la factura para el cliente. Se mostrará al final del documento, justo antes del texto al pie.
      • Texto al pie: Campo de texto que se muestra al final del documento. Suele utilizarse para indicar por ejemplo los datos registrales de la empresa, datos relativos a la protección de datos, etc.
      • Observaciones internas: Campo de texto para indicar información adicional sobre la factura de manera interna en la empresa.
  2. Conceptos
    • Base imponible: Campo informativo no editable con el cálculo total de la base imponible de todos conceptos de la factura.
    • Impuesto opcional: Campo para seleccionar si hay algún impuesto global que aplicar a todos los conceptos de la factura. Por ejemplo, si eres autónomo y tienes que facturar incluyendo ya el I.R.P.F., se debe indicar en este campo.
    • Impuestos: Campo informativo no editable con el cálculo total de impuestos para todos los conceptos de la factura.
    • Importe: Campo informativo no editable con el resultado de la suma de base imponible e impuestos totales de la factura.
    • Listado de conceptos: Se detallan todos los conceptos añadidos al documento, con las acciones disponibles, el nombre del producto, cantidad, precio unitario y totales detallados.

      Listado de conceptos añadidos a la factura.

    • Filtrar producto: Campo para filtrar entradas de conceptos por los datos del producto incluido.
    • Eliminar un concepto: Botón incluido en las acciones de cada concepto para eliminar de forma directa ese concepto de la lista.

      Selección para eliminar conceptos añadidos a la factura.

    • Pantalla de nuevo concepto / modificar concepto

      Pantalla de nuevo concepto / modificar concepto.

      • Buscar producto: Campo de selección para productos registrados en el programa. Cuenta con una serie de botones adicionales:
        • Modificar: Permite editar el registro del producto seleccionado. Este botón solo es visible y disponible al momento de seleccionar un producto.
        • Ver stock: Permite consultar el stock del producto seleccionado en los diferentes almacenes registrados en el sistema. Este botón solo es visible y disponible al momento de seleccionar un producto.
        • Nuevo producto: Permite crear un nuevo producto en el momento de registrar el concepto del documento.
        • Genérico: Para añadir al concepto un producto genérico.
      • Descripción del producto: Campo de texto que carga la información registrada en el producto en el momento de su selección, pudiendo ampliar la información del producto para la factura.
      • Impuesto: Campo de selección para el porcentaje de impuesto que se aplica según el producto.
      • 2º tipo de impuesto: Campo de selección para el 2º tipo de impuesto que se aplica, si procede.
      • 2º impuesto: Campo de selección para el porcentaje del 2º tipo de impuesto que se aplica según el producto. Se debe seleccionar un valor siempre que se indique el 2º tipo de impuesto.
      • Tipo de operación / régimen de IVA: Campo para seleccionar el tipo de operación o régimen de IVA que aplica para este concepto. Si no aplica ningún régimen especial, debe indicarse el régimen de IVA en el que esté registrado su negocio: régimen general, simplificado o de recargo de equivalencia. Se precarga el valor por defecto de la regla de impuestos para la venta asociada al producto seleccionado.
      • Motivo de no sujeción / exención: Campo solo visible si el tipo de impuesto es del 0%, que sirve para indicar el motivo de dicha exención. Se precarga el valor por defecto de la regla de impuestos para la venta asociada al producto seleccionado.
      • Texto legal de no sujeción / exención: Campo solo visible si el tipo de impuesto es del 0%, que sirve para indicar el texto legal a mostrar en el documento por dicha exención. Se precarga el valor por defecto de la regla de impuestos para la venta asociada al producto seleccionado.
      • Precio: Campo para indicar el precio de venta sin impuestos por cada unidad del producto que se incluye en el concepto.
      • % dto.: Campo para indicar el porcentaje de descuento que se aplica sobre el precio.
      • Importe dto./u.: Campo para indicar el importe descuento por unidad, sin impuestos, del producto que se incluye en el concepto.
      • Precio unitario: Campo informativo no editable. Se calcula dividiendo la base imponible entre la cantidad.
      • Unidad de medida: Campo de selección para contabilizar las cantidades del producto que se incluyen en el concepto. Por ejemplo: unidades, metros, gramos, litros, horas, etc.
      • Precio c/impuestos: Campo para indicar el precio del producto con impuestos.
      • Imp. dto./u. c/ impuestos: Campo para indicar el importe de descuento por unidad con impuestos incluidos.
      • P. c/ impuestos unitario: Campo informativo no editable. Se calcula dividiendo el importe entre la cantidad.
      • Base imponible: Campo informativo no editable con el cálculo de la base imponible por el total del concepto.
      • Impuestos: Campo informativo no editable con el cálculo de los impuestos correspondientes por el total del concepto.
      • Total: Campo informativo no editable con el total a pagar por el concepto. Su valor es el cálculo total de la suma de la base imponible más los impuestos.
      • Cantidad por referencia: Campo para indicar el número de unidades del producto por cada referencia independiente registrada. Por ejemplo, cantidades de la misma prenda por cada talla. Campos solo disponibles para productos con varias referencias registradas en el programa.
      • Cantidad: Campo para indicar el número de unidades totales del producto que se incluyen en el concepto. Si el producto tiene los campos de cantidad por referencia, el campo es solo informativo y no editable mostrando el total de productos introducidos por cada referencia.
      • Decimales redondeos: Campo para indicar la cantidad de decimales para tener en cuenta en los cálculos de precio, descuentos e impuestos.
  3. Datos fiscales
    • Tipo de venta
      • Tipo destino de la venta: Campo obligatorio para la selección del ámbito geográfico de la venta. Afecta al cálculo del I.V.A. repercutido/soportado de este documento, por ejemplo, para el cálculo del I.V.A. en operaciones intracomunitarias en la que se actúa como sujeto pasivo.
      • Contabilizada: Campo informativo no editable, para indicar si la factura está contabilizada o no. Este valor solo puede modificarse mediante el proceso Contabilizar. Una vez marcada una factura como contabilizada, no podrán modificarse la gran mayoría de sus datos.
    • Datos fiscales de la empresa: El formulario carga los datos de la empresa seleccionada en el documento, pero pueden editarse los campos necesarios.
      • CIF / NIF de la empresa
      • Razón social de la empresa
      • Dirección de la empresa
      • Dirección (datos adicionales) de la empresa
      • Población de la empresa
      • Código postal de la empresa
      • Provincia de la empresa
      • País de la empresa
    • Datos fiscales del cliente: El formulario carga con los datos del cliente seleccionado, pero pueden editarse los campos necesarios.
      • CIF / NIF del cliente
      • Razón social del cliente
      • Dirección del cliente
      • Dirección (datos adicionales) del cliente
      • Población del cliente
      • Código postal del cliente
      • Provincia del cliente
      • País del cliente
  4. Rectificación
    • Ha sido rectificada: Campo informativo no editable. Por defecto se carga con el valor No y solo indica Sí cuando la factura se ha rectificado.
    • Factura que rectifica: Campo informativo no editable. Por defecto se carga vacío y solo carga si la factura rectifica a otra emitida anteriormente con el número del documento.
    • Motivo de la rectificación: Campo informativo no editable. Por defecto se carga vacío y solo aparece un motivo si la factura rectifica a otra emitida anteriormente con el motivo de la rectificación.
  5. Recapitulación
    • Es recapitulativa: Campo informativo no editable. Por defecto se carga con el valor No y solo indica Sí cuando la factura se ha generado de manera que recapitula otras facturas emitidas anteriormente.
    • Incluida en la recapitulativa: Campo informativo no editable. Por defecto se carga vacío y solo carga Sí si la factura se incluye en una recapitulativa mostrando el número del documento.
  6. Vencimientos: En este apartado se cargarán los registros necesarios según la fecha de la factura y el tipo de vencimiento indicado en los datos de pago del apartado Datos generales. Cada registro incluye los campos:
    • Fecha: Campo para indicar la fecha del vencimiento para el cobro.
    • Importe: Campo para indicar el importe a cobrar en ese vencimiento.
    • Cobrado: Campo informativo no editable que se actualiza a medida que se registran cobros asociados a la factura y sus vencimientos.
    • Estado: Campo informativo no editable. Por defecto se carga como No cobrado y se actualiza a Cobrado o Cobrado parcialmente a medida que se registran cobros en la factura y sus vencimientos.
    • Forma de pago: Campo de selección para indicar el medio por el que se debe realizar el cobro del vencimiento.
Modificar una factura

Para modificar una factura de venta, se debe pulsar el botón negro con el lápiz en las opciones de ese registro.

Selección para modificar registros en el listado de facturas.

Al pulsar sobre el botón, se abrirá una pantalla como la de nuevo registro, con todos los campos disponibles para la edición de los datos del documento.

Se debe tener en cuenta que el programa tiene restricciones a la hora de modificar documentos. Por ejemplo, no se podrán modificar algunos datos de documentos ya procesados total o parcialmente, incluyendo conceptos, o conceptos o datos de documentos que procedan de otros.

Ficha de facturas de venta

Para ver los datos de cada factura detalladamente, el listado de facturas permite acceder a la ficha de cada registro, pulsando sobre el icono con la carpeta.

Selección para acceder a la ficha de un registro en el listado de facturas.

En la ficha de la factura se puede ver toda su información con detalle de sus datos generales. Además, se muestran todos los datos fiscales, datos de rectificación y/o recapitulación, en caso de que proceda.

Detalle de ficha de una factura.

En la parte inferior, organizado por pestañas, se muestra todo el contenido relacionado con la factura como el listado de conceptos, vencimientos, cobros, impuestos según el tipo, procedencia, etc.

Calendario de facturas de venta

El calendario de facturas de venta permite una visión en el tiempo de todos los registros realizados en el programa para este tipo de documentos.

Se puede acceder desde el panel principal en Ventas -> Calendarios de documentos -> Calendario de facturas de venta.

Detalle de calendario de facturas.

  1. Nombre y año del mes actual que se está visualizando con botones para avanzar y retroceder en el tiempo.
  2. Formulario para búsqueda de meses para cambiar el calendario a un mes concreto, con selección de mes y campo para indicar el año.
  3. Calendario del mes actual que se está visualizando. Cada día que tenga uno o más registros, mostrará un mensaje de los registros de ese día.
  4. Detalle de día con registros. Al pulsar sobre el mensaje de registros, se abrirá una pantalla con la lista detallada de registros de ese día con todas las opciones para su gestión.
Facturas de venta desglosadas

El apartado de facturas de venta desglosadas muestra todos los productos que se incluyen en los conceptos de cada factura de venta registrada en el programa.

Este listado es solo informativo y no se puede editar. Para cambiar esta información, se debe acceder a la factura correspondiente que contiene el producto en el concepto.

Se puede acceder al listado desde el panel principal en Ventas -> Documentos desglosados -> Facturas desglosadas.

En el listado se puede ver para cada concepto:

  • Descripción del documento
  • Fecha
  • Cliente
  • Documento
  • Producto
  • Descripción
  • Referencia
  • Unidad de medida
  • Cantidad
  • Almacén
  • Precio
  • PVP
  • Importe dto./u.
  • Imp. dto./u. c/ impuestos
  • % dto.
  • Precio unitario
  • PVP unitario
  • Impuesto
  • 2º impuesto
  • Base imponible
  • Impuestos
  • Importe
  • Empresa
  • Estado del documento
  • Ha sido rectificada
  • Es recapitulativa
  • Incluida en la recapitulativa
  • Factura que rectifica
  • Motivo de la rectificación
  • Sales pos ticket
  • Cierre de caja asociado
  • Es anticipo de la reserva
  • Decimales redondeo cálculos
  • 2º tipo de impuesto
  • Además de otros campos

Se puede acceder a los totales de base imponible, impuestos e importe total en el botón de totales del menú superior, de color azul indicado con una calculadora.

Además, se pueden exportar entradas para ver de manera independiente en la pantalla, imprimirlas, sacar un documento PDF o un archivo CSV para visualizar los datos en hojas de cálculo como Excel.

La herramienta para exportación cuenta con un filtro para seleccionar los campos que se deseen exportar, y controlar los datos por cada campo con los siguientes parámetros:

  1. Filas por página: Campo para indicar la cantidad de registros que se incluirán en una página.
  2. Orientación: Campo para seleccionar la disposición de la página donde se exporta el listado, con las opciones de vertical u horizontal.
  3. Obtener datos relacionados en texto en lugar de su identificador: Campo para seleccionar si se quiere el nombre de los campos o el identificador único.
  4. Formatear fechas al formato del idioma de trabajo (por ejemplo, DD/MM/AAAA) en lugar de mostrarlas en formato SQL (AAAA-MM-DD).
Proceso: Contabilizar

Este proceso marca como contabilizada cada factura seleccionada en la lista, haciendo que no se puedan modificar la mayoría de datos de esa factura, especialmente aquellos que afecten a sus importes o datos fiscales.

Procesos para generar facturas a partir de otros documentos

El programa permite generar facturas de venta de forma automatizada desde cuatro tipos de documento:

  • Presupuestos de venta: Accediendo desde el panel principal a Ventas -> Documentos -> Presupuestos de venta.
  • Pedidos de venta: Accediendo desde el panel principal a Ventas -> Documentos -> Pedidos de venta.
  • Albaranes de venta: Accediendo desde el panel principal a Ventas -> Documentos -> Albaranes de venta.
  • Facturas proforma: Accediendo desde el panel principal a Ventas -> Documentos -> Facturas proforma.

También se pueden generar facturas de otras formas, como por ejemplo desde Reservas, pero esto se explicará con más detalle en el apartado de Reservas , ya que se generan facturas en base al estado previo de la reserva, o facturas de anticipo en el caso de pagos anticipados en la reserva.

Proceso: Generar factura de venta (desde Presupuestos, desde Pedidos, desde Albaranes o desde Facturas proforma).

Dentro del listado de cada tipo de documento (Ventas -> Documentos -> Presupuestos de venta, Ventas -> Documentos -> Pedidos de venta, Ventas -> Documentos -> Albaranes de venta, o Ventas -> Documentos -> Facturas proforma), se debe seleccionar el registro que se va a transmitir a la nueva factura y acceder al Proceso: Generar factura de venta.

Incluso se pueden seleccionar varios registros para generar una factura que agrupe conceptos de todos ellos, siempre que todos pertenezcan al mismo cliente y tengan asignada la misma moneda.

Para abrir el proceso se deben indicar los siguientes parámetros:

  1. Serie: Campo obligatorio para seleccionar el contador utilizado para el nuevo documento. El valor cargado automáticamente es la serie indicada por defecto para las nuevas facturas de venta de la empresa principal indicada en los parámetros del programa.
  2. Fecha para el nuevo documento: Campo obligatorio para indicar la fecha que se registra la emisión del nuevo documento.

Una vez cumplimentados todos los campos, se abre el proceso y se muestra el detalle de todos los conceptos incluidos en los registros seleccionados. En este listado se puede editar el contenido para cambiar alguna cantidad o eliminar algún concepto, si es necesario, para volcar esos datos en el nuevo documento de factura de venta.

Al abrir el proceso, se listarán todos los conceptos del documento de origen, cada uno con la cantidad Pendiente de procesar igual a la cantidad total del concepto, y la cantidad A procesar ahora a cero, pudiendo editarlas para cada uno.

Proceso generar factura de venta: detalle de cantidades.

Cada fila se indica por colores dependiendo de las cantidades indicadas para procesar:

  • Rojo: No se ha indicado ninguna cantidad.
  • Amarillo: Se ha indicado una cantidad menor a la indicada para el concepto en el documento de origen.
  • Verde: Se ha indicado la cantidad total del concepto en el documento de origen.

En la parte inferior se indica la información del Documento de origen, es decir, desde el que se está lanzando el proceso, y los datos del Documento a generar. En este último se detalla la base imponible y el importe total de la factura que se va a generar, totales que se irán actualizando a medida que se vayan indicando las cantidades a procesar en cada concepto, lo que permite comprobar el importe final del documento que se va a generar.

El campo Escanear código de barras permite procesar conceptos de manera rápida buscando cada producto por su código, buscando por su código de barras, referencia interna o referencia del proveedor.

Proceso generar factura de compra: Escaneo de código para procesar concepto.

El código se puede introducir manualmente o con un lector para hacerlo más dinámico, detallando a la derecha el último código escaneado y nombre del producto al que corresponde.

Al momento de introducir un código, el proceso buscará ese código automáticamente entre los conceptos del documento de origen (la tabla que se muestra en el proceso). Cuando se encuentra el código en uno de los conceptos, se sumará una unidad en su columna A procesar ahora.

Los conceptos que se quieran procesar por sus cantidades totales, se pueden seleccionar y pulsar sobre el botón Procesar seleccionados de la parte superior.

Proceso generar factura de venta: selección de concepto para procesar.

Para procesar parcialmente un concepto, se debe pulsar sobre el botón de modificar. Se abrirá una nueva pantalla con los datos del producto del concepto, con el campo A procesar ahora con el total de unidades del concepto, para indicar la cantidad deseada. Si el producto tiene más de una referencia, se mostrará un campo para indicar una cantidad específica por cada referencia.

Proceso generar factura de venta: confirmación de cantidad para procesar un concepto parcialmente.

Una vez introducida la cantidades deseadas, se debe pulsar sobre el botón Confirmar, y al cerrarse la ventana se puede comprobar que las cantidades para procesar en el concepto se habrán actualizado, al igual que los totales del documento.

Una vez indicadas todas las cantidades a procesar, se debe pulsar en el botón Generar documento.

Al generar el documento, se creará un nuevo registro de factura de venta y se puede consultar accediendo desde el panel principal a Ventas -> Documentos -> Facturas de venta.

Proceso: Generar varias facturas de venta (desde Presupuestos, desde Pedidos o desde Albaranes).

Además, existe el proceso de Generar varias facturas de venta desde la pantalla de presupuestos, pedidos y albaranes, para ejecutarlo y generar automáticamente las facturas de venta con los registros seleccionados, de forma directa. En este proceso los parámetros a indicar son:

  1. Serie: Campo obligatorio para seleccionar el contador utilizado para los nuevos documentos. El valor cargado automáticamente es la serie indicada por defecto para las nuevas facturas de venta de la empresa principal indicada en los parámetros del programa.
  2. Fecha para el nuevo documento: Campo obligatorio para indicar la fecha que se registra la emisión del nuevo documento.
  3. Agrupar documentos: Si se establece a Sí, se agruparán todos los registros de cada cliente en una única factura. Sino, se generará una factura por cada registro.
Proceso: Duplicar una factura

El programa permite crear una nueva factura de venta a partir de una factura ya registrada, pudiendo seleccionar varias entradas del listado para duplicar a la vez.

En el proceso se puede ejecutar desde el listado de facturas, o desde la ficha de cada factura para generar una copia de ese registro concreto.

En el proceso se deben indicar dos parámetros, ambos obligatorios:

  1. Fecha para los nuevos documentos: Campo para indicar la fecha que tendrá el nuevo documento.
  2. Serie: Campo obligatorio para seleccionar el contador utilizado para los nuevos documentos. El valor cargado automáticamente es la serie indicada por defecto para las nuevas facturas de venta de la empresa principal indicada en los parámetros del programa.

Al ejecutar el proceso, se creará una nueva entrada en la lista de facturas por cada registro seleccionado y será accesible para su revisión, edición o eliminarla si es necesario.

Es importante tener en cuenta que no se puedan duplicar abonos, rectificativas, recapitulativas ni facturas que vengan de tickets. En caso que se intente duplicar uno de estos documentos, se parará el proceso mostrando un mensaje de error.

Proceso: Enviar por e-mail

Este proceso permite enviar directamente desde el programa correos electrónicos a los clientes, con las facturas adjuntas en formato PDF.

A este proceso se puede acceder desde la ficha de la factura, o desde la lista de facturas para enviar una o varias, según selección.

Para realizar el envío de documentos por correo electrónico, se deben seleccionar los documentos que se van a enviar y al abrir el proceso, se deben cumplimentar los siguientes parámetros:

  1. Enviar agrupados: Campo de selección para agrupar los documentos en los correos.
    • Si se indica como Sí (recomendado), los documentos se agruparán en un único e-mail para cada destinatario.
    • Si se indica cómo No, se enviará un e-mail por cada documento, aunque haya varios documentos con el mismo destinatario.
  2. Plantilla predefinida Campo para seleccionar un registro de Plantilla de e-mail registrado en el programa. Al seleccionar una plantilla, los campos Asunto y/o Mensaje cargarán con los datos de la plantilla automáticamente.
  3. Asunto: Campo obligatorio para introducir el asunto del correo electrónico.
  4. Mensaje: Campo obligatorio para introducir el cuerpo del mensaje de correo.
  5. Añadir tu firma de empleado: Campo para seleccionar si se incluye en el correo la firma que esté configurada para el empleado.
  6. Añadir firma de la empresa: Campo para seleccionar si se incluye en el correo la firma que esté configurada para la empresa.
  7. Máximo de conceptos por página: Campo para indicar la cantidad de conceptos a mostrar en cada página. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  8. Conceptos menos a mostrar en primera página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la primera página del documento. Debido a que la primera página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran datos fiscales, es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  9. Conceptos menos a mostrar en última página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la última página del documento. Debido a que la última página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran observaciones, importes, etc., es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  10. Máximo de caracteres por concepto: Campo para indicar el Máximo de caracteres a mostrar en la descripción de cada concepto. Este parámetro permite limitar los caracteres para que la descripción de los conceptos no quede demasiado ancha. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  11. Ajustar alto de cada concepto: Campo para seleccionar si se ajusta o no el alto de cada concepto. Al establecer este parámetro a Sí, el programa forzará que cada concepto ocupe una sola línea, evitando que salte de línea. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  12. Mostrar precios: Campo para indicar si se muestran o no los precios en cada concepto del documento. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  13. Mostrar imágenes de conceptos: Campo para indicar si se muestran o no las imágenes de los productos en cada concepto del documento. En caso de dejar el campo por defecto, el documento cargará según la configuración de la plantilla.

Una vez indicados todos estos datos, se puede lanzar el proceso y el sistema programará el envío de correos a cada cliente con sus facturas adjuntas.

Cabe aclarar que el envío no se realiza instantáneamente, sino que pueden tardar hasta un máximo de 30 minutos en enviarse los correos.

Proceso: Enviar a un e-mail concreto

En este proceso el sistema permite enviar todos los documentos seleccionados en un único correo electrónico a una dirección de e-mail específica, algo muy útil en casos como el envío de documentos a la asesoría de la empresa.

Para lanzar este proceso se deben indicar los siguientes parámetros:

  1. E-mail de origen: Campo obligatorio para indicar la dirección de correo desde la que se envía el e-mail. Este campo carga por defecto la dirección del usuario logueado, pero puede modificarse para indicar una distinta.
  2. Nombre: Campo obligatorio para indicar el nombre de quien envía el e-mail. Este campo carga por defecto con el nombre del empleado asociado al usuario logueado, pero puede modificarse para indicar uno distinto.
  3. E-mail de destino: Campo obligatorio para indicar la dirección de correo desde la que se envía el e-mail. Este campo carga por defecto la dirección del usuario logueado, pero puede modificarse para indicar una distinta.
  4. Plantilla predefinida Campo para seleccionar un registro de Plantilla de e-mail registrado en el programa. Al seleccionar una plantilla, los campos E-mail de origen, Nombre, Asunto y/o Mensaje cargarán con los datos de la plantilla automáticamente.
  5. Asunto: Campo obligatorio para introducir el asunto del correo electrónico.
  6. Mensaje: Campo obligatorio para introducir el cuerpo del mensaje de correo.
  7. Añadir tu firma de empleado: Campo para seleccionar si se incluye en el correo la firma que esté configurada para el empleado.
  8. Añadir firma de la empresa: Campo para seleccionar si se incluye en el correo la firma que esté configurada para la empresa.
  9. Máximo de conceptos por página: Campo para indicar la cantidad de conceptos a mostrar en cada página. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  10. Conceptos menos a mostrar en primera página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la primera página del documento. Debido a que la primera página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran datos fiscales, es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  11. Conceptos menos a mostrar en última página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la última página del documento. Debido a que la última página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran observaciones, importes, etc., es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  12. Máximo de caracteres por concepto: Campo para indicar el Máximo de caracteres a mostrar en la descripción de cada concepto. Este parámetro permite limitar los caracteres para que la descripción de los conceptos no quede demasiado ancha. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  13. Ajustar alto de cada concepto: Campo para seleccionar si se ajusta o no el alto de cada concepto. Al establecer este parámetro a Sí, el programa forzará que cada concepto ocupe una sola línea, evitando que salte de línea. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  14. Mostrar precios: Campo para indicar si se muestran o no los precios en cada concepto del documento. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  15. Mostrar imágenes de conceptos: Campo para indicar si se muestran o no las imágenes de los productos en cada concepto del documento. En caso de dejar el campo por defecto, el documento cargará según la configuración de la plantilla.

Una vez indicados todos estos datos se puede lanzar el proceso y el sistema enviará, de forma agrupada, todos los documentos seleccionados a la dirección de correo indicada.

Procesos para registrar o eliminar cobros de facturas

Estos procesos sirven para gestionar el estado de cobro de las facturas, para añadir o eliminar cobros a las mismas.

Los procesos están disponibles desde el listado de facturas, pudiendo seleccionar más de un registro, o dentro de la ficha de la factura.

Proceso: Registrar cobros de facturas

Al abrir el proceso se muestra un listado detallado con una línea por cada registro seleccionado.

En este listado se deben comprobar las primeras cuatro columnas para cumplimentar con los siguientes parámetros:

  • A pagar ahora: Campo para indicar la cantidad que se cobra por esa factura. Se puede indicar cualquier cantidad a restar del total o del importe de la columna Pendiente, o se puede dar por pagado el total de la factura o del pendiente.
  • Forma de pago: Campo para seleccionar el medio por el que se realiza el cobro que se registra.
  • Código de operación: Campo para indicar si la operación tiene un código específico, por ejemplo, el número de cobro de tarjeta emitido por el datáfono.
  • Fecha: Campo para indicar la fecha en que se realiza el cobro. Por defecto carga la fecha actual, pero puede indicarse una diferente para cada registro.
  • Hora: Campo para indicar la fecha en que se realiza el cobro. Por defecto carga la hora actual, pero puede indicarse una diferente para cada registro. Este campo es especialmente útil para tener en cuenta si el cobro se gestiona a través de una caja del TPV, de esta manera se incluye dentro del cierre de caja.
  • Caja: Campo para seleccionar una caja del TPV. Este campo es especialmente útil si el cobro de la factura se realiza en efectivo, o por otro método de cobro asociado a la caja. De esta manera, se tendrá en cuenta el movimiento para el cálculo en el cierre de caja, cuadrando correctamente todos los saldos.
Proceso: Eliminar cobros de facturas

El proceso se ejecuta para eliminar cualquier registro de cobro para el documento o documentos seleccionados.

Este proceso actualiza el estado de cobro de los vencimientos asociados a las facturas.

Existen otro par de procesos para gestionar los cobros, que están ubicados en el apartado de Vencimientos .

Proceso: Modificar empleado asignado

Este proceso permite editar de forma rápida el empleado asignado a una o varias facturas, ya que está disponible tanto en la ficha de cada registro como en el listado, para poder editar este valor en varias facturas de forma masiva.

Para lanzarlo, solamente se debe indicar un único parámetro de forma obligatoria:

  • Empleado: Campo para seleccionar el empleado que se quiere asignar a la factura.

Una vez seleccionado este campo, se debe pulsar sobre el botón Ejecutar proceso, y el empleado asignado a la factura se actualizará indicando ahora el empleado seleccionado en el proceso.

Proceso: Modificar empleado para comisión

Este proceso es similar al anterior, pero en este caso permite editar de forma rápida el empleado seleccionado como comisionista sobre una o varias facturas.

El proceso está disponible tanto en la ficha de cada registro como en el listado, para poder editar este valor en varias facturas de forma masiva, y para lanzarlo, solamente se debe indicar un único parámetro:

  • Empleado: Campo para seleccionar el empleado que tendrá comisión sobre la venta asociada a la factura. En caso que no se seleccione ninguno, los registros procesados quedarán sin empleado comisionista asociado.

Una vez seleccionado este campo, se debe pulsar sobre el botón Ejecutar proceso, y el empleado con comisión de la factura se actualizará indicando ahora el empleado seleccionado en el proceso.

Informe: Impresión / envío de documento

Este informe genera un documento detallado con toda la información de la factura, pudiendo visualizarlo en la pantalla e imprimirlo desde el programa.

Si se selecciona más de un registro, se creará un documento independiente para cada uno. Si se accede al informe desde la ficha de un registro, permite obtenerlo en formato PDF o enviarlo por e-mail.

Los datos que se muestran en cada documento se generan en función de la plantilla asociada a dicho documento. Por ejemplo, si en una plantilla se indica que no se muestre el precio con impuestos en los conceptos, no se mostrará ese valor, y si se indica que sí, entonces si se mostrará.

Para generar el informe hay que indicar los siguientes parámetros.

  1. Máximo de conceptos por página: Campo para indicar la cantidad de conceptos a mostrar en cada página.
  2. Conceptos menos a mostrar en primera página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la primera página del documento. Debido a que la primera página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran datos fiscales, es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales.
  3. Conceptos menos a mostrar en última página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la última página del documento. Debido a que la última página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran observaciones, importes, etc., es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales.
  4. Máximo de caracteres por concepto: Campo para indicar el Máximo de caracteres a mostrar en la descripción de cada concepto. Este parámetro permite limitar los caracteres para que la descripción de los conceptos no quede demasiado ancha.
  5. Ajustar alto de cada concepto: Campo para seleccionar si se ajusta o no el alto de cada concepto. Al establecer este parámetro a Sí, el programa forzará que cada concepto ocupe una sola línea, evitando que salte de línea.
  6. Mostrar precios: Campo para indicar si se muestran o no los precios en cada concepto del documento.
  7. Mostrar imágenes de conceptos: Campo para indicar si se muestran o no las imágenes de los productos en cada concepto del documento. En caso de dejar el campo por defecto, el documento cargará según la configuración de la plantilla.

Si alguno de los campos se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.

Total de productos en documentos

Este informe muestra el total de productos incluídos en los documentos seleccionados.

Para poder obtener el informe se deben seleccionar los documentos de los que se desea obtener el listado y acceder al panel de Informes. Si no se selecciona ningun documento, se incluirán todos los registros que cumplan los filtros seleccionados en el listado.

Al seleccionar el informe se pueden indicar los siguientes parámetros para filtrar los resultados, según sea necesario:

  • Categoría: Campo para seleccionar una categoría para obtener datos de productos solo de esta.
  • Incluir categorías hijas: Campo para incluir las catergorías hijas a la seleccionada. Por defecto carga con el valor Sí.
  • Marca / fabricante: Campo para seleccionar marca / fabricante para obtener datos de productos solo de esta.
  • Temporada: Campo para seleccionar una temporada específica para obtener datos de productos solo de esta.
  • Proveedor: Campo para seleccionar una temporada específica para obtener datos de productos solo de esta.
  • Producto: Campo para seleccionar un producto específico sobre el que obtener sus ventas en el informe.
  • Filas por página: En caso de mostrar el informe por pantalla, PDF o imprimirse, este es el número de líneas que contendrá cada página.

Una vez seleccionados los filtros deseados para obener el informe, se puede elegir entre los diferentes formatos de salida:

  • Mostrar en pantalla
  • Imprimir
  • Sacar en PDF
  • Sacar en CSV (Excel)
  • Enviar por e-mail

Para cada producto se indican algunos datos identificativos del mismo, cantidad total, base imponible, impuestos e importe total.

Facturas de abono, rectificativas y rectapitulativas

El programa permite registrar facturas de abono y rectificativas, así como facturas recapitulativas.

Todos estos tipos de facturas tienen ciertas particularidades y requieren de un tratamiento especial.

Realmente, las facturas de abono son un tipo de facturas rectificativas. Y es que hay dos tipos de facturas rectificativas: por sustitución o por diferencia: las que son por sustitución anulan la factura que rectifica, y las que son por diferencia (abonos), las complementan, declarándose ambas.

Facturas de abono

El programa está preparado para registrar facturas de abono donde se realiza una devolución al cliente, por problemas o cambios con los conceptos de una factura ya emitida.

Las facturas de abono pueden generarse mediante un proceso a partir de facturas ya existentes, o de forma manual.

Se debe tener en cuenta que según la legislación vigente las facturas de abono deben asociarse a una serie distinta a las facturas normales.

Para poder registrar manualmente una factura de abono, se crea igual que una factura normal, pero en los conceptos se debe indicar la cantidad en negativo.

Además, en la pestaña Rectificación, debe marcarse a Sí el campo Es un abono.

Pantalla de añadir concepto: Detalle de factura de abono.

Al indicar la cantidad en negativo, el cálculo del importe a cobrar queda negativo, siendo el resultado a cobrar en favor del cliente que devuelve el producto.

Proceso: Generar factura de abono

Este proceso permite generar una factura de abono de venta desde una o varias facturas de venta registradas.

A este proceso se puede acceder desde la ficha de una factura, o desde el listado de facturas para seleccionar uno o más registros.

En este proceso los parámetros a indicar son:

  1. Serie: Campo obligatorio para seleccionar el contador utilizado para los nuevos documentos. El valor cargado automáticamente es la serie indicada por defecto para las nuevas facturas de abono de venta de la empresa principal indicada en los parámetros del programa.
  2. Fecha para el nuevo documento: Campo para indicar la fecha de emisión que tendrá el nuevo documento.

Al abrir el proceso, se listarán todos los conceptos del documento de origen, cada uno con la cantidad A procesar ahora a cero, pudiendo editarlas para cada uno.

Proceso factura de abono: detalle de cantidades.

Cada fila se indica por colores dependiendo de las cantidades indicadas para procesar:

  • Rojo: No se ha indicado ninguna cantidad.
  • Amarillo: Se ha indicado una cantidad menor al concepto de la factura original.
  • Verde: Se ha indicado la cantidad total del concepto de la factura original.

En la parte inferior se indica la información del Documento de origen, es decir, desde el que se está lanzando el proceso, y los datos del Documento a generar. En este último se detalla la base imponible y el importe total de la factura que se va a generar, totales que se irán actualizando a medida que se vayan indicando las cantidades a procesar en cada concepto, lo que permite comprobar el importe final del documento que se va a generar.

Los conceptos que se quieran procesar por sus cantidades totales, se pueden seleccionar y pulsar sobre el botón Procesar seleccionados de la parte superior.

Proceso factura de abono: selección de concepto para procesar.

Para procesar parcialmente un concepto, se debe pulsar sobre el botón de modificar. Se abrirá una nueva pantalla con los datos del producto del concepto, con el campo A procesar ahora con el total de unidades del concepto, para indicar la cantidad deseada. Si el producto tiene más de una referencia, se mostrará un campo para indicar una cantidad específica por cada referencia.

Proceso factura de abono: confirmación de cantidad para procesar un concepto parcialmente.

Una vez introducida la cantidades deseadas, se debe pulsar sobre el botón Confirmar, y al cerrarse la ventana se puede comprobar que las cantidades para procesar en el concepto se habrán actualizado, al igual que los totales del documento.

Una vez indicadas todas las cantidades a procesar, se debe pulsar en el botón Generar documento.

Al generar el documento, se habrá creado un nuevo registro, pero tanto los conceptos como el total se indicarán en negativo al ser una factura de abono, es decir, a favor del cliente.

Facturas rectificativas

Las facturas rectificativas se emiten cada vez que hay que corregir una factura ya emitida por algún cambio o corrección en su contenido. Esto se debe a que por ley las facturas emitidas no pueden ser modificadas o eliminadas. El programa entiende como facturas rectificativas para la forma en la que trabaja, aquellas que son del tipo sustitución, es decir, que anulan a las facturas que rectifican.

Para crear una factura reciticativa, hay que ir a Ventas -> Documentos -> Facturas de venta, y seleccionar como serie una serie del tipo Facturas rectificativas de venta. Además, en la pestaña Rectificación, hay que indicar la factura que rectifica, así como el motivo.

Al acceder a la ficha de la nueva factura rectificativa, dentro de la pestaña rectificación, se puede ver el detalle de la factura que rectifica y el motivo de la rectificación.

Ficha de factura rectificativa: detalle de factura que rectifica y motivo.

Al pulsar sobre el número de la factura que rectifica, se abre una nueva pestaña con la ficha de la factura. En la pestaña rectificación, se puede comprobar que está marcada como rectificada.

Al generarse una factura rectificativa, en la factura rectificada se eliminan las asociaciones de movimientos de stock, vencimientos, cobros, etc, pasando a estar todo en la rectificativa.

Ficha de factura: detalle de factura rectificada.

Facturas recapitulativas

Una factura recapitulativa se emite para agrupar diferentes facturas por entregas de productos o servicios, en un único documento con la condición de que sean emitidos a un mismo cliente. Para generar una nueva factura recapitulativa en el programa, se deben seleccionar los registros de facturas que se van a incluir y acceder al proceso Generar factura recapitulativa.

Al lanzar el proceso, se debe indicar un único parámetro:

  • Serie: Campo obligatorio para la selección de la serie de facturas para el número de la nueva factura. Automáticamente carga el valor de la serie asignada por defecto en los parámetros del programa para facturas de venta.

Al ejecutar el proceso, se genera automáticamente una nueva factura con todos los conceptos de las facturas seleccionadas.

Al acceder a la ficha de una de las facturas incluidas, en la pestaña Recapitulación, se puede comprobar que hace referencia a la factura recapitulativa donde se ha incluido.

Ficha de factura: Detalle de factura recapitulativa donde se incluye.

Al pulsar sobre el número de la recapitulativa, se abre la ficha para acceder al detalle de la nueva factura. Y dentro de la pestaña Recapitulación, se puede comprobar que esa es recapitulativa:

Ficha de factura: Detalle de factura recapitulativa.

Tesorería

El programa cuenta con una gestión de tesorería básica para el control de cobros a los clientes.

Vencimientos

Los vencimientos siempre irán asociados a facturas o tickets del TPV, por lo que puede accederse a los vencimientos de una factura desde la ficha de esta última.

También se puede consultar un listado con todos los vencimientos para ventas registrados en el programa, visualizando una serie de datos, incluyendo su estado de cobro. El listado se puede consultar accediendo desde el panel principal a Ventas -> Tesorería -> Vencimientos.

Los registros se indican por colores dependiendo del estado de sus cobros:

  • Rojo: No se ha cobrado nada de ese registro y está pendiente la totalidad de su importe.
  • Amarillo: El registro se ha cobrado parcialmente y está pendiente una parte del importe.
  • Verde: Se ha cobrado la totalidad del importe del registro y no se debe nada.

Se puede acceder a los totales en el botón azul del menú superior, indicado con una calculadora. En este listado se puede consultar la suma de los importes de los registros seleccionados, y el total de sus cobros registrados.

En el listado se detalla para cada vencimiento:

  • Fecha: Día en que el cobro debe estar realizado al cliente.
  • Cliente: Cliente al que se debe realizar el cobro.
  • Forma de pago: Medio por el que se debe realizar el cobro al cliente.
  • Importe: Total que corresponde cobrar por ese vencimiento.
  • Cobrado: Importe que se ha registrado como pagado hasta la fecha.
  • Factura: Número de factura donde se incluyen los conceptos que se deben cobrar.
  • Ticket / factura simplificada: Número de ticket donde se incluyen los conceptos que se deben cobrar.
  • Estado: Se detalla si está pagado o no pagado.
  • Empresa: Empresa propia asociada al vencimiento.
  • Moneda: Divisa en la que se registra el importe a cobrar.
  • Código de operación: Código como información adicional relacionado con el cobro. Por ejemplo, código de transferencia bancaria o código de cobro por tarjeta emitido por el datáfono.
Procesos: Registrar/Eliminar cobros de vencimientos

Mediante el proceso de Registrar cobros de vencimientos, se actualizarán los importes cobrados y pendientes para los vencimientos que se han registrado en el programa.

Se deben seleccionar los vencimientos en los que se van registrar los cobros, y al abrir el proceso se listan todos los vencimientos con una serie de columnas para editar los datos del registro:

Detalle registro de cobros de vencimientos.

  1. A pagar ahora: Campo para indicar el importe que se va a cobrar ahora. El valor por defecto es el total de la cantidad pendiente.
  2. Forma de pago: Campo para indicar el medio por el que se realiza el cobro. El valor por defecto es el método de pago que se indicó en la venta.
  3. Código de operación: Campo para indicar si la operación tiene un código específico, por ejemplo, el número de cobro de tarjeta emitido por el datáfono.
  4. Fecha: Campo para indicar el día en que se ha realizado el cobro. Por defecto carga la hora actual, pero puede indicarse una diferente para cada registro.
  5. Hora: Campo para indicar la fecha en que se realiza el cobro. Por defecto carga la hora actual, pero puede indicarse una diferente para cada registro. Este campo es especialmente útil para tener en cuenta si el cobro se gestiona a través de una caja del TPV, de esta manera se incluye dentro del cierre de caja.
  6. Caja: Campo para seleccionar una caja del TPV. Este campo es especialmente útil si el cobro se realiza con efectivo de la caja, o por otro método de cobro asociado a esa caja estando abierta. De esta manera, se tendrá en cuenta el movimiento para el cálculo en el cierre de caja, cuadrando correctamente todos los saldos.

Al ejecutar el proceso, se registrarán los cobros indicados, se actualizarán los totales pendientes y se mostrarán los registros con los colores correspondientes.

Por otra parte, el proceso de Eliminar cobros de vencimientos, deshace todos los registros de cobros realizados. De esta manera, quedarán los vencimientos seleccionados como pendientes con el importe total.

Estos procesos también modifican el estado de cobro de las facturas asociadas a los vencimientos.

También pueden ejecutarse desde la ficha de una factura de venta en la pestaña de Vencimientos, para operar sobre los vencimientos de esa factura concreta.

Existen otro par de procesos para gestionar los cobros desde las facturas en lugar de los vencimientos.

También existe otro proceso en los vencimientos para generar remesas bancarias

Calendario de vencimientos

El calendario de vencimientos permite una visión en el tiempo de los vencimientos registrados en el programa. De esta manera se pueden consultar los vencimientos pasados y próximos, y organizar los cobros correspondientes.

Se puede acceder desde el panel principal en Ventas -> Calendarios de tesorería -> Calendario de vencimientos.

Detalle calendario de vencimientos.

  1. Nombre y año del mes actual que se está visualizando con botones para avanzar y retroceder en el tiempo.
  2. Formulario para búsqueda de meses para cambiar el calendario a un mes concreto, con selección de mes y campo para indicar el año.
  3. Calendario del mes actual que se está visualizando. Cada día que tenga uno o más registros, mostrará un mensaje de los registros de ese día.
  4. Detalle de día con registros. Al pulsar sobre el mensaje de registros, se abrirá una pantalla con la lista detallada de entradas de ese día, pudiendo consultar los totales y ejecutar los procesos para registrar o eliminar de cobros.
Cobros

En el apartado de cobros se listan todos los cobros registrados en el programa.

El listado se puede consultar accediendo desde el panel principal a Ventas -> Tesorería -> Cobros y para cada cobro se detalla:

  • Fecha: Día en que se realiza el cobro del vencimiento.
  • Hora: Hora en que se registra el cobro.
  • Cliente: Cliente registrado al que se realiza el cobro.
  • Importe: Importe cobrado.
  • Forma de pago: Medio por el que se realizó el cobro.
  • Factura: Número de factura a la que corresponde el cobro. Solo se muestra si el vencimiento corresponde a una factura.
  • Ticket del TPV: Número de ticket al que corresponde el cobro. Solo se muestra si el vencimiento corresponde a un ticket.
  • Empresa: Empresa propia que realiza el cobro.
  • Vencimiento: Fecha del vencimiento al que corresponde el cobro.
  • Caja: Caja del TPV por la que se realiza el cobro. Solo se muestra si el cobro corresponde a un ticket.
  • Es cambio de efectivo: Indica si el movimiento es un registro correspondiente al la vuelta de una venta. Es de gran ayuda para controlar los posibles descuadres de caja.
  • Es cambio de vale entregado: Indica si el movimiento es un registro correspondiente al excedente de un vale de devolución canjeado en una venta.
  • Moneda: Divisa en la que se realiza el cobro del vencimiento.

El listado de cobros se muestra en colores en función de la cantidad del cobro:

  • Verde: si es un cobro en positivo, es decir, si es el cliente abona la cantidad a una empresa propia.
  • Rojo: si es un cobro en negativo, es decir, una devolución de dinero de una empresa propia al cliente.

Además de poder utilizar el proceso de eliminación de cobros de vencimientos o de facturas, se puede eliminar un cobro concreto pulsando en el botón rojo con la papelera, o seleccionar varios registros en la lista y pulsar sobre el botón rojo con la papelera en el menú superior de la pantalla.

Proceso: Adjuntar justificante de cobro

Este proceso permite añadir un documento justificante de cobro, para cualquier registro de cobro creado en el sistema, pudiendo adjuntar un mismo documento a varios registros de forma masiva.

Para ello, se debe seleccionar el registro o los registros deseados y acceder al panel de procesos, seleccionando la opción Adjuntar justificante de cobro.

Selección de registros de cobros para acceder al panel de procesos

Este proceso cuenta con un único parámetro, donde seleccionar el archivo del justificante, preferiblemente un documento PDF. Como solo se adjunta un unico documento, en el caso de añadir más de un justificante para más de un registro de cobro, deben incluirse todos los justificantes dentro del mismo documento.

Panel de procesos, selenccionando Adjuntar justificante de cobro

Al pulsar sobre el botón Seleccionar archivo, se abrirá una ventana con todos los documentos justificantes que se han subido al programa, y un campo en la parte superior para subir nuevos documentos.

Cada archivo subido cuenta con un botón para visualizarlo, descargando una copia, y un botón Seleccionar para elegir ese documento. Al pulsar sobre ese botón, se cerrará la ventana, mostrando el campo Documento justificante actualizado, con el documento seleccionado listo para adjuntar a los registros.

Ahora el campo cuenta con una serie de botones para editar el archivo seleccionado:

Detalle de campo de archivo con documento seleccionado

  • Ver archivo: para ver el documento, descargando una copia.
  • Botón con el lápiz: abre la ventana de selección para elegir otro documento distinto.
  • Sin archivo: para eliminar el documento seleccionado, dejando el campo en su estado inicial

Para finalizar y adjuntar el documento, se debe pulsar sobre el botón Ejecutar proceso y el documento quedará adjunto al registro, para poder visualizarlo pulsando sobre la opción Ver archivo, de la columna Justificante de cobro.

Si no se mostrara la columna, puede activarla desde las opciones de ordenar columnas, en el menú superior del listado.

Proceso: Eliminar justificante de cobro

Por su parte, el proceso Eliminar justificante de cobro, permite borrar el documento adjunto a cualquier registro de cobro.

Para ello, se deben seleccionar el registro o los registros deseados y, al acceder al panel de procesos, se debe seleccionar la opción Eliminar justificante de cobro. En este caso, al no tener parámetros, simplemente debe pulsar directamente sobre el botón Ejecutar proceso.

Panel de procesos, selenccionando Eliminar justificante de cobro

Cabe destacar que, al lanzar este proceso, se eliminará la asociación del documento con el registro de cobro, pero el documento seguirá en el sistema. Esto es importante para casos en los que se elimina un justificante por error, lo tendrá disponible para volver a adjuntarlo al registro de cobro nuevamente.

Procesos: Añadir / Eliminar código de operación

Estos procesos permiten editar el código de operación de uno o varios registros de cobros desde el propio listado de registros.

Para acceder a estos procesos se debe seleccionar el registro o registros de cobro que se desean editar, y acceder al panel de Procesos.

En el listado se puede ver, entre otras opciones, el proceso Añadir código de operación, el cual cuenta con un parámetro único y obligatorio.

  • Código de operación: Campo obligatorio para indicar el código de operación que se desea asignar a los registros de cobro.

Una vez lanzado este proceso, se actualizarán los registros de cobros, actualizando el código indicado para cada uno de ellos.

Por su parte, para ejecutar el proceso Eliminar código de operación no requiere de parámetros a configurar. Al lanzar este proceso, se eliminará el código de operación asociado al registro o registros de cobro seleccionados, dejando este campo sin valor en cada uno de ellos.

Calendario de cobros

El calendario de cobros permite una visión en el tiempo de todos los registros realizados en el programa. De esta manera se pueden consultar los registros de cobros realizados por sus fechas.

Se puede acceder desde el panel principal en Ventas -> Calendarios de tesorería -> Calendario de cobros.

Detalle calendario de cobros.

  1. Nombre y año del mes actual que se está visualizando con botones para avanzar y retroceder en el tiempo.
  2. Formulario para búsqueda de meses para cambiar el calendario a un mes concreto, con selección de mes y campo para indicar el año.
  3. Calendario del mes actual que se está visualizando. Cada día que tenga uno o más registros, mostrará un mensaje de los registros de ese día.
  4. Detalle de día con registros. Al pulsar sobre el mensaje de registros, se abrirá una pantalla con la lista detallada de entradas de ese día, pudiendo consultar los totales o eliminar los registros de pagos.
Configurar programa para que avise de cobros pendientes a clientes

De forma automática, el programa realiza a diario una consulta sobre los cobros que estén pendientes de realizar a los clientes.

Accediendo desde el panel principal a Parámetros -> Configuración general, en la pestaña Ventas, se puede consultar la dirección de correo electrónico para el envío de los avisos indicada como E-mail al que enviar avisos cobros pendientes.

Si no se establece ningún e-mail no se recibirán avisos, pero si se hace se recibirá todos los días a primera hora un e-mail en la dirección indicada con los cobros pendientes que vencen en el día.

Remesas bancarias

En este apartado del programa se listan todas las remesas registradas en el programa.

Para generar una remesa únicamente puede hacerse desde el apartado de Vencimientos, utilizando el proceso de Generar remesa.

Proceso: Generar remesa

Este proceso permite generar una remesa SEPA con los vencimientos seleccionados, para poder gestionar el cobro a través del banco.

Para abrir el proceso, se deben indicar los siguientes parámetros:

  • Tipo de remesa: Campo obligatorio para seleccinar el tipo de remesa, pudiendo ser:
    • Adeudo directo SEPA Core: recomendado.
    • Adeudo directo SEPA B2B: Para cobros entre empresas y autónomos.
  • Cuenta bancaria: Campo obligatorio para indicar la cuenta de la empresa a la que se abonará la remesa de recibos.

Puede consultar más información y las diferencias entre los adeudos directos Core y B2B en este artículo de nuestro blog.

Al abrir el proceso se listarán todas los vencimientos seleccionados de forma detallada, y un campo específico para cada uno donde indicar la cantidad que se debe emitir al cobro en la remesa.

Proceso generar remesa: confirmación de cantidad para remesar por cada vencimiento del listado.

Por defecto, el campo carga el total pendiente del vencimiento, pero se puede indicar cualquier cantidad a restar del total o del importe de la columna Pendiente, o se puede remesar el total del vencimiento.

Una vez indicadas todas las cantidades a remesar, se debe pulsar sobre Ejecutar proceso y el programa creará una nuevo registro en la lista de remesas, pudiendo consultarse desde el mismo mensaje de confirmación y procesar la creación del fichero para el envío al banco.

El listado de remesas se puede consultar accediendo desde el programa a Ventas -> Tesorería -> Remesas bancarias, y para cada registro se detalla:

  • Fecha: Fecha de creación del registro de la remesa.
  • Hora: Hora de creación del registro de la remesa.
  • Importe total: Suma total de todos los recibos incluidos en la remesa.
  • Total cobrado: Monto total que se ha cobrado del total de la remesa.
  • Total devuelto: Monto total que ha sido devuelto por la entidad bancaria del destinatario al que se cobra.
  • Cuenta bancaria: Cuenta bancaria propia donde se abonan los recibos cobrados en la remesa.
  • Tipo de remesa: Tipo de remesa seleccionado en el momento de la creación del registro, pudiendo ser Adeudo directo SEPA Core o Adeudo directo SEPA B2B.
  • Fichero: Acceso directo para la descarga del archivo de la remesa. Solo está disponibles si se ha generado mediante el correspondiente proceso.

Para gestionar una remesa creada con el programa se dispone de varios procesos.

Proceso: Generar fichero de la remesa

Este proceso genera un fichero listo para subir en la intranet de la entidad bancaria y procesar todos los recibos de la remesa de forma masiva.

Como esta gestión es particular para cada remesa, solo está disponible desde la ficha de cada registro.

El proceso no requiere ningun parámetro, y una vez ejecutado generará el fichero automáticamente con todos los datos indicados en la remesa. En el mensaje de confirmación se puede descargar el fichero generado, y posteriormente estará disponible para descargar desde el listado de remesas.

Solo se podrán emitir remesas de recibos para aquellos clientes que tengan indicada una cuenta bancaria con un Id. de adeudo SEPA asignado y una fecha de recolección del documento de autorización SEPA.

Procesos: Generar cobros o devoluciones

Estos procesos sirven para gestionar de manera independiente los registros incluidos en la remesa.

Como esta gestión es particular para cada remesa, estos procesos solo está disponibles desde la ficha de cada registro, en la pestaña recibos.

Seleccionando los registros en la lista se puede ejecutar el proceso que corresponda para registrar los cobros independientes de cada recibo incluido en una remesa, o bien, las devoluciones de recibos por parte de las entidades bancarias de los clientes a los que se han emitido los recibos.

Al marcar un recibo como cobrado, se añade la cantidad cobrada al total cobrado de su vencimiento asociado. Por contra, al marcar un recibo como devuelto, se resta la cantidad cobrada del total cobrado de su vencimiento asociado. Además, en cada una de estas operaciones se generan registros de cobro, con su fecha y hora correspondiente, ya sea en positivo (cobro) o en negativo (devolución), para llevar un registro de los cobros y devoluciones asociados a cada vencimiento.

Calendario remesas bancarias

El calendario de remesas bancarias permite una visión en el tiempo de los registros de remesa creados en el programa. De esta manera se pueden consultar los cobros para los vencimientos gestionados por este medio.

Se puede acceder desde el panel principal en Ventas -> Calendarios de tesorería -> Calendario remesas bancarias.

Detalle calendario de vencimientos.

  1. Nombre y año del mes actual que se está visualizando con botones para avanzar y retroceder en el tiempo.
  2. Formulario para búsqueda de meses para cambiar el calendario a un mes concreto, con selección de mes y campo para indicar el año.
  3. Calendario del mes actual que se está visualizando. Cada día que tenga uno o más registros, mostrará un mensaje de los registros de ese día.
  4. Detalle de día con registros. Al pulsar sobre el mensaje de registros, se abrirá una pantalla con la lista detallada de entradas de ese día, pudiendo consultar los totales y ejecutar los procesos para registrar o eliminar de cobros.

Reservas

En el apartado de reservas se pueden gestionar todas las reservas de productos realizadas por los clientes.

El programa incluye la gestión del cobro total o parcial por adelantado de los conceptos que se incluyan en la reserva, la gestión independiente de cada concepto, incluso la cancelación de la reserva.

Se puede acceder a los registros desde el panel principal a Ventas -> Documentos -> Reservas.

En este caso, los registros se indican por colores dependiendo del estado:

  • Rojo: No se ha procesado ningun concepto de la reserva.
  • Amarillo: La reserva se ha procesado parcialmente y está pendiente de procesar alguno de los conceptos incluidos.
  • Verde: Se ha procesado la totalidad de la reserva.

Procesar una reserva significa haber incluido sus conceptos en algun documento de venta como una factura o un ticket mediante venta en el TPV . Otra forma de procesar los conceptos es descartarlos, es decir, indicar al programa que ya nunca van a ser incluidos en otros documentos del ciclo de ventas.

Crear desde cero una reserva
  1. Datos generales
    • Datos del documento
      • Cliente: Campo obligatorio para seleccionar el cliente al que realiza la reserva. Al seleccionar el cliente se cargarán todos sus campos establecidos por defecto, como la forma de cobro, el tipo de vencimiento, etc.
      • Descripción: Campo para indicar un nombre interno e identificar la reserva en listados, etc. y diferenciarlo de otrass reservas.
      • Fecha: Campo obligatorio para indicar fecha en que se realiza la reserva.
      • Hora: Campo obligatorio para indicar hora en que se realiza la reserva.
      • Empresa: Campo obligatorio para seleccionar la empresa propia asignada a la venta asociada a la reserva.
      • Serie/Contador: A partir de la serie se generará el nº de documento. Automáticamente carga el valor de la serie para reservas asignada por defecto en la empresa seleccionada.
      • Número de documento: Campo no editable que el programa asigna automáticamente a partir de la serie y que permite identificar a cada documento de los demás, ya que genera valores únicos.
      • Canal de venta: Campo para seleccionar el medio por el que se realiza la reserva. Sirve para poder filtrar por ejemplo en informes de rentabilidad y sacar rentabilidades agrupadas por canal de venta. También sirve para saber si se deben aplicar o no ofertas en función de los canales asociados a esas ofertas.
    • Datos de Cobro:
      • Forma de cobro: Campo de selección para indicar el medio por el que se realiza el cobro de la reserva en el momento de la venta.
      • Tipo de vencimiento: Campo de selección para indicar los plazos para hacer efectivo el cobro, parcial o total, del importe total de la reserva.
      • Cuenta bancaria: Campo de selección para indicar la cuenta de la empresa a la que se va a realizar el abono del cobro en el momento de la venta.
      • Cuenta del cliente: Campo de selección para indicar la cuenta bancaria del cliente a la que se va a realizar el cobro en el momento de la venta.
      • Moneda: Campo de selección para la divisa en la que se emite el documento y por la que se va a realizar el cobro en el momento de la venta.
    • Estado
      • Dirección de envío: Dirección del cliente a la que se envía el producto.
      • Procesado: Campo informativo no editable con la situación de gestión de la reserva, cargado por defecto como Sin procesar. Este valor se actualiza en el momento que se procesa la reserva al generar otro documento desde él, como una factura.
    • Otros datos:
      • Plantilla de impresión: Campo de selección para el modelo de impresión de reservas, según los modelos de plantillas registrados en el programa.
      • Empleado asignado: Campo de selección para indicar el empleado responsable de la gestión de la reserva.
      • Empleado comisión: Campo de selección para indicar el empleado que tiene comisión sobre la venta asociada con la reserva. Este campo carga por defecto con el empleado de comisiones seleccionado para el cliente del documento, pero puede modificarse si fuera necesario.
      • Observaciones: Campo de texto para indicar información adicional de la reserva para el cliente. Se mostrará al final del documento, justo antes del texto al pie.
      • Texto al pie: Campo de texto que se muestra al final del documento. Suele utilizarse para indicar por ejemplo los datos registrales de la empresa, datos relativos a la protección de datos, etc.
      • Observaciones internas: Campo de texto para indicar información adicional sobre la reserva de manera interna en la empresa.
  2. Conceptos
    • Base imponible: Campo informativo no editable con el cálculo total de la base imponible de todos conceptos de la reserva.
    • Impuesto opcional: Campo para seleccionar si hay algún impuesto global que aplicar a todos los conceptos de la reserva. Por ejemplo, si eres autónomo y tienes que facturar incluyendo ya el I.R.P.F., se debe indicar en este campo.
    • Impuestos: Campo informativo no editable con el cálculo total de impuestos para todos los conceptos de la reserva.
    • Importe: Campo informativo no editable con el resultado de la suma de base imponible e impuestos totales de la reserva.
    • Listado de conceptos: Se detallan todos los conceptos añadidos al documento, con las acciones disponibles, el nombre del producto, cantidad, precio unitario y totales detallados.

      Listado de conceptos añadidos a la reserva.

    • Filtrar producto: Campo para filtrar entradas de conceptos por los datos del producto incluido.
    • Eliminar un concepto: Botón incluido en las acciones de cada concepto para eliminar de forma directa ese concepto de la lista.

      Selección para eliminar conceptos añadidos a la reserva.

    • Pantalla de nuevo concepto / modificar concepto

      Pantalla de nuevo concepto / modificar concepto.

      • Buscar producto: Campo de selección para productos registrados en el programa. Cuenta con una serie de botones adicionales:
        • Modificar: Permite editar el registro del producto seleccionado. Este botón solo es visible y disponible al momento de seleccionar un producto.
        • Ver stock: Permite consultar el stock del producto seleccionado en los diferentes almacenes registrados en el sistema. Este botón solo es visible y disponible al momento de seleccionar un producto.
        • Nuevo producto: Permite crear un nuevo producto en el momento de registrar el concepto del documento.
        • Genérico: Para añadir al concepto un producto genérico.
      • Descripción del producto: Campo de texto que carga la información registrada en el producto en el momento de su selección, pudiendo ampliar la información del producto para la factura.
      • Impuesto: Campo de selección para el porcentaje de impuesto que se aplica según el producto.
      • 2º tipo de impuesto: Campo de selección para el 2º tipo de impuesto que se aplica, si procede.
      • 2º impuesto: Campo de selección para el porcentaje del 2º tipo de impuesto que se aplica según el producto. Se debe seleccionar un valor siempre que se indique el 2º tipo de impuesto.
      • Tipo de operación / régimen de IVA: Campo para seleccionar el tipo de operación o régimen de IVA que aplica para este concepto. Si no aplica ningún régimen especial, debe indicarse el régimen de IVA en el que esté registrado su negocio: régimen general, simplificado o de recargo de equivalencia. Se precarga el valor por defecto de la regla de impuestos para la venta asociada al producto seleccionado.
      • Motivo de no sujeción / exención: Campo solo visible si el tipo de impuesto es del 0%, que sirve para indicar el motivo de dicha exención. Se precarga el valor por defecto de la regla de impuestos para la venta asociada al producto seleccionado.
      • Texto legal de no sujeción / exención: Campo solo visible si el tipo de impuesto es del 0%, que sirve para indicar el texto legal a mostrar en el documento por dicha exención. Se precarga el valor por defecto de la regla de impuestos para la venta asociada al producto seleccionado.
      • Precio: Campo para indicar el precio de compra sin impuestos por cada unidad del producto que se incluye en el concepto.
      • % dto.: Campo para indicar el porcentaje de descuento que se aplica sobre el precio.
      • Importe dto./u.: Campo para indicar el importe descuento por unidad, sin impuestos, del producto que se incluye en el concepto.
      • Precio unitario: Campo informativo no editable. Se calcula dividiendo la base imponible entre la cantidad.
      • Unidad de medida: Campo de selección para contabilizar las cantidades del producto que se incluyen en el concepto. Por ejemplo: unidades, metros, gramos, litros, horas, etc.
      • Precio c/impuestos: Campo para indicar el precio del producto con impuestos.
      • Imp. dto./u. c/ impuestos: Campo para indicar el importe de descuento por unidad con impuestos incluidos.
      • P. c/ impuestos unitario: Campo informativo no editable. Se calcula dividiendo el importe entre la cantidad.
      • Base imponible: Campo informativo no editable con el cálculo de la base imponible por el total del concepto.
      • Impuestos: Campo informativo no editable con el cálculo de los impuestos correspondientes por el total del concepto.
      • Total: Campo informativo no editable con el total a pagar por el concepto. Su valor es el cálculo total de la suma de la base imponible más los impuestos.
      • Cantidad por referencia: Campo para indicar el número de unidades del producto por cada referencia independiente registrada. Por ejemplo, cantidades de la misma prenda por cada talla. Campos solo disponibles para productos con varias referencias registradas en el programa.
      • Cantidad: Campo para indicar el número de unidades totales del producto que se incluyen en el concepto. Si el producto tiene los campos de cantidad por referencia, el campo es solo informativo y no editable mostrando el total de productos introducidos por cada referencia.
      • Decimales redondeos: Campo para indicar la cantidad de decimales para tener en cuenta en los cálculos de precio, descuentos e impuestos.
Modificar una reserva

Para modificar una reserva, se debe pulsar el botón negro con el lápiz en las opciones de ese registro.

Selección para modificar registros en el listado de reservas.

Al pulsar sobre el botón, se abrirá una pantalla como la de nuevo registro, con todos los campos disponibles para la edición de los datos del documento.

Se debe tener en cuenta que el programa tiene restricciones a la hora de modificar documentos. Por ejemplo, no se podrán modificar algunos datos de documentos ya procesados total o parcialmente, incluyendo conceptos, o conceptos o datos de documentos que procedan de otros.

Eliminar una reserva

Para eliminar una reserva, se debe pulsar sobre el botón rojo con la papelera del registro. Para borrar registros de forma masiva, se deben seleccionar en el listado y pulsar sobre el botón rojo con la papelera del menú superior.

A la hora de eliminar reservas hay que tener en cuenta que:

  1. También se eliminan los registros que pueda tener asociados de:
    • Conceptos
    • Movimientos de stock
  2. No se pueden eliminar registros si han sido total o parcialmente procesados, o si están asociados con:
    • Anticipos en facturas
    • Anticipos en tickets (Módulo de TPV)
    • Trazabilidad de facturas
    • Trazabilidad de tickets (Módulo de TPV)
    • Importes anticipados de reservas
Ficha de reserva de venta

Para ver los datos de cada reserva detalladamente, el listado de reservas permite acceder a la ficha de cada registro, pulsando sobre el icono con la carpeta.

Selección para acceder a la ficha de un registro en el listado de reservas.

En la ficha de la reserva se puede ver toda su información, los datos fiscales, y los totales detallados.

Detalle de ficha de una reserva.

En la parte inferior, organizado por pestañas, se muestra todo el contenido relacionado con la reserva como el listado de conceptos, anticipos, movimientos de stock y trazabilidad.

Calendario de reservas

El calendario de reservas permite una visión en el tiempo de todos los registros realizados en el programa para este tipo de documentos.

Se puede acceder desde el panel principal en Ventas -> Calendarios de documentos -> Calendario de reservas.

Detalle de calendario de reservas.

  1. Nombre y año del mes actual que se está visualizando con botones para avanzar y retroceder en el tiempo.
  2. Formulario para búsqueda de meses para cambiar el calendario a un mes concreto, con selección de mes y campo para indicar el año.
  3. Calendario del mes actual que se está visualizando. Cada día que tenga uno o más registros, mostrará un mensaje de los registros de ese día.
  4. Detalle de día con registros. Al pulsar sobre el mensaje de registros, se abrirá una pantalla con la lista detallada de registros de ese día con todas las opciones para su gestión.
Reservas desglosadas

El apartado de reservas desglosadas muestra todos los productos que se incluyen en los conceptos de cada reserva registrada en el programa, tanto por TPV como por el módulo de Ventas.

Este listado es solo informativo y no se puede editar. Para cambiar esta información, se debe acceder a la reserva correspondiente que contiene el producto en el concepto.

Se puede acceder al listado desde el panel principal en Ventas -> Documentos desglosados -> Reservas desglosadas.

En el listado se puede ver para cada concepto:

  • Descripción del documento
  • Fecha
  • Cliente
  • Documento
  • Producto
  • Descripción
  • Referencia
  • Unidad de medida
  • Cantidad
  • Almacén
  • Precio
  • PVP
  • Importe dto./u.
  • Imp. dto./u. c/ impuestos
  • % dto.
  • Precio unitario
  • PVP unitario
  • Impuesto
  • 2º impuesto
  • Base imponible
  • Impuestos
  • Importe
  • Empresa
  • Decimales redondeo cálculos
  • 2º tipo de impuesto
  • Estado de proceso
  • Cantidad procesada
  • Además de otros campos

Seleccionado una o más entradas del listado, se puede acceder a los totales de base imponible, impuestos e importe total en el botón de totales del menú superior, de color azul indicado con una calculadora.

Además, se pueden exportar entradas para ver de manera independiente en la pantalla, imprimirlas, sacar un documento PDF o un archivo CSV para visualizar los datos en hojas de cálculo como Excel.

La herramienta para exportación cuenta con un filtro para seleccionar los campos que se deseen exportar, y controlar los datos por cada campo con los siguientes parámetros:

  1. Filas por página: Campo para indicar la cantidad de registros que se incluirán en una página.
  2. Orientación: Campo para seleccionar la disposición de la página donde se exporta el listado, con las opciones de vertical u horizontal.
  3. Obtener datos relacionados en texto en lugar de su identificador: Campo para seleccionar si se quiere el nombre de los campos o el identificador único.
  4. Formatear fechas al formato del idioma de trabajo (por ejemplo, DD/MM/AAAA) en lugar de mostrarlas en formato SQL (AAAA-MM-DD).

Para gestionar los anticipos de cobro de las reservas, también conocidos como pagos a cuenta, se dispone de dos procesos. Uno de ellos sirve para generar un anticipo, y otro para devolverlo, en caso de ser necesario.

Para una misma reserva pueden realizarse tantos anticipos de cobro como se desee, siempre que no sobrepasen el importe total de la reserva. Estos anticipos se generarán como facturas de venta con una serie especial, y cuando finalmente se genere la factura por el total de la reserva, en ella aparecerán descontados todos los anticipos.

También se puede realizar una reserva sin anticipar ningún cobro. De esta forma, el cliente abonará el total de la reserva en el momento de generar la factura final de la misma.

Proceso: Generar anticipo de cobro

Este proceso registra los pagos que el cliente realiza por anticipado por el parcial o el total de la reserva.

Al ser un proceso que se gestiona de manera independiente para cada registro, solo está disponible dentro de la ficha de cada reserva.

Para poder ejecutar el proceso es necesario indicar:

  • Serie: Campo obligatorio para seleccionar el contador utilizado para la nueva factura de anticipo. El valor cargado automáticamente es la serie indicada por defecto para los anticipos de reserva de la empresa principal indicada en los parámetros del programa.
  • Cantidad a pagar ahora: Campo obligatorio para indicar la cantidad que se da por pagada en el proceso. Esta cantidad nunca puede ser mayor que el total pendiente.
  • Forma de pago: Campo de selección para indicar el medio por el que el cliente realiza el pago del anticipo de la reserva.

Una vez ejecutado el proceso, se actualizará el total del importe anticipado y restando ese importe del total pendiente de la reserva.

Proceso: Generar devolución de anticipo de cobro

Este proceso permite registrar la devolución total o parcial de la parte que ya se ha cobrado como anticipo de la reserva.

Al ser un proceso que se gestiona de manera independiente para cada registro, solo está disponible dentro de la ficha de cada reserva.

Para poder ejecutar el proceso es necesario indicar:

  • Serie: Campo obligatorio para seleccionar el contador utilizado para la nueva factura de anticipo. El valor cargado automáticamente es la serie indicada por defecto para los anticipos de reserva de la empresa principal indicada en los parámetros del programa.
  • Importe: Campo obligatorio para indicar la cantidad que se devuelve al cliente. Esta cantidad nunca puede ser mayor que el total registrado como anticipo. La cantidad debe indicarse en positivo.
  • Forma de pago: Campo de selección para indicar el medio por el que se realiza el pago de la devolución al cliente.

Una vez ejecutado el proceso, se actualizará el total del importe anticipado restando la cantidad devuelta del importe total pagado.

Proceso: Generar factura de venta

Este proceso permite generar la factura correspondiente a una reserva específica en el momento que se realiza la venta al cliente. Para una misma reserva con varios conceptos pueden generarse diferentes facturas de venta.

Al ser un proceso que se gestiona de manera independiente para cada registro, solo está disponible dentro de la ficha de cada reserva.

Para abrir el proceso se deben indicar los siguientes parámetros:

  1. Serie: Campo obligatorio para seleccionar el contador utilizado para el nuevo documento. El valor cargado automáticamente es la serie indicada por defecto para las nuevas facturas de venta de la empresa principal indicada en los parámetros del programa.
  2. Fecha para el nuevo documento: Campo obligatorio para indicar la fecha que se registra la emisión del nuevo documento.

Una vez cumplimentados todos los campos, se abre el proceso y se muestra el detalle de todos los conceptos incluidos en la reserva. En este listado se puede editar el contenido para cambiar alguna cantidad o eliminar algún concepto, si es necesario, para volcar esos datos en el nuevo documento de factura de venta.

Al abrir el proceso, se listarán todos los conceptos del documento de origen, cada uno con la cantidad Pendiente de procesar igual a la cantidad total del concepto, y la cantidad A procesar ahora a cero, pudiendo editarlas para cada uno.

Proceso generar factura de venta: detalle de cantidades.

Cada fila se indica por colores dependiendo de las cantidades indicadas para procesar:

  • Rojo: No se ha indicado ninguna cantidad.
  • Amarillo: Se ha indicado una cantidad menor a la indicada para el concepto en el documento de origen.
  • Verde: Se ha indicado la cantidad total del concepto en el documento de origen.

En la parte inferior se indica la información del Documento de origen, es decir, desde el que se está lanzando el proceso, y los datos del Documento a generar. En este último se detalla la base imponible y el importe total de la factura que se va a generar, totales que se irán actualizando a medida que se vayan indicando las cantidades a procesar en cada concepto, lo que permite comprobar el importe final del documento que se va a generar.

Los conceptos que se quieran procesar por sus cantidades totales, se pueden seleccionar y pulsar sobre el botón Procesar seleccionados de la parte superior.

Proceso generar factura de venta: selección de concepto para procesar.

Para procesar parcialmente un concepto, se debe pulsar sobre el botón de modificar. Se abrirá una nueva pantalla con los datos del producto del concepto, con el campo A procesar ahora con el total de unidades del concepto, para indicar la cantidad deseada. Si el producto tiene más de una referencia, se mostrará un campo para indicar una cantidad específica por cada referencia.

Proceso generar factura de venta: confirmación de cantidad para procesar un concepto parcialmente.

Una vez introducida la cantidades deseadas, se debe pulsar sobre el botón Confirmar, y al cerrarse la ventana se puede comprobar que las cantidades para procesar en el concepto se habrán actualizado, al igual que los totales del documento.

Una vez indicadas todas las cantidades a procesar, se debe pulsar en el botón Generar documento.

Al generar el documento, se creará un nuevo registro de factura de venta y se puede consultar accediendo desde el panel principal a Ventas -> Documentos -> Facturas de venta.

Cuando se genera una factura de venta desde una reserva, en la reserva se restablece a 0 la cantidad pagada, ya que si hubiera una cantidad pagada previamente por anticipado, esta se descuenta en la factura. El único caso en el que esto no sucede, es cuando el importe de los conceptos facturados sea inferior a la cantidad pagada por adelantado. En ese caso, solo se descuenta el importe de esos conceptos de la cantidad pagada en la reserva.

Proceso: Descartar conceptos

Este proceso permite descartar el total o parcial de conceptos añadidos a una reserva.

Al ser un proceso que se gestiona de manera independiente para cada registro, solo está disponible dentro de la ficha de cada reserva.

Al abrir el proceso, se listarán todos los conceptos para procesar, con las cantidades a cero procesar a cero pudiendo editarlas para cada uno.

Proceso descartar conceptos: detalle de cantidades a procesar.

Cada fila se indica por colores dependiendo de las cantidades indicadas para procesar:

  • Rojo: No se ha indicado ninguna cantidad para procesar.
  • Amarillo: Se ha indicado una cantidad para procesar menor a la indicada para el concepto de la reserva.
  • Verde: Se ha indicado para procesar la cantidad total del concepto en la reserva.

Los conceptos que se quieran procesar por sus cantidades totales, se pueden seleccionar y pulsar sobre el botón Procesar seleccionados de la parte superior.

Proceso descartar conceptos: selección de concepto para procesar.

Para procesar parcialmente un concepto, se debe pulsar sobre el botón de modificar. Se abrirá una nueva pantalla con los datos del producto del concepto, con el campo A procesar ahora con el total de unidades del concepto, para indicar la cantidad deseada. Si el producto tiene más de una referencia, se mostrará un campo para indicar una cantidad específica por cada referencia.

Proceso descartar conceptos: confirmación de cantidad para procesar un concepto parcialmente.

Una vez introducida la cantidad, se debe pulsar sobre el botón Confirmar.

Las cantidades para procesar se habrán actualizado, y como último paso se debe pulsar en el botón Generar documento.

Para finalizar el proceso se debe pulsar sobre Descartar concepto, y se automáticamente actualizarán los conceptos de la reserva restando las cantidades descartadas que correspondan.

Al descartar todos los conceptos de una reserva, si esta tenía un importe pagado por anticipado, se entiende que este importe no se devolverá al cliente. Por lo tanto, si se quiere devolver al cliente el importe porque finalmente no va a confirmar la reserva, primero debe devolverse el importe mediante el proceso de Generar devolución de anticipo de cobro y después descartar los conceptos.

Proceso: Duplicar una reserva

El programa permite crear una nueva reserva de venta a partir de una reserva ya registrada, pudiendo seleccionar varias entradas del listado para duplicar a la vez.

En el proceso se puede ejecutar desde el listado de reservas, o desde la ficha de cada reserva para generar una copia de ese registro concreto.

En el proceso se deben indicar dos parámetros, ambos obligatorios:

  1. Fecha para los nuevos documentos: Campo para indicar la fecha que tendrá el nuevo documento.
  2. Serie: Campo obligatorio para seleccionar el contador utilizado para los nuevos documentos. El valor cargado automáticamente es la serie indicada por defecto para las nuevas reserva de la empresa principal indicada en los parámetros del programa.

Al ejecutar el proceso, se creará una nueva entrada en la lista de reservas por cada registro seleccionado y será accesible para su revisión, edición o eliminarla si es necesario.

Proceso: Enviar por e-mail

Este proceso permite enviar directamente desde el programa correos electrónicos a los clientes, con las facturas adjuntas en formato PDF.

A este proceso se puede acceder desde la ficha de la reserva, o desde la lista de reservas para enviar una o varios, según selección.

Para realizar el envío de documentos por correo electrónico, se deben seleccionar los documentos que se van a enviar y al abrir el proceso, se deben cumplimentar los siguientes parámetros:

  1. Enviar agrupados: Campo de selección para agrupar los documentos en los correos.
    • Si se indica como Sí (recomendado), los documentos se agruparán en un único e-mail para cada destinatario.
    • Si se indica cómo No, se enviará un e-mail por cada documento, aunque haya varios documentos con el mismo destinatario.
  2. Plantilla predefinida Campo para seleccionar un registro de Plantilla de e-mail registrado en el programa. Al seleccionar una plantilla, los campos Asunto y/o Mensaje cargarán con los datos de la plantilla automáticamente.
  3. Asunto: Campo obligatorio para introducir el asunto del correo electrónico.
  4. Mensaje: Campo obligatorio para introducir el cuerpo del mensaje de correo.
  5. Añadir tu firma de empleado: Campo para seleccionar si se incluye en el correo la firma que esté configurada para el empleado.
  6. Añadir firma de la empresa: Campo para seleccionar si se incluye en el correo la firma que esté configurada para la empresa.
  7. Máximo de conceptos por página: Campo para indicar la cantidad de conceptos a mostrar en cada página. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  8. Conceptos menos a mostrar en primera página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la primera página del documento. Debido a que la primera página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran datos fiscales, es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  9. Conceptos menos a mostrar en última página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la última página del documento. Debido a que la última página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran observaciones, importes, etc., es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  10. Máximo de caracteres por concepto: Campo para indicar el Máximo de caracteres a mostrar en la descripción de cada concepto. Este parámetro permite limitar los caracteres para que la descripción de los conceptos no quede demasiado ancha. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  11. Ajustar alto de cada concepto: Campo para seleccionar si se ajusta o no el alto de cada concepto. Al establecer este parámetro a Sí, el programa forzará que cada concepto ocupe una sola línea, evitando que salte de línea. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  12. Mostrar precios: Campo para indicar si se muestran o no los precios en cada concepto del documento. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  13. Mostrar imágenes de conceptos: Campo para indicar si se muestran o no las imágenes de los productos en cada concepto del documento. En caso de dejar el campo por defecto, el documento cargará según la configuración de la plantilla.
Proceso: Enviar a un e-mail concreto

En este proceso el sistema permite enviar todos los documentos seleccionados en un único correo electrónico a una dirección de e-mail específica, algo muy útil en casos como el envío de documentos a la asesoría de la empresa.

Para lanzar este proceso se deben indicar los siguientes parámetros:

  1. E-mail de origen: Campo obligatorio para indicar la dirección de correo desde la que se envía el e-mail. Este campo carga por defecto la dirección del usuario logueado, pero puede modificarse para indicar una distinta.
  2. Nombre: Campo obligatorio para indicar el nombre de quien envía el e-mail. Este campo carga por defecto con el nombre del empleado asociado al usuario logueado, pero puede modificarse para indicar uno distinto.
  3. E-mail de destino: Campo obligatorio para indicar la dirección de correo desde la que se envía el e-mail. Este campo carga por defecto la dirección del usuario logueado, pero puede modificarse para indicar una distinta.
  4. Plantilla predefinida Campo para seleccionar un registro de Plantilla de e-mail registrado en el programa. Al seleccionar una plantilla, los campos E-mail de origen, Nombre, Asunto y/o Mensaje cargarán con los datos de la plantilla automáticamente.
  5. Asunto: Campo obligatorio para introducir el asunto del correo electrónico.
  6. Mensaje: Campo obligatorio para introducir el cuerpo del mensaje de correo.
  7. Añadir tu firma de empleado: Campo para seleccionar si se incluye en el correo la firma que esté configurada para el empleado.
  8. Añadir firma de la empresa: Campo para seleccionar si se incluye en el correo la firma que esté configurada para la empresa.
  9. Máximo de conceptos por página: Campo para indicar la cantidad de conceptos a mostrar en cada página. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  10. Conceptos menos a mostrar en primera página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la primera página del documento. Debido a que la primera página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran datos fiscales, es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  11. Conceptos menos a mostrar en última página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la última página del documento. Debido a que la última página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran observaciones, importes, etc., es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  12. Máximo de caracteres por concepto: Campo para indicar el Máximo de caracteres a mostrar en la descripción de cada concepto. Este parámetro permite limitar los caracteres para que la descripción de los conceptos no quede demasiado ancha. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  13. Ajustar alto de cada concepto: Campo para seleccionar si se ajusta o no el alto de cada concepto. Al establecer este parámetro a Sí, el programa forzará que cada concepto ocupe una sola línea, evitando que salte de línea. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  14. Mostrar precios: Campo para indicar si se muestran o no los precios en cada concepto del documento. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  15. Mostrar imágenes de conceptos: Campo para indicar si se muestran o no las imágenes de los productos en cada concepto del documento. En caso de dejar el campo por defecto, el documento cargará según la configuración de la plantilla.

Una vez indicados todos estos datos se puede lanzar el proceso y el sistema enviará, de forma agrupada, todos los documentos seleccionados a la dirección de correo indicada.

Proceso: Modificar empleado asignado

Este proceso permite editar de forma rápida el empleado asignado a una o varias reservas, ya que está disponible tanto en la ficha de cada registro como en el listado, para poder editar este valor en varias reservas de forma masiva.

Para lanzarlo, solamente se debe indicar un único parámetro de forma obligatoria:

  • Empleado: Campo para seleccionar el empleado que se quiere asignar a la reserva.

Una vez seleccionado este campo, se debe pulsar sobre el botón Ejecutar proceso, y el empleado asignado a la reserva se actualizará indicando ahora el empleado seleccionado en el proceso.

Proceso: Modificar empleado para comisión

Este proceso es similar al anterior, pero en este caso permite editar de forma rápida el empleado seleccionado como comisionista sobre una o varias reservas.

El proceso está disponible tanto en la ficha de cada registro como en el listado, para poder editar este valor en varios registros de forma masiva, y para lanzarlo, solamente se debe indicar un único parámetro:

  • Empleado: Campo para seleccionar el empleado que tendrá comisión sobre la venta asociada a la reserva. En caso que no se seleccione ninguno, los registros procesados quedarán sin empleado comisionista asociado.

Una vez seleccionado este campo, se debe pulsar sobre el botón Ejecutar proceso, y el empleado con comisión de la reserva se actualizará indicando ahora el empleado seleccionado en el proceso.

Informe: Impresión / envío de documento

Este informe genera un documento detallado con toda la información de la reserva, pudiendo visualizarlo en la pantalla e imprimirlo desde el programa.

Si se selecciona más de un registro, se creará un documento independiente para cada uno. Si se accede al informe desde la ficha de un registro, además permite obtenerlo en formato PDF o enviarlo por e-mail.

Los datos que se muestran en cada documento se generan en función de la plantilla asociada a dicho documento. Por ejemplo, si en una plantilla se indica que no se muestre el precio con impuestos en los conceptos, no se mostrará ese valor, y si se indica que sí, entonces si se mostrará.

Para generar el informe hay que indicar los siguientes parámetros.

  1. Máximo de conceptos por página: Campo para indicar la cantidad de conceptos a mostrar en cada página.
  2. Conceptos menos a mostrar en primera página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la primera página del documento. Debido a que la primera página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran datos fiscales, es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales.
  3. Conceptos menos a mostrar en última página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la última página del documento. Debido a que la última página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran observaciones, importes, etc., es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales.
  4. Máximo de caracteres por concepto: Campo para indicar el Máximo de caracteres a mostrar en la descripción de cada concepto. Este parámetro permite limitar los caracteres para que la descripción de los conceptos no quede demasiado ancha.
  5. Ajustar alto de cada concepto: Campo para seleccionar si se ajusta o no el alto de cada concepto. Al establecer este parámetro a Sí, el programa forzará que cada concepto ocupe una sola línea, evitando que salte de línea.
  6. Mostrar precios: Campo para indicar si se muestran o no los precios en cada concepto del documento.
  7. Mostrar imágenes de conceptos: Campo para indicar si se muestran o no las imágenes de los productos en cada concepto del documento. En caso de dejar el campo por defecto, el documento cargará según la configuración de la plantilla.

Si alguno de los campos se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.

Facturas proforma

El programa cuenta con un apartado especial para el tratamiento de facturas proforma, aquellas facturas emitidas por la empresa, para especificar los detalles de una futura venta. De esta manera, se puede generar cualquier documento del ciclo de ventas a partir de la factura proforma.

Se puede acceder a los registros desde el panel principal a Ventas -> Documentos -> Facturas proforma.

En este caso, los registros se indican por colores dependiendo del estado:

  • Rojo: No se ha procesado ningún concepto del documento.
  • Amarillo: Se han procesado parcialmente los conceptos incluidos.
  • Verde: Se ha procesado la totalidad de los conceptos que se incluyen en el documento.

Procesar un concepto significa haberlo incluido en otro documento generado a partir de la factura proforma, como por ejemplo una factura. Otra forma de procesar los conceptos es descartarlos, es decir, indicar al programa que ya nunca van a ser incluidos en otros documentos del ciclo de ventas.

Crear desde cero una factura proforma
  1. Datos generales
    • Datos del documento
      • Cliente: Campo obligatorio para seleccionar el cliente al que se emite la factura proforma. Al seleccionar el cliente se cargarán todos sus campos establecidos por defecto, como la forma de cobro, el tipo de vencimiento, etc.
      • Descripción: Campo para indicar un nombre interno e identificar el documento en listados, etc. y diferenciarlo de otros documentos.
      • Fecha: Campo obligatorio para indicar fecha de emisión de la factura proforma.
      • Empresa: Campo obligatorio para seleccionar la empresa propia asignada a esta factura proforma.
      • Serie/Contador: A partir de la serie se generará el nº de documento. Automáticamente carga el valor de la serie para facturas proforma asignada por defecto en la empresa seleccionada.
      • Número de documento: Campo no editable que el programa asigna automáticamente a partir de la serie y que permite identificar a cada documento de los demás, ya que genera valores únicos.
      • Canal de venta: Campo para seleccionar el medio por el que se realiza la venta. Sirve para poder filtrar por ejemplo en informes de rentabilidad y sacar rentabilidades agrupadas por canal de venta. También sirve para saber si se deben aplicar o no ofertas en función de los canales asociados a esas ofertas.
    • Datos de Cobro:
      • Forma de cobro: Campo de selección para indicar el medio por el que se va a realizar el cobro de la factura.
      • Tipo de vencimiento: Campo de selección para indicar los plazos para hacer efectivo el cobro, parcial o total, del importe total de la factura.
      • Cuenta bancaria: Campo de selección para indicar la cuenta de la empresa a la que se va a realizar el abono del importe de la factura.
      • Cuenta del cliente: Campo de selección para indicar la cuenta bancaria del cliente a la que se va a realizar el cobro del importe de la factura.
      • Moneda: Campo de selección para la divisa en la que se emite el documento y por la que se va a realizar el cobro la factura.
    • Estado
      • Fecha de envío: Campo para indicar la fecha de envío del producto o la prestación del servicio.
      • Dirección de envío: Dirección del cliente a la que se envía el producto o la prestación del servicio.
      • Estado: Campo de selección para indicar la situación de la factura, pudiendo ser:
        • Pendiente
        • Aceptado
        • Rechazado
      • Procesado: Campo informativo no editable con la situación de gestión de la factura proforma, cargado por defecto como Sin procesar. Este valor se actualiza en el momento que se procesa el albarán al generar otro documento desde él, como una factura.
    • Otros datos:
      • Plantilla de impresión: Campo de selección para el modelo de impresión de la factura proforma, según los modelos de plantillas registrados en el programa.
      • Empleado asignado: Campo de selección para indicar el empleado responsable de la gestión de la venta.
      • Empleado comisión: Campo de selección para indicar el empleado que tiene comisión sobre la venta asociada a la factura proforma. Este campo carga por defecto con el empleado de comisiones seleccionado para el cliente del documento, pero puede modificarse si fuera necesario.
      • Observaciones: Campo de texto para indicar información adicional de la factura proforma para el cliente. Se mostrará al final del documento, justo antes del texto al pie.
      • Texto al pie: Campo de texto que se muestra al final del documento. Suele utilizarse para indicar por ejemplo los datos registrales de la empresa, datos relativos a la protección de datos, etc.
      • Observaciones internas: Campo de texto para indicar información adicional sobre la factura proforma de manera interna en la empresa.
  2. Conceptos
    • Base imponible: Campo informativo no editable con el cálculo total de la base imponible de todos conceptos de la factura proforma.
    • Impuesto opcional: Campo para seleccionar si hay algún impuesto global que aplicar a todos los conceptos de la factura proforma. Por ejemplo, si eres autónomo y tienes que facturar incluyendo ya el I.R.P.F., se debe indicar en este campo.
    • Impuestos: Campo informativo no editable con el cálculo total de impuestos para todos los conceptos de la factura proforma.
    • Importe: Campo informativo no editable con el resultado de la suma de base imponible e impuestos totales de la factura proforma.
    • Listado de conceptos: Se detallan todos los conceptos añadidos al documento, con las acciones disponibles, el nombre del producto, cantidad, precio unitario y totales detallados.

      Listado de conceptos añadidos a la factura proforma.

    • Filtrar producto: Campo para filtrar entradas de conceptos por los datos del producto incluido.
    • Eliminar un concepto: Botón incluido en las acciones de cada concepto para eliminar de forma directa ese concepto de la lista.

      Selección para eliminar conceptos añadidos a la factura proforma.

    • Pantalla de nuevo concepto / modificar concepto

      Pantalla de nuevo concepto / modificar concepto.

      • Buscar producto: Campo de selección para productos registrados en el programa. Cuenta con una serie de botones adicionales:
        • Modificar: Permite editar el registro del producto seleccionado. Este botón solo es visible y disponible al momento de seleccionar un producto.
        • Ver stock: Permite consultar el stock del producto seleccionado en los diferentes almacenes registrados en el sistema. Este botón solo es visible y disponible al momento de seleccionar un producto.
        • Nuevo producto: Permite crear un nuevo producto en el momento de registrar el concepto del documento.
        • Genérico: Para añadir al concepto un producto genérico.
      • Descripción del producto: Campo de texto que carga la información registrada en el producto en el momento de su selección, pudiendo ampliar la información del producto para la factura.
      • Impuesto: Campo de selección para el porcentaje de impuesto que se aplica según el producto.
      • 2º tipo de impuesto: Campo de selección para el 2º tipo de impuesto que se aplica, si procede.
      • 2º impuesto: Campo de selección para el porcentaje del 2º tipo de impuesto que se aplica según el producto. Se debe seleccionar un valor siempre que se indique el 2º tipo de impuesto.
      • Tipo de operación / régimen de IVA: Campo para seleccionar el tipo de operación o régimen de IVA que aplica para este concepto. Si no aplica ningún régimen especial, debe indicarse el régimen de IVA en el que esté registrado su negocio: régimen general, simplificado o de recargo de equivalencia. Se precarga el valor por defecto de la regla de impuestos para la venta asociada al producto seleccionado.
      • Motivo de no sujeción / exención: Campo solo visible si el tipo de impuesto es del 0%, que sirve para indicar el motivo de dicha exención. Se precarga el valor por defecto de la regla de impuestos para la venta asociada al producto seleccionado.
      • Texto legal de no sujeción / exención: Campo solo visible si el tipo de impuesto es del 0%, que sirve para indicar el texto legal a mostrar en el documento por dicha exención. Se precarga el valor por defecto de la regla de impuestos para la venta asociada al producto seleccionado.
      • Precio: Campo para indicar el precio de venta sin impuestos por cada unidad del producto que se incluye en el concepto.
      • % dto.: Campo para indicar el porcentaje de descuento que se aplica sobre el precio.
      • Importe dto./u.: Campo para indicar el importe descuento por unidad, sin impuestos, del producto que se incluye en el concepto.
      • Precio unitario: Campo informativo no editable. Se calcula dividiendo la base imponible entre la cantidad.
      • Unidad de medida: Campo de selección para contabilizar las cantidades del producto que se incluyen en el concepto. Por ejemplo: unidades, metros, gramos, litros, horas, etc.
      • Precio c/impuestos: Campo para indicar el precio del producto con impuestos.
      • Imp. dto./u. c/ impuestos: Campo para indicar el importe de descuento por unidad con impuestos incluidos.
      • P. c/ impuestos unitario: Campo informativo no editable. Se calcula dividiendo el importe entre la cantidad.
      • Base imponible: Campo informativo no editable con el cálculo de la base imponible por el total del concepto.
      • Impuestos: Campo informativo no editable con el cálculo de los impuestos correspondientes por el total del concepto.
      • Total: Campo informativo no editable con el total a pagar por el concepto. Su valor es el cálculo total de la suma de la base imponible más los impuestos.
      • Cantidad por referencia: Campo para indicar el número de unidades del producto por cada referencia independiente registrada. Por ejemplo, cantidades de la misma prenda por cada talla. Campos solo disponibles para productos con varias referencias registradas en el programa.
      • Cantidad: Campo para indicar el número de unidades totales del producto que se incluyen en el concepto. Si el producto tiene los campos de cantidad por referencia, el campo es solo informativo y no editable mostrando el total de productos introducidos por cada referencia.
      • Decimales redondeos: Campo para indicar la cantidad de decimales para tener en cuenta en los cálculos de precio, descuentos e impuestos.
Modificar una factura proforma

Para modificar una factura proforma, se debe pulsar el botón negro con el lápiz en las opciones de ese registro.

Selección para modificar registros en el listado de facturas proforma.

Al pulsar sobre el botón, se abrirá una pantalla como la de nuevo registro, con todos los campos disponibles para la edición de los datos del documento.

Se debe tener en cuenta que el programa tiene restricciones a la hora de modificar documentos. Por ejemplo, no se podrán modificar algunos datos de documentos ya procesados total o parcialmente, incluyendo conceptos, o conceptos o datos de documentos que procedan de otros.

Eliminar una factura proforma

Para eliminar una factura proforma, se debe pulsar sobre el botón rojo con la papelera del registro. Para borrar registros de forma masiva, se deben seleccionar en el listado y pulsar sobre el botón rojo con la papelera del menú superior.

A la hora de eliminar facturas proforma hay que tener en cuenta que:

  1. También se eliminan los registros que pueda tener asociados de:
    • Conceptos
    • Impuestos
  2. No se pueden eliminar registros si están asociados con:
    • Trazabilidad de pedidos
    • Trazabilidad de albaranes
    • Trazabilidad de facturas
Ficha de facturas proforma

Para ver los datos de cada factura proforma detalladamente, el listado de facturas proforma permite acceder a la ficha de cada registro, pulsando sobre el icono con la carpeta.

Selección para acceder a la ficha de un registro en el listado de facturas proforma.

En la ficha de la factura proforma se puede ver toda su información con detalle de sus datos generales y todos los datos fiscales.

Detalle de ficha de una factura proforma.

En la parte inferior, organizado por pestañas, se muestra todo el contenido relacionado con la factura proforma como el listado de conceptos, impuestos y trazabilidad en otros documentos.

Calendario de facturas proforma

El calendario de facturas de venta permite una visión en el tiempo de todos los registros realizados en el programa para este tipo de documentos.

Se puede acceder desde el panel principal en Ventas -> Calendarios de documentos -> Calendario de facturas proforma.

Detalle de calendario de facturas.

  1. Nombre y año del mes actual que se está visualizando con botones para avanzar y retroceder en el tiempo.
  2. Formulario para búsqueda de meses para cambiar el calendario a un mes concreto, con selección de mes y campo para indicar el año.
  3. Calendario del mes actual que se está visualizando. Cada día que tenga uno o más registros, mostrará un mensaje de los registros de ese día.
  4. Detalle de día con registros. Al pulsar sobre el mensaje de registros, se abrirá una pantalla con la lista detallada de registros de ese día con todas las opciones para su gestión.
Facturas proforma desglosadas

El apartado de facturas proforma desglosadas muestra todos los productos que se incluyen en los conceptos de cada factura proforma registrada en el programa.

Este listado es solo informativo y no se puede editar. Para cambiar esta información, se debe acceder a la factura proforma correspondiente que contiene el producto en el concepto.

Se puede acceder al listado desde el panel principal en Ventas -> Documentos desglosados -> Facturas proforma desglosadas.

En el listado se puede ver para cada concepto:

  • Descripción del documento
  • Fecha
  • Cliente
  • Documento
  • Producto
  • Descripción
  • Referencia
  • Unidad de medida
  • Cantidad
  • Precio
  • PVP
  • Importe dto./u.
  • Imp. dto./u. c/ impuestos
  • % dto.
  • Precio unitario
  • PVP unitario
  • Impuesto
  • 2º impuesto
  • Base imponible
  • Impuestos
  • Importe
  • Fecha de entrega
  • Empresa
  • Estado del documento
  • Decimales redondeo cálculos
  • 2º tipo de impuesto
  • Estado de proceso
  • Cantidad procesada
  • Además de otros campos

Se puede acceder a los totales de base imponible, impuestos e importe total en el botón de totales del menú superior, de color azul indicado con una calculadora.

Además, se pueden exportar entradas para ver de manera independiente en la pantalla, imprimirlas, sacar un documento PDF o un archivo CSV para visualizar los datos en hojas de cálculo como Excel.

La herramienta para exportación cuenta con un filtro para seleccionar los campos que se deseen exportar, y controlar los datos por cada campo con los siguientes parámetros:

  1. Filas por página: Campo para indicar la cantidad de registros que se incluirán en una página.
  2. Orientación: Campo para seleccionar la disposición de la página donde se exporta el listado, con las opciones de vertical u horizontal.
  3. Obtener datos relacionados en texto en lugar de su identificador: Campo para seleccionar si se quiere el nombre de los campos o el identificador único.
  4. Formatear fechas al formato del idioma de trabajo (por ejemplo, DD/MM/AAAA) en lugar de mostrarlas en formato SQL (AAAA-MM-DD).
Proceso: Generar documentos de venta a partir de factura proforma

El programa permite generar diferentes documentos a partir del registro de facturas proforma.

El funcionamiento de estos procesos se explica en la sección de la ayuda correspondiente a cada uno de los documentos.

Proceso: Duplicar factura proforma

El programa permite crear una nueva factura proforma a partir de una factura ya registrada, pudiendo seleccionar varias entradas del listado para duplicar a la vez.

En el proceso se puede ejecutar desde el listado de facturas proforma, o desde la ficha de cada factura para generar una copia de ese registro concreto.

En el proceso se deben indicar dos parámetros, ambos obligatorios:

  1. Fecha para los nuevos documentos: Campo para indicar la fecha que tendrá el nuevo documento.
  2. Serie: Campo obligatorio para seleccionar el contador utilizado para los nuevos documentos. El valor cargado automáticamente es la serie indicada por defecto para las nuevas facturas proforma de la empresa principal indicada en los parámetros del programa.

Al ejecutar el proceso, se creará una nueva entrada en la lista de facturas proforma por cada registro seleccionado y será accesible para su revisión, edición o eliminarla si es necesario.

Proceso: Enviar por e-mail

Este proceso permite enviar directamente desde el programa correos electrónicos a los clientes, con las facturas proforma adjuntas en formato PDF.

A este proceso se puede acceder desde la ficha de la factura, o desde la lista de facturas para enviar una o varias, según selección.

Para realizar el envío de documentos por correo electrónico, se deben seleccionar los documentos que se van a enviar y al abrir el proceso, se deben cumplimentar los siguientes parámetros:

  1. Enviar agrupados: Campo de selección para agrupar los documentos en los correos.
    • Si se indica como Sí (recomendado), los documentos se agruparán en un único e-mail para cada destinatario.
    • Si se indica cómo No, se enviará un e-mail por cada documento, aunque haya varios documentos con el mismo destinatario.
  2. Plantilla predefinida Campo para seleccionar un registro de Plantilla de e-mail registrado en el programa. Al seleccionar una plantilla, los campos Asunto y/o Mensaje cargarán con los datos de la plantilla automáticamente.
  3. Asunto: Campo obligatorio para introducir el asunto del correo electrónico.
  4. Mensaje: Campo obligatorio para introducir el cuerpo del mensaje de correo.
  5. Añadir tu firma de empleado: Campo para seleccionar si se incluye en el correo la firma que esté configurada para el empleado.
  6. Añadir firma de la empresa: Campo para seleccionar si se incluye en el correo la firma que esté configurada para la empresa.
  7. Máximo de conceptos por página: Campo para indicar la cantidad de conceptos a mostrar en cada página. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  8. Conceptos menos a mostrar en primera página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la primera página del documento. Debido a que la primera página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran datos fiscales, es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  9. Conceptos menos a mostrar en última página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la última página del documento. Debido a que la última página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran observaciones, importes, etc., es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  10. Máximo de caracteres por concepto: Campo para indicar el Máximo de caracteres a mostrar en la descripción de cada concepto. Este parámetro permite limitar los caracteres para que la descripción de los conceptos no quede demasiado ancha. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  11. Ajustar alto de cada concepto: Campo para seleccionar si se ajusta o no el alto de cada concepto. Al establecer este parámetro a Sí, el programa forzará que cada concepto ocupe una sola línea, evitando que salte de línea. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  12. Mostrar precios: Campo para indicar si se muestran o no los precios en cada concepto del documento. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  13. Mostrar imágenes de conceptos: Campo para indicar si se muestran o no las imágenes de los productos en cada concepto del documento. En caso de dejar el campo por defecto, el documento cargará según la configuración de la plantilla.

Una vez indicados todos estos datos, se puede lanzar el proceso y el sistema programará el envío de correos a cada cliente con sus facturas proforma adjuntas.

Cabe aclarar que el envío no se realiza instantáneamente, sino que pueden tardar hasta un máximo de 30 minutos en enviarse los correos.

Proceso: Enviar a un e-mail concreto

En este proceso el sistema permite enviar todos los documentos seleccionados en un único correo electrónico a una dirección de e-mail específica, algo muy útil en casos como el envío de documentos a la asesoría de la empresa.

Para lanzar este proceso se deben indicar los siguientes parámetros:

  1. E-mail de origen: Campo obligatorio para indicar la dirección de correo desde la que se envía el e-mail. Este campo carga por defecto la dirección del usuario logueado, pero puede modificarse para indicar una distinta.
  2. Nombre: Campo obligatorio para indicar el nombre de quien envía el e-mail. Este campo carga por defecto con el nombre del empleado asociado al usuario logueado, pero puede modificarse para indicar uno distinto.
  3. E-mail de destino: Campo obligatorio para indicar la dirección de correo desde la que se envía el e-mail. Este campo carga por defecto la dirección del usuario logueado, pero puede modificarse para indicar una distinta.
  4. Plantilla predefinida Campo para seleccionar un registro de Plantilla de e-mail registrado en el programa. Al seleccionar una plantilla, los campos E-mail de origen, Nombre, Asunto y/o Mensaje cargarán con los datos de la plantilla automáticamente.
  5. Asunto: Campo obligatorio para introducir el asunto del correo electrónico.
  6. Mensaje: Campo obligatorio para introducir el cuerpo del mensaje de correo.
  7. Añadir tu firma de empleado: Campo para seleccionar si se incluye en el correo la firma que esté configurada para el empleado.
  8. Añadir firma de la empresa: Campo para seleccionar si se incluye en el correo la firma que esté configurada para la empresa.
  9. Máximo de conceptos por página: Campo para indicar la cantidad de conceptos a mostrar en cada página. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  10. Conceptos menos a mostrar en primera página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la primera página del documento. Debido a que la primera página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran datos fiscales, es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  11. Conceptos menos a mostrar en última página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la última página del documento. Debido a que la última página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran observaciones, importes, etc., es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  12. Máximo de caracteres por concepto: Campo para indicar el Máximo de caracteres a mostrar en la descripción de cada concepto. Este parámetro permite limitar los caracteres para que la descripción de los conceptos no quede demasiado ancha. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  13. Ajustar alto de cada concepto: Campo para seleccionar si se ajusta o no el alto de cada concepto. Al establecer este parámetro a Sí, el programa forzará que cada concepto ocupe una sola línea, evitando que salte de línea. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  14. Mostrar precios: Campo para indicar si se muestran o no los precios en cada concepto del documento. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  15. Mostrar imágenes de conceptos: Campo para indicar si se muestran o no las imágenes de los productos en cada concepto del documento. En caso de dejar el campo por defecto, el documento cargará según la configuración de la plantilla.

Una vez indicados todos estos datos se puede lanzar el proceso y el sistema enviará, de forma agrupada, todos los documentos seleccionados a la dirección de correo indicada.

Proceso: Modificar empleado asignado

Este proceso permite editar de forma rápida el empleado asignado a una o varias facturas proforma, ya que está disponible tanto en la ficha de cada registro como en el listado, para poder editar este valor en varias facturas proforma de forma masiva.

Para lanzarlo, solamente se debe indicar un único parámetro de forma obligatoria:

  • Empleado: Campo para seleccionar el empleado que se quiere asignar a la factura proforma.

Una vez seleccionado este campo, se debe pulsar sobre el botón Ejecutar proceso, y el empleado asignado a la factura proforma se actualizará indicando ahora el empleado seleccionado en el proceso.

Proceso: Modificar empleado para comisión

Este proceso es similar al anterior, pero en este caso permite editar de forma rápida el empleado seleccionado como comisionista sobre una o varias facturas proforma.

El proceso está disponible tanto en la ficha de cada registro como en el listado, para poder editar este valor en varias facturas proforma de forma masiva, y para lanzarlo, solamente se debe indicar un único parámetro:

  • Empleado: Campo para seleccionar el empleado que tendrá comisión sobre la venta asociada a la factura proforma. En caso que no se seleccione ninguno, los registros procesados quedarán sin empleado comisionista asociado.

Una vez seleccionado este campo, se debe pulsar sobre el botón Ejecutar proceso, y el empleado con comisión de la factura proforma se actualizará indicando ahora el empleado seleccionado en el proceso.

Informe: Impresión / envío de documento

Este informe genera un documento detallado con toda la información de la factura, pudiendo visualizarlo en la pantalla e imprimirlo desde el programa.

Si se selecciona más de un registro, se creará un documento independiente para cada uno. Si se accede al informe desde la ficha de un registro, permite obtenerlo en formato PDF o enviarlo por e-mail.

Los datos que se muestran en cada documento se generan en función de la plantilla asociada a dicho documento. Por ejemplo, si en una plantilla se indica que no se muestre el precio con impuestos en los conceptos, no se mostrará ese valor, y si se indica que sí, entonces si se mostrará.

Para generar el informe hay que indicar los siguientes parámetros.

  1. Máximo de conceptos por página: Campo para indicar la cantidad de conceptos a mostrar en cada página.
  2. Conceptos menos a mostrar en primera página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la primera página del documento. Debido a que la primera página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran datos fiscales, es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales.
  3. Conceptos menos a mostrar en última página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la última página del documento. Debido a que la última página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran observaciones, importes, etc., es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales.
  4. Máximo de caracteres por concepto: Campo para indicar el Máximo de caracteres a mostrar en la descripción de cada concepto. Este parámetro permite limitar los caracteres para que la descripción de los conceptos no quede demasiado ancha.
  5. Ajustar alto de cada concepto: Campo para seleccionar si se ajusta o no el alto de cada concepto. Al establecer este parámetro a Sí, el programa forzará que cada concepto ocupe una sola línea, evitando que salte de línea.
  6. Mostrar precios: Campo para indicar si se muestran o no los precios en cada concepto del documento.
  7. Mostrar imágenes de conceptos: Campo para indicar si se muestran o no las imágenes de los productos en cada concepto del documento. En caso de dejar el campo por defecto, el documento cargará según la configuración de la plantilla.

Si alguno de los campos se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.

Facturas periódicas de venta

Las facturas periódicas son aquellas que se emiten de forma repetida durante un periodo de tiempo. Por ejemplo, por la cuota de un servicio recurrente o la entrega continua de un producto específico a un cliente.

El programa permite registrar, administrar y editar facturas periódicas de venta que se emitan a los clientes, y crear nuevas facturas a partir de una periódica registrada.

Este tipo de documentos se puede consultar accediendo desde el panel principal a Ventas -> Documentos -> Facturas periódicas de compra.

Para registrar una nueva factura periódica, se debe indicar:

  1. Datos generales
    • Datos del documento
      • Cliente: Campo obligatorio para seleccionar el cliente al que se emite la factura. Al seleccionar el cliente se cargarán todos sus campos establecidos por defecto, como la forma de cobro, el tipo de vencimiento, etc.
      • Descripción: Campo para indicar un nombre interno e identificar el documento en listados, etc. y diferenciarlo de otros documentos.
      • Empresa: Campo obligatorio para seleccionar la empresa asociada.
      • Serie/Contador: Serie sobre la que se van a generar las facturas que se creen a partir de esta periódica.
      • Canal de venta: Campo para seleccionar el medio por el que se realizan las ventas asociadas a las facturas periódicas. Sirve para poder filtrar por ejemplo en informes de rentabilidad y sacar rentabilidades agrupadas por canal de venta.
    • Datos de Cobro:
      • Forma de cobro: Campo de selección para indicar el medio por el que se va a realizar el cobro de las facturas emitidas a partir de la factura periódica.
      • Tipo de vencimiento: Campo de selección para indicar los plazos para hacer efectivo el cobro, parcial o total, del importe total de las facturas emitidas a partir de la factura periódica.
      • Cuenta bancaria: Campo de selección para indicar la cuenta de la empresa a la que se va a realizar el abono del importe de las facturas emitidas a partir de la factura periódica.
      • Cuenta del cliente: Campo de selección para indicar la cuenta bancaria del cliente a la que se va a realizar el cobro del importe de las facturas emitidas a partir de la factura periódica.
      • Moneda: Campo de selección para la divisa en la que se emite el documento y por la que se va a realizar el cobro las facturas emitidas a partir de la factura periódica.
    • Estado
      • Pendiente de generar: Campo para seleccionar Sí o No. El programa cada madrugada actualiza este campo en las facturas periódicas en función de las periodicidades asociadas a cada una.
    • Otros datos:
      • Observaciones: Campo de texto para indicar información adicional de la factura para el cliente. Se mostrará al final del documento, justo antes del texto al pie.
      • Observaciones internas: Campo de texto para indicar información adicional sobre la factura de manera interna en la empresa.
  2. Conceptos
    • Base imponible: Campo informativo no editable con el cálculo total de la base imponible de todos conceptos de la factura.
    • Impuesto opcional: Campo para seleccionar Si hay algún impuesto global que aplicar a todos los conceptos de la factura. Por ejemplo, si eres autónomo y tienes que facturar incluyendo ya el I.R.P.F., se debe indicar en este campo.
    • Impuestos: Campo informativo no editable con el cálculo total de impuestos para todos los conceptos de la factura.
    • Importe: Campo informativo no editable con el resultado de la suma de base imponible e impuestos totales de la factura.
    • Listado de conceptos: Se detallan todos los conceptos añadidos al documento, con las acciones disponibles, el nombre del producto, cantidad, precio unitario y totales detallados.
    • Listado de conceptos añadidos a la factura periódica.

    • Filtrar producto: Campo para filtrar entradas de conceptos por un producto incluido.
    • Eliminar un concepto: Botón incluido en las acciones de cada concepto para eliminar de forma directa ese concepto de la lista.

      Selección para eliminar conceptos añadidos a la factura períódica.

    • Pantalla de nuevo concepto

      Pantalla de nuevo concepto / modificar concepto.

      • Buscar producto: Campo de selección para productos registrados en el programa. Cuenta con una serie de botones adicionales:
        • Modificar: Permite editar el registro del producto seleccionado. Este botón solo es visible y disponible al momento de seleccionar un producto.
        • Ver stock: Permite consultar el stock del producto seleccionado en los diferentes almacenes registrados en el sistema. Este botón solo es visible y disponible al momento de seleccionar un producto.
        • Nuevo producto: Permite crear un nuevo producto en el momento de registrar el concepto del documento.
        • Genérico: Para añadir al concepto un producto genérico.
      • Descripción del producto: Campo de texto que carga la información registrada en el producto en el momento de su selección, pudiendo ampliar la información del producto para la factura.
      • Impuesto: Campo de selección para el porcentaje de impuesto que se aplica según el producto.
      • 2º tipo de impuesto: Campo de selección para el 2º tipo de impuesto que se aplica, si procede.
      • 2º impuesto: Campo de selección para el porcentaje del 2º tipo de impuesto que se aplica según el producto. Se debe seleccionar un valor siempre que se indique el 2º tipo de impuesto.
      • Tipo de operación / régimen de IVA: Campo para seleccionar el tipo de operación o régimen de IVA que aplica para este concepto. Si no aplica ningún régimen especial, debe indicarse el régimen de IVA en el que esté registrado su negocio: régimen general, simplificado o de recargo de equivalencia. Se precarga el valor por defecto de la regla de impuestos para la venta asociada al producto seleccionado.
      • Motivo de no sujeción / exención: Campo solo visible si el tipo de impuesto es del 0%, que sirve para indicar el motivo de dicha exención. Se precarga el valor por defecto de la regla de impuestos para la venta asociada al producto seleccionado.
      • Texto legal de no sujeción / exención: Campo solo visible si el tipo de impuesto es del 0%, que sirve para indicar el texto legal a mostrar en el documento por dicha exención. Se precarga el valor por defecto de la regla de impuestos para la venta asociada al producto seleccionado.
      • Precio: Campo para indicar el precio de venta de la unidad del producto que se incluye en el concepto.
      • % dto.: Campo para indicar el porcentaje de descuento que se aplica sobre el concepto.
      • Importe dto./u.: Campo para indicar el importe descuento por unidad de producto que se incluye en el concepto. Carga automáticamente el cálculo del porcentaje del precio indicado, pero se puede editar.
      • Precio unitario: Campo informativo no editable. Se muestra al indicar la cantidad del producto que se incluye en el concepto. Carga automáticamente el resultado de la resta del descuento al precio indicado.
      • Unidad de medida: Campo de selección para contabilizar las cantidades del producto que se incluyen en el concepto. Por ejemplo, unidades, metros, gramos, litros, horas, etc.
      • Precio c/impuestos: Campo para indicar el precio del producto con impuestos. Carga automáticamente el cálculo por el precio indicado y el impuesto seleccionado, pero se puede editar.
      • Imp. dto./u. c/ impuestos: Campo para indicar el importe de descuento por unidad con impuestos incluidos. Carga automáticamente el cálculo del porcentaje de descuento del precio indicado más los impuestos, pero se puede editar.
      • P. c/impuestos unitario: Campo informativo no editable. Se muestra al indicar la cantidad del producto que se incluye en el concepto. Carga automáticamente el resultado del cálculo de impuestos sumados al precio unitario.
      • Base imponible: Campo informativo no editable con el cálculo de la base imponible por el total del concepto.
      • Impuestos: Campo informativo no editable con el cálculo de los impuestos correspondientes por el total del concepto.
      • Total: Campo informativo no editable con el total a pagar por el concepto. Su valor es el cálculo total de la suma de la base imponible más los impuestos.
      • Cantidad por referencia: Campo para indicar el número de unidades del producto por cada referencia independiente registrada. Por ejemplo, cantidades de la misma prenda por cada talla. Campos solo disponibles para productos con varias referencias registradas en el programa.
      • Cantidad: Campo para indicar el número de unidades totales del producto que se incluyen en el concepto. Si el producto tiene los campos de cantidad por referencia, el campo es solo informativo y no editable mostrando el total de productos introducidos por cada referencia.
      • Decimales redondeos: Campo para indicar la cantidad de decimales para tener en cuenta en los cálculos de precio, descuentos e impuestos.
  3. Periodicidades: indican cuándo deberán generarse facturas a partir de una periódica.
    • Generar factura automáticamente: Campo de selección Sí/No para indicar si se deben generar automáticamente las nuevas facturas, según la periodicidad indicada.
    • Días: Solo se podrá indicar una de las dos opciones.
      • Día del mes: Campo para indicar el número del día del mes en el que se debe generar una factura a partir de esta periódica.
      • Día de la semana: Se puede indicar el día de la semana en el que se debe generar una factura a partir de esta periódica.
    • Meses: Campos de selección Sí/No para tener en cuenta cada mes de manera independiente. Es obligatorio indicar al menos un mes a Sí.
    • Entre fechas:
      • Desde la fecha: Fecha de inicio para registrar las nuevas facturas.
      • Hasta la fecha: Fecha de fin para registrar las nuevas facturas.
Ejemplos de uso de las facturas periódicas

En el caso de registrar una factura que se emite todos los días 5 de cada mes, habrá que crear la periodicidad en la factura que indique el día 5 en el día del mes y marcar a Sí todos los meses del año.

En el caso de que sea una factura que se emite de manera trimestral empezando por febrero, se debería seleccionar a Sí solo los meses: febrero, mayo, agosto y noviembre.

Si se desea generar facturas durante un periodo específico de tiempo los días 1, por ejemplo, por la duración de un contrato, se debe indicar el día 1 en el día del mes, marcar todos los meses a Sí, y rellenar el periodo de inicio y fin de contrato en los campos Entre fechas.

Además, se puede indicar que se registren las facturas un día específico de la semana en lugar de un día del mes, por ejemplo, todos los martes de cada mes en todo el año. En ese caso, se debe indicar el día martes en el campo Día de la semana, y marcar a Sí todos los meses del año.

Cómo generar facturas de venta a partir de periódicas

Además de poder generar facturas de forma automática a partir de un registro de factura periódica estableciendo el campo Generar factura automáticamente en la periodicidad a Sí, se pueden generar las facturas periódicas de forma manual.

Proceso: Generar facturas a partir de periódicas

Al ejecutar este proceso, se generará una factura de venta por cada registro seleccionado, según la información seleccionada en los siguientes parámetros:

  • Descripción para las nuevas facturas: Campo para indicar de manera grupal un nombre interno e identificar los documentos en listados, etc. y diferenciarlo de otros documentos.
  • Fecha para las nuevas facturas: Campo obligatorio para indicar la fecha que se registra la emisión de los nuevos documentos.
  • Agrupar facturas por cliente: Campo obligatorio con las opciones Sí para generar un documento por cada cliente con todos los conceptos de los registros seleccionados, o No para generar un documento por cada registro seleccionado.
  • Desmarcar como pendientes de generar: Campo obligatorio de selección Sí para marcar las facturas periódicas como ya como generadas (recomendado). Si se marca como No, el programa creará las facturas a partir de las periódicas, pero dejará las periódicas como pendientes de generar.

Autofacturas de venta

Las autofacturas, denominadas legalmente por Hacienda como Facturas por el destinatario, hacen referencia a la situación cuando el propio cliente crea la factura por la compra de productos o la prestación de servicios. Es decir, el propio comprador será quien emita la factura para sí mismo a todos los efectos, en lugar de ser emitida por el vendedor.

Las autofacturas son muy utilizadas por grandes empresas que abonan comisiones de venta a otras pequeñas empresas. Por ejemplo, son comunes en empresas como Google para el pago por clicks en anuncios a empresas que muestran anuncios de la red de Google en sus páginas, o muchas empresas de telefonía abonan a distribuidores comisiones a través de autofacturas por el alta de nuevas líneas, entre otras muchas cosas.

En este apartado se pueden registrar aquellas autofacturas emitidas por los clientes, para su gestión específica e independiente de las facturas de venta emitidas por uno mismo.

En cuanto a la gestión de impuestos, se debe tener en cuenta que estos documentos no deben llevar IVA, o de llevarlo no debe declararse, porque el cliente emisor es quien debe declarar estos impuestos. Es por ello que las autofacturas de venta no se tendrán en cuenta en ningún informe de impuestos ya que el IVA será repercutido y soportado por parte del cliente, ya que es su responsabilidad como emisor del documento.

Además, al igual que las facturas de venta, las autofacturas se tienen en cuenta para el proceso reposición de stock de proveedores y en los informes de ventas por marca, categoría, etc.

Se puede acceder a los registros desde el panel principal a Ventas -> Documentos -> Autofacturas de venta.

Al igual que en las facturas de venta, estos registros se indican por colores dependiendo de su estado de cobro:

  • Rojo: No se ha cobrado nada y está pendiente la totalidad de su importe.
  • Amarillo: Se ha cobrado parcialmente y está pendiente una parte del importe.
  • Verde: Se ha cobrado la totalidad del importe.
Movimientos de stock de las autofactura de venta

Al registrar una autofactura de venta en el sistema, al igual que sucede con las facturas de venta, automáticamente se registrarán los movimientos de stock asociados a la factura actualizando su valor de stock "Stock" en su registro de stock asociado al almacén indicado en el concepto. Si el concepto cuenta con múltiples referencias, esto se aplicará a cada una de ellas.

Por ejemplo, si tenemos un producto llamado CAMISETA con las tallas M, L y XL, y lo introducimos en una autofactura de venta con 3 unidades en cada referencia, para el almacén PRINCIPAL, el programa generará, para la referencia M del producto CAMISETA en el almacén PRINCIPAL un movimiento de stock con -3 unidades en Stock, actualizando su registro de stock. Lo mismo ocurrirá para las referencias L y XL.

Crear desde cero una autofactura
  1. Datos generales
    • Datos del documento
      • Cliente: Campo obligatorio para seleccionar el cliente que emite la autofactura de venta. Al seleccionar el cliente se cargarán todos sus campos establecidos por defecto, como la forma de cobro, el tipo de vencimiento, etc.
      • Descripción: Campo para indicar un nombre interno e identificar el documento en listados, etc. y diferenciarlo de otros documentos.
      • Fecha: Campo obligatorio para indicar fecha de emisión de la autofactura.
      • Hora: Campo obligatorio para indicar hora de emisión de la autofactura.
      • Empresa: Campo obligatorio para seleccionar la empresa propia a la cual se emite esta autofactura.
      • Número de documento: Campo para indicar el número del documento asignado por el cliente emisor de la autofactura. Como proveedor o vendedor a quien se le emite la autofactura, será el cliente quien deba indicar el número del documento según su serie correspondiente.
      • Documento del emisor: Campo para adjuntar el archivo de la autofactura emitida por el cliente.
      • Canal de venta: Campo para seleccionar el medio por el que se realiza la venta. Sirve para poder filtrar por ejemplo en informes de rentabilidad y sacar rentabilidades agrupadas por canal de venta. También sirve para saber si se deben aplicar o no ofertas en función de los canales asociados a esas ofertas.
    • Estado
      • Dirección de envío: Dirección del cliente a la que se envía el producto o la prestación del servicio indicados en los conceptos de la autofactura.
      • Estado: Campo informativo no editable con la situación de cobro de la autofactura, cargado por defecto como No cobrada. Éste valor se actualiza en el momento que se registran los correspondientes cobros de la autofactura mediante su proceso.

        Si bien al registrar una autofactura el sistema se generan sus correspondientes vencimientos para consultarlos desde ese apartado, solo es posible registrar o eliminar cobros desde los procesos incluidos en el listado de autofacturas o en su propia ficha.

    • Datos de Cobro:
      • Forma de cobro: Campo de selección para indicar el medio por el que se va a realizar el cobro de la autofactura.
      • Tipo de vencimiento: Campo de selección para indicar los plazos para hacer efectivo el cobro, parcial o total, del importe total de la autofactura.
      • Próximo vencimiento: Campo informativo no editable con la fecha del próximo vencimiento pendiente de cobro. Una vez guardado el registro, el valor de este campo cargará según el tipo de vencimiento seleccionado, y se actualizará automáticamente al registrar o eliminar pagos en la factura. Una vez que la factura esté totalmente cobrada, no se mostrará ningún valor en este campo.
      • Cuenta bancaria: Campo de selección para indicar la cuenta de la empresa a la que se va a realizar el abono de la autofactura.
      • Cuenta del cliente: Campo de selección para indicar la cuenta bancaria del cliente a la que se va a realizar el cobro de la autofactura.
      • Moneda: Campo de selección para indicar la divisa en la que se emite el documento y por la que se va a realizar el cobro la autofactura.
    • Otros datos:
      • Plantilla de impresión: Campo de selección para el modelo de impresión de la autofactura, según los modelos de plantillas registrados en el programa.
      • Empleado asignado: Campo de selección para indicar el empleado responsable de la gestión de la autofactura.
      • Empleado comisión: Campo de selección para indicar el empleado que tiene comisión sobre la venta asociada a la factura. Este campo carga por defecto con el empleado de comisiones seleccionado para el cliente del documento, pero puede modificarse si fuera necesario.
      • Observaciones: Campo de texto para indicar información adicional de la autofactura. Se mostrará al final del documento, justo antes del texto al pie.
      • Observaciones para la entrega: Campo de texto para indicar datos adicionales para la entrega de los productos contenidos en el documento.
      • Texto al pie: Campo de texto que se muestra al final del documento. Suele utilizarse para indicar por ejemplo los datos registrales de la empresa, datos relativos a la protección de datos, etc.
      • Observaciones internas: Campo de texto para indicar información adicional sobre la autofactura de manera interna en la empresa, ya que no se incluirá en el documento.
  2. Conceptos
    • Pantalla de nuevo concepto / modificar concepto
      • Buscar producto: Campo de selección para productos registrados en el programa. Cuenta con una serie de botones adicionales:
        • Modificar: Permite editar el registro del producto seleccionado. Este botón solo es visible y disponible al momento de seleccionar un producto.
        • Ver stock: Permite consultar el stock del producto seleccionado en los diferentes almacenes registrados en el sistema. Este botón solo es visible y disponible al momento de seleccionar un producto.
        • Nuevo producto: Permite crear un nuevo producto en el momento de registrar el concepto del documento.
        • Genérico: Para añadir al concepto un producto genérico.
      • Descripción del producto: Campo de texto que carga la información registrada en el producto en el momento de su selección, pudiendo ampliar la información del producto para la autofactura.
      • Impuesto: Campo de selección para el porcentaje de impuesto que se aplica según el producto.
      • 2º tipo de impuesto: Campo de selección para el 2º tipo de impuesto que se aplica, si procede.
      • 2º impuesto: Campo de selección para el porcentaje del 2º tipo de impuesto que se aplica según el producto. Se debe seleccionar un valor siempre que se indique el 2º tipo de impuesto.
      • Tipo de operación / régimen de IVA: Campo para seleccionar el tipo de operación o régimen de IVA que aplica para este concepto. Si no aplica ningún régimen especial, debe indicarse el régimen de IVA en el que esté registrado su negocio: régimen general, simplificado o de recargo de equivalencia. Se precarga el valor por defecto de la regla de impuestos para la venta asociada al producto seleccionado.
      • Motivo de no sujeción / exención: Campo solo visible si el tipo de impuesto es del 0%, que sirve para indicar el motivo de dicha exención. Se precarga el valor por defecto de la regla de impuestos para la venta asociada al producto seleccionado.
      • Texto legal de no sujeción / exención: Campo solo visible si el tipo de impuesto es del 0%, que sirve para indicar el texto legal a mostrar en el documento por dicha exención. Se precarga el valor por defecto de la regla de impuestos para la venta asociada al producto seleccionado.
      • Precio: Campo para indicar el precio de venta sin impuestos por cada unidad del producto que se incluye en el concepto.
      • % dto.: Campo para indicar el porcentaje de descuento que se aplica sobre el precio.
      • Importe dto./u.: Campo para indicar el importe descuento por unidad, sin impuestos, del producto que se incluye en el concepto.
      • Precio unitario: Campo informativo no editable. Se calcula dividiendo la base imponible entre la cantidad.
      • Unidad de medida: Campo de selección para contabilizar las cantidades del producto que se incluyen en el concepto. Por ejemplo: unidades, metros, gramos, litros, horas, etc.
      • Precio c/impuestos: Campo para indicar el precio del producto con impuestos.
      • Imp. dto./u. c/ impuestos: Campo para indicar el importe de descuento por unidad con impuestos incluidos.
      • P. c/ impuestos unitario: Campo informativo no editable. Se calcula dividiendo el importe entre la cantidad.
      • Base imponible: Campo informativo no editable con el cálculo de la base imponible por el total del concepto.
      • Impuestos: Campo informativo no editable con el cálculo de los impuestos correspondientes por el total del concepto.
      • Total: Campo informativo no editable con el total a pagar por el concepto. Su valor es el cálculo total de la suma de la base imponible más los impuestos.
      • Cantidad por referencia: Campo para indicar el número de unidades del producto por cada referencia independiente registrada. Por ejemplo, cantidades de la misma prenda por cada talla. Campos solo disponibles para productos con varias referencias registradas en el programa.
      • Cantidad: Campo para indicar el número de unidades totales del producto que se incluyen en el concepto. Si el producto tiene los campos de cantidad por referencia, el campo es solo informativo y no editable mostrando el total de productos introducidos por cada referencia.
      • Decimales redondeos: Campo para indicar la cantidad de decimales para tener en cuenta en los cálculos de precio, descuentos e impuestos.
    • Filtrar producto: Campo para filtrar entradas de conceptos por los datos del producto incluido.
    • Base imponible: Campo informativo no editable con el cálculo total de la base imponible de todos conceptos incluidos en la autofactura.
    • Impuesto opcional: Campo para seleccionar si hay algún impuesto global que aplicar a todos los conceptos de la autofactura.
    • Impuestos: Campo informativo no editable con el cálculo total de impuestos para todos los conceptos de la factura.
    • Importe: Campo informativo no editable con el resultado de la suma de base imponible e impuestos totales de la factura.
    • Listado de conceptos: Se detallan todos los conceptos añadidos al documento, con las acciones disponibles, el nombre del producto, cantidad, precio unitario y totales detallados.
      • Editar un concepto: Botón incluido en las acciones de cada concepto para modificar de forma directa ese concepto de la lista.
      • Eliminar un concepto: Botón incluido en las acciones de cada concepto para eliminar de forma directa ese concepto de la lista.
  3. Datos fiscales
    • Tipo de venta
      • Tipo destino de la venta: Campo obligatorio para la selección del ámbito geográfico de la transacción. Afecta al cálculo del I.V.A. repercutido/soportado de este documento, por ejemplo, para el cálculo del I.V.A. en operaciones intracomunitarias en la que se actúa como sujeto pasivo.
      • Contabilizada: Campo informativo no editable, para indicar si la autofactura está contabilizada o no. Este valor solo puede modificarse mediante el proceso Contabilizar de autofacturas . Una vez marcada una factura como contabilizada, no podrán modificarse la gran mayoría de sus datos.
    • Datos fiscales de la empresa: El formulario carga los datos de la empresa seleccionada en el documento, pero pueden editarse los campos necesarios.
      • CIF / NIF de la empresa
      • Razón social de la empresa
      • Dirección de la empresa
      • Dirección (datos adicionales) de la empresa
      • Población de la empresa
      • Código postal de la empresa
      • Provincia de la empresa
      • País de la empresa
    • Datos fiscales del cliente: El formulario carga con los datos del cliente seleccionado, pero pueden editarse los campos necesarios.
      • CIF / NIF del cliente
      • Razón social del cliente
      • Dirección del cliente
      • Dirección (datos adicionales) del cliente
      • Población del cliente
      • Código postal del cliente
      • Provincia del cliente
      • País del cliente
  4. Vencimientos: En este apartado se cargarán los registros necesarios según la fecha de la autofactura y el tipo de vencimiento indicado en los datos de pago del apartado Datos generales. Cada registro incluye los campos:
    • Fecha: Campo para indicar la fecha del vencimiento para el cobro.
    • Importe: Campo para indicar el importe a cobrar en ese vencimiento.
    • Cobrado: Campo informativo no editable que se actualiza a medida que se registran cobros asociados a la autofactura y sus vencimientos.
    • Estado: Campo informativo no editable. Por defecto se carga como No cobrado, y se actualiza a Cobrado, o Cobrado parcialmente, a medida que se registran cobros en la autofactura y sus vencimientos.
    • Forma de pago: Campo de selección para indicar el medio por el que se debe realizar el cobro del vencimiento.
Modificar una autofactura

Para modificar una autofactura de venta, se debe pulsar el botón negro con el lápiz en las opciones de ese registro.

Selección para modificar registros en el listado de autofacturas

Al pulsar sobre el botón, se abrirá una pantalla como la de nuevo registro, con todos los campos disponibles para la edición de los datos del documento.

Se debe tener en cuenta que el programa tiene restricciones a la hora de modificar autofacturas. Si se han registrado pagos, ya sea por el total o parcialmente el importe de la factura, deberán eliminarse esos pagos para poder modificar el documento. En caso de haber sido contabilizada, no podrá editarse ni la información fiscal ni los conceptos del documento.

Ficha de autofacturas de venta

Para ver los datos de cada autofactura de forma detallada, este listado permite acceder a la ficha de cada registro, pulsando sobre el icono con la carpeta del menú de acciones de cada documento.

Selección para acceder a la ficha de un registro en el listado de autofacturas

En la ficha de la autofactura se puede ver toda su información con detalle de sus datos generales, totales y los datos fiscales.

Detalle de ficha de una autofactura

En la parte inferior, organizado por pestañas, se muestra todo el contenido relacionado con la factura como el listado de conceptos, vencimientos, cobros y movimientos de stock de la misma.

Proceso: Contabilizar

Este proceso marca como contabilizada una autofactura o varios registros seleccionados en la lista.

Para ejecutar el proceso no es necesario configurar ningún parámetro, simplemente se debe pulsar en Ejecutar proceso.

Proceso para contabilizar autofactura

Una vez ejecutado el proceso, no se podrán modificar la mayoría de los datos de las autofacturas procesadas, especialmente aquellos que afecten a sus importes o datos fiscales.

Proceso: Enviar a un e-mail concreto

En este proceso el sistema permite enviar todos los documentos seleccionados en un único correo electrónico a una dirección de e-mail específica, algo muy útil en casos como el envío de documentos a la asesoría de la empresa.

Para lanzar este proceso se deben indicar los siguientes parámetros:

Proceso para contabilizar autofactura

  1. E-mail de origen: Campo obligatorio para indicar la dirección de correo desde la que se envía el e-mail. Este campo carga por defecto la dirección del usuario logueado, pero puede modificarse para indicar una distinta.
  2. Nombre: Campo obligatorio para indicar el nombre de quien envía el e-mail. Este campo carga por defecto con el nombre del empleado asociado al usuario logueado, pero puede modificarse para indicar uno distinto.
  3. E-mail de destino: Campo obligatorio para indicar la dirección de correo a la que se envía el correo electrónico.
  4. Plantilla predefinida Campo para seleccionar un registro de Plantilla de e-mail registrado en el programa. Al seleccionar una plantilla, los campos E-mail de origen, Nombre, Asunto y/o Mensaje cargarán con los datos de la plantilla automáticamente.
  5. Asunto: Campo obligatorio para introducir el asunto del correo electrónico.
  6. Mensaje: Campo obligatorio para introducir el cuerpo del mensaje de correo.
  7. Añadir tu firma de empleado: Campo para seleccionar si se incluye en el correo la firma que esté configurada para el empleado.
  8. Añadir firma de la empresa: Campo para seleccionar si se incluye en el correo la firma que esté configurada para la empresa.
  9. Máximo de conceptos por página: Campo para indicar la cantidad de conceptos a mostrar en cada página. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  10. Conceptos menos a mostrar en primera página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la primera página del documento. Debido a que la primera página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran datos fiscales, es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  11. Conceptos menos a mostrar en última página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la última página del documento. Debido a que la última página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran observaciones, importes, etc., es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  12. Máximo de caracteres por concepto: Campo para indicar el Máximo de caracteres a mostrar en la descripción de cada concepto. Este parámetro permite limitar los caracteres para que la descripción de los conceptos no quede demasiado ancha. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  13. Ajustar alto de cada concepto: Campo para seleccionar si se ajusta o no el alto de cada concepto. Al establecer este parámetro a Sí, el programa forzará que cada concepto ocupe una sola línea, evitando que salte de línea. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  14. Mostrar precios: Campo para indicar si se muestran o no los precios en cada concepto del documento. Si este parámetro se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.
  15. Mostrar imágenes de conceptos: Campo para indicar si se muestran o no las imágenes de los productos en cada concepto del documento. En caso de dejar el campo por defecto, el documento cargará según la configuración de la plantilla.

Una vez indicados todos estos datos se puede lanzar el proceso y el sistema enviará, de forma agrupada, todos los documentos seleccionados a la dirección de correo indicada.

Procesos para registrar o eliminar cobros de autofacturas

Estos procesos sirven para gestionar el estado de cobro de las autofacturas, para añadir o eliminar cobros a las mismas.

Los procesos están disponibles desde el listado de autofacturas, pudiendo seleccionar más de un registro, o dentro de la ficha de cada autofactura.

Es importante destacar que al registrar una autofactura el sistema se generan sus correspondientes vencimientos para consultarlos desde ese apartado, pero solo es posible registrar o eliminar cobros desde estos procesos incluidos en el listado de autofacturas o en su propia ficha.

Proceso: Registrar cobros de autofacturas

Al abrir el proceso se muestra un listado detallado con una línea por cada registro de autofactura a procesar.

En este listado se deben comprobar las primeras columnas para cumplimentar con los siguientes parámetros:

Parámetros de proceso para registrar cobros en autofactura

  • A pagar ahora: Campo para indicar la cantidad que se cobra por esa autofactura. Se puede indicar cualquier cantidad a restar del total o del importe de la columna Pendiente, o se puede dar por pagado el total de la factura o del pendiente.
  • Forma de pago: Campo para seleccionar el medio por el que se realiza el cobro que se registra.
  • Código de operación: Campo para indicar si la operación tiene un código específico, por ejemplo, el número de cobro de tarjeta emitido por el datáfono.
  • Fecha: Campo para indicar la fecha en que se realiza el cobro. Por defecto carga la fecha actual, pero puede indicarse una diferente para cada registro.
  • Hora: Campo para indicar la fecha en que se realiza el cobro. Por defecto carga la hora actual, pero puede indicarse una diferente para cada registro. Este campo es especialmente útil para tener en cuenta si el cobro se gestiona a través de una caja del TPV, de esta manera se incluye dentro del cierre de caja.
  • Caja: Campo para seleccionar una caja del TPV. Este campo es especialmente útil si el cobro de la factura se realiza en efectivo, o por otro método de cobro asociado a la caja. De esta manera, se tendrá en cuenta el movimiento para el cálculo en el cierre de caja, cuadrando correctamente todos los saldos.
Proceso: Eliminar cobros de autofacturas

El proceso se ejecuta para eliminar todos los registros de cobros para el documento o documentos seleccionados.

Para ejecutar el proceso no es necesario configurar ningún parámetro, simplemente se debe pulsar en Ejecutar proceso.

Proceso para eliminar cobros en autofactura

Una vez ejecutado el proceso se eliminarán todos los cobros registrados y se actualizará el estado de cobro de los vencimientos asociados a los documentos procesados.

Proceso: Modificar empleado asignado

Este proceso permite editar de forma rápida el empleado asignado a una o varias autofacturas, ya que está disponible tanto en la ficha de cada registro como en el listado, para poder editar este valor en varias autofacturas de forma masiva.

Para lanzarlo, solamente se debe indicar un único parámetro de forma obligatoria:

  • Empleado: Campo para seleccionar el empleado que se quiere asignar a la autofactura.

Una vez seleccionado este campo, se debe pulsar sobre el botón Ejecutar proceso, y el empleado asignado a la autofactura se actualizará indicando ahora el empleado seleccionado en el proceso.

Proceso: Modificar empleado para comisión

Este proceso es similar al anterior, pero en este caso permite editar de forma rápida el empleado seleccionado como comisionista sobre una o varias autofacturas.

El proceso está disponible tanto en la ficha de cada registro como en el listado, para poder editar este valor en varios registros de forma masiva, y para lanzarlo, solamente se debe indicar un único parámetro:

  • Empleado: Campo para seleccionar el empleado que tendrá comisión sobre la venta de la autofactura. En caso que no se seleccione ninguno, los registros procesados quedarán sin empleado comisionista asociado.

Una vez seleccionado este campo, se debe pulsar sobre el botón Ejecutar proceso, y el empleado con comisión de la autofactura se actualizará indicando ahora el empleado seleccionado en el proceso.

Informe: Impresión / envío de documento

Este informe genera un documento detallado con toda la información de la autofactura, pudiendo visualizarlo en la pantalla e imprimirlo desde el programa. Si se accede al informe desde la ficha de un registro, existen opciones adicionales para obtenerlo en formato PDF o enviarlo por e-mail.

En caso de seleccionar más de un registro en el listado, se creará un documento independiente para cada uno.

Los datos que se muestran en cada documento se generan en función de la plantilla asociada a dicho documento. Por ejemplo, si en una plantilla se indica que no se muestre el precio con impuestos en los conceptos, no se mostrará ese valor, y si se indica que sí, entonces si se mostrará.

Para generar el informe hay que indicar los siguientes parámetros.

Parámetros informe impresión / envío de documento en autofacturas

  1. Máximo de conceptos por página: Campo para indicar la cantidad de conceptos a mostrar en cada página.
  2. Conceptos menos a mostrar en primera página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la primera página del documento. Debido a que la primera página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran datos fiscales, es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales.
  3. Conceptos menos a mostrar en última página: Campo para ajustar los conceptos que se muestran en la última página del documento. Debido a que la última página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran observaciones, importes, etc., es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales.
  4. Máximo de caracteres por concepto: Campo para indicar el Máximo de caracteres a mostrar en la descripción de cada concepto. Este parámetro permite limitar los caracteres para que la descripción de los conceptos no quede demasiado ancha.
  5. Ajustar alto de cada concepto: Campo para seleccionar si se ajusta o no el alto de cada concepto. Al establecer este parámetro a Sí, el programa forzará que cada concepto ocupe una sola línea, evitando que salte de línea.
  6. Mostrar precios: Campo para indicar si se muestran o no los precios en cada concepto del documento.
  7. Mostrar imágenes de conceptos: Campo para indicar si se muestran o no las imágenes de los productos en cada concepto del documento. En caso de dejar el campo por defecto, el documento cargará según la configuración de la plantilla.

Si alguno de los campos se deja en blanco, se utilizará el valor por defecto especificado en la plantilla asociada a cada documento.

Servicios

El programa cuenta con un apartado especial para el registro de los servicios que se prestan en la empresa a sus clientes.

Los servicios pueden estar completados o no, tendrán una fecha de entrega, unas observaciones y se podrá imprimir un justificante con los datos del mismo para el cliente.

Un ejemplo del uso del apartado de servicios sería una venta de un producto que además necesita un ajuste personal para el cliente. Por ejemplo, la venta de un teléfono móvil y como servicio se incluye la configuración y puesta a punto del dispositivo. Otro ejemplo podría ser una tienda de venta de ropa que además hace arreglos en las prendas, o una mercería.

En el TPV existe un apartado especial donde poder consultar y gestionar los servicios prestados.

Crear desde cero un servicio
  1. Datos generales

    Creación de Servcio: Pestaña Datos generales

    • Datos del documento
      • Empresa: Campo obligatorio para seleccionar la empresa propia que ofrece el servicio.
      • Número de documento: Campo no editable que el programa asigna automáticamente a partir de la serie y que permite identificar a cada documento de los demás, ya que genera valores únicos.
      • Ticket: Campo no editable que el programa asigna automáticamente a partir del ticket de venta donde se incluye el servicio que se ofrece al cliente, si se genera desde un ticket.
      • Serie/Contador: A partir de la serie se generará el nº de documento. Automáticamente carga el valor de la serie para facturas asignada por defecto en la empresa seleccionada.
      • Cliente: Campo obligatorio para seleccionar el cliente al que se ofrece el servicio.
      • Empleado: Campo obligatorio para registrar el empleado que gestiona el servicio. Puede ser el mismo usuario que lo crea u otro empleado de la empresa.
      • Proveedor: Campo para seleccionar un proveedor del que dependa la realización del servicio, en caso que nuestra empresa solo fuera intermediara y el servicio fuera realizado un tercero. Por ejemplo, una tienda de ropa que ofrece el servicio de ajuste de prendas a medida y este fuera realizado por una modista. De esta manera, quedaría registrado qué modista está encagarda del servicio.
      • Fecha: Campo obligatorio para indicar fecha en que se registra el servicio.
      • Hora: Campo obligatorio para indicar hora en que se registra el servicio.
      • Producto: Campo obligatorio para seleccionar el producto registrado en el programa. Solo se podrán seleccionar productos cuyo Tipo de producto sea el tipo Servicio.
      • Descripción del producto: Campo de texto obligatorio para ampliar información sobre el uso del producto durante el servicio.
      • Importe: Campo para indicar el coste del producto que se incluye en el servicio. Por defecto carga el precio registrado en el producto pero puede ajustarse segun sea el caso.
      • Fecha de entrega: Campo obligatorio para indicar fecha en que se realizará el servicio al cliente o se entregarán los productos a los que se les haya aplicado el servicio.
      • Estado: Campo obligatorio para seleccionar la situación del servicio, pudiendo ser:
        • En proceso (cargado por defecto)
        • Terminado
      • Observaciones: Campo de texto para ampliar información sobre el servicio que se presta.
Modificar o eliminar un servicio

Para modificar el registro de un servicio, se debe pulsar el botón negro con el lápiz en las opciones de ese registro.

Selección para modificar registros en el listado de servicios.

Al pulsar sobre el botón, se abrirá una pantalla como la de nuevo registro, con todos los campos disponibles para la edición de los datos del documento.

Para eliminar el registro de un servicio, se debe pulsar sobre el botón rojo con la papelera del registro.

Selección para eliminar registros en el listado de servicios.

Y para borrar registros de forma masiva, se deben seleccionar en el listado y pulsar sobre el botón rojo con la papelera del menú superior.

Informe: Impresión / envío de documento

Este informe genera un documento con el detalle de toda la información del servicio, pudiendo visualizarlo en la pantalla o imprimirlo desde el programa creando una copia independiente para cada uno.

Detalle de un ticket de servicio impreso.

Además de este informe, se pueden imprimir o re-imprimir servicios desde el TPV en el apartado de Servicios del TPV , una vez dentro de la caja.

Ofertas y tarifas

El apartado de ofertas / tarifas permite administrar todo lo relacionado con la gestión de promociones y precios especiales en las ventas de la empresa, con filtros específicos para marcas, periodos de rebajas, incluso clientes específicos si es necesario.

Este tipo de registros se pueden consultar accediendo desde el panel principal a Ventas -> Ofertas / tarifas / vales / promociones -> Ofertas / tarifas.

Crear Ofertas y Tarifas
  1. Datos Generales
    • Datos del registro
      • Nombre de la oferta / tarifa: Campo para indicar un nombre característico al registro y poder identificarlo en los diferentes listados del programa.
      • Tipo de oferta / tarifa: Campo obligatorio para seleccionar el tipo de descuento que se registra. Los posibles valores son:
        • Porcentaje de descuento.
        • Descuento de importe.
        • Importe fijo.
      • Valor de la oferta / tarifa: Campo obligatorio que carga dinámicamente según la selección del campo anterior, Tipo de oferta / tarifa, y los posibles valores son:
        • Porcentaje de descuento: Se debe indicar el porcentaje que se debe descontar sobre el precio del producto. Se muestra al indicar que la oferta es de tipo Porcentaje de descuento.
        • Importe de descuento: Se debe indicar el descuento aplicado a cada unidad del producto. Se muestra al indicar que la oferta es de tipo Descuento de importe.
        • Precio de la oferta: Se debe indicar el precio final que tendrá cada unidad del producto. Se muestra al indicar que la oferta es de tipo Importe fijo.
      • Aplicar sobre el precio con impuestos: Campo para seleccionar si la oferta se debe aplicar sobre el precio sin impuestos o no. Si tu cliente tipo son particulares, es conveniente establecerlo a Sí, de lo contrario a No.
      • Mostrar descuento: Cuando este campo se marque a Sí, la oferta/tarifa mostrará el descuento aparte del precio cuando se aplique en las ventas. Cuando este campo esté a No, al hacer una venta se aplicará el precio resultante de la oferta/tarifa directamente en el concepto, sin reflejar un descuento.
    • Fechas: Campos para indicar un periodo de tiempo determinado para la oferta / tarifa.
      • Fecha desde. Campo para indicar la fecha de inicio del periodo en que se aplica la oferta / tarifa. Puede dejarse vacío este campo si no se quiere poner límite en el tiempo hacia atrás.
      • Fecha hasta. Campo para indicar la fecha fin del periodo en que se aplica la oferta / tarifa. El valor debe ser posterior al campo Fecha desde, aunque puede dejarse en blanco si se quiere establecer la oferta o tarifa de forma indefinida.
    • Filtros: Los filtros establecerán a qué productos se aplicará la oferta, y se aplican de forma sucesiva. Es decir, se puede seleccionar a la vez una categoría y una marca, por ejemplo, y entonces se aplicará la oferta configurada a todos los productos de la categoría seleccionada que pertenezcan también a la marca seleccionada.
      • Categoría: Campo para seleccionar una categoría de productos sobre la que aplicar la oferta / tarifa.
      • Aplicar a categorías hijas: Campo de Sí / No para indicar si se debe aplicar la oferta / tarifa a las categorías hijas de la categoría seleccionada.
      • Marca: Campo para seleccionar una marca específica sobre la que aplicar la oferta / tarifa.
      • Proveedor: Campo para seleccionar productos pertenecientes a un proveedor específico para aplicar la oferta / tarifa sobre sus productos.
      • Temporada: Campo para seleccionar una temporada para aplicar la oferta / tarifa sobre sus productos.
      • Producto: Campo para seleccionar un producto específico sobre el que aplicar la oferta / tarifa. Si se selecciona un producto concreto, entonces no se podrán seleccionar ninguno de los otros filtros, y viceversa.
    • Cliente / Grupo de clientes
      • Cliente: Campo para seleccionar un cliente específico al que aplicarle la oferta / tarifa.
      • Grupo de clientes: Campo para seleccionar un grupo de clientes específico al que aplicarle la oferta / tarifa.
      • Solo para socios: Campo de Sí / No para indicar si la oferta / tarifa debe aplicarse solo a clientes registrados como socios.
    • Condiciones
      • Canales de venta: Campo para seleccionar los canales de venta sobre los que se aplica la oferta / tarifa.
      • Cantidad mínima para aplicarse: Cantidad mínima que debe comprarse del producto que coincida con esta oferta para que se aplique la misma. La cantidad solo computará para cada concepto de forma individual. Es decir, si se añade un producto en conceptos diferentes, por ejemplo porque se compran dos tallas del mismo producto, no se tendrá en cuenta la oferta. Si por ejemplo se quiere aplicar un 50% de descuento solamente cuando compren 2 unidades o más, debes establecer este parámetro a 2. Además, se debe tener en cuenta que el descuento se aplicará a todas las unidades del concepto. Este parámetro es conveniente dejarlo siempre a 1 excepto que se quiera realizar ofertas por comprar volúmenes altos de productos. No deben utilizarse para hacer ofertas del tipo 2 x 4 euros o similares, ya que no funcionarán correctamente.
  2. Filtros adicionales: Apartado para indicar otros filtros adicionales sobre los que aplicar la oferta / tarifa. Se pueden añadir cuantos filtros sean necesarios, y funcionan de igual forma que los filtros explicados con anterioridad.

    Los filtros adicionales sirven para aplicar ofertas a diferentes grupos de productos. Por ejemplo, si se quiere aplicar la misma oferta a dos marcas diferentes, debe indicarse una marca en un filtro, y la otra marca en un filtro adicional.

  3. Filtros de exclusión: Apartado para indicar filtros sobre los que excluir productos de la oferta / tarifa. Se pueden añadir cuantos filtros sean necesarios, y funcionan de igual forma que los filtros explicados con anterioridad, pero evitando que la oferta se aplique a los productos que cumplan las condiciones del filtro.

    Por ejemplo, si la oferta se crea para una categoría, pero no se quiere aplicar el descuento a productos de una de sus categorías hijas, o alguna marca, proveedor, temporada o producto específico que se incluya dentro de esa categoría, debe indicarse un filtro de exclusión para el registro, pudiendo combinarse o crear filtros por separado, según corresponda.

Prioridad de las ofertas y tarifas
  • El programa establece prioridades para las ofertas, de forma que si para un producto hay dos posibles ofertas, siempre se elegirá la más restrictiva. Es decir, si por ejemplo hay una oferta para una marca, y para un producto perteneciente a esa marca hay otra oferta, prevalece esta última.
  • Cuando en una venta coincidan dos ofertas, una oferta general y otra específica para un cliente, pero con diferentes condiciones de descuento, se aplicará la que ofrezca el mayor beneficio al cliente, es decir, la oferta que proporcione el descuento más alto sobre el precio del producto.
Modificar Ofertas y Tarifas

Para modificar el registro de ofertas y tarifas, se debe pulsar el botón negro con el lápiz en las opciones de ese registro.

Selección para modificar registros en el listado de ofertas / tarifas.

Al pulsar sobre el botón, se abrirá una pantalla como la de nuevo registro, con todos los campos disponibles para la edición de los datos del documento.

Eliminar Ofertas y Tarifas

Para eliminar un registro de ofertas / tarifas, se debe pulsar sobre el botón rojo con la papelera del registro.

Selección para eliminar registros en el listado de ofertas / tarifas.

Y para borrar registros de forma masiva, se deben seleccionar en el listado y pulsar sobre el botón rojo con la papelera del menú superior.

Al eliminar uno o varios registros hay que tener en cuenta que también se eliminarán los registros que pueda tener asociados de filtros adicionales que se hayan registrado para esa oferta / tarifa.

Procesos: Añadir / Eliminar canal de ventas

Además de poder añadir o eliminar canales de venta en la modificación de cada registro, el programa cuenta con procesos para realizar la misma acción facilitando la modificación de manera masiva.

Para ejecutarlos cada uno de ellos se debe indicar un único parámetro obligatorio:

  • Canal: Campo para seleccionar el canal de venta que se añade o elimina a la oferta / tarifa.

Una vez ejecutado el proceso, se añadirá o eliminará el canal de venta del registro o los registros seleccionados.

Nota: Se debe tener en cuenta que el valor "Todos los canales" es eso, un valor que permite incluir de forma directa todos los canales de venta existentes. En el caso de eliminar un canal, aquellos registros que tengan seleccionado "Todos los canales", no dejarán de estar asociados a ese canal de ventas que se está eliminando. En ese caso es necesario eliminar concretamente la opción "Todos los canales", y luego añadir puntualmente todos los canales donde sí se desea incluir el registro.

Proceso: Modificar fechas desde/hasta

Este proceso se ejecuta para modificar los campos fechas desde y fecha hasta de cualquier oferta/tarifa seleccionada, pudiendo actualizarse los registros de forma masiva.

Para ejecutar el proceso se deben seleccionar los registros deseados e indicar los parámetros:

  • Fecha desde: Campo para indicar la fecha de inicio del periodo en que se aplica la oferta / tarifa. El valor de este campo debe ser anterior a al de Fecha hasta, pudiendo dejarse vacío si no se quiere modificar este valor en los registros.
  • Fecha hasta. Campo para indicar la fecha fin del periodo en que se aplica la oferta / tarifa. El valor debe ser posterior al campo Fecha desde, aunque puede dejarse en blanco si no se quiere modificar este valor en los registros.

Los parámetros no son obligatorios, pudiendo editar las dos fechas, o solamente una de ellas. Si se rellenan ambos campos y la fecha desde es posterior a la fecha hasta, o viceversa, el proceso mostrará un mensaje de error, sin actualizar ninguna fecha.

De la misma manera, si solo se quiere actualizar una sola fecha, el proceso comprobará las fechas existentes en los registros. Si existiera algún desajuste entre la fecha indicada y la fecha de alguno de los registros, el proceso mostrará un aviso con la oferta afectada, para corregir las fechas que sean necesarias.

Proceso: Importar ofertas

En caso de que necesite importar los ofertas desde otro software, en el propio listado de Ofertas/Tarifas cuenta con una herramienta especifica para importarlas a través de un fichero CSV, donde los datos se guardan como texto y se organizan por filas y columnas. El proceso cuenta con un fichero de este tipo a modo de ejemplo, pudiendo trabajar sobre éste mismo fichero para añadir los datos e importarlos cómodamente.

Aunque el proceso es intuitivo y de fácil ejecución, es conveniente repasar algunos detalles para su correcta ejecución:

Paso 1: Seleccionar archivo a Importar

Selección de archivo para importar ofertas.

  1. Archivo a importar: Seleccionar el archivo con los datos a importar, pudiendo seleccionar un archivo ya existente en los ficheros guardados en el programa, o subir un fichero desde el ordenador:
    • Se pulsa sobre el botón Buscar.

      Pantalla para subir y seleccionar archivo a importar.

    • Una vez seleccionado el archivo se debe pulsar en el botón Subir archivos seleccionados.
    • Cuando finalice la carga, el archivo estará visible en la lista Seleccionar existente.
    • Pulsar sobre el botón Seleccionar del archivo con los datos para importar.
  2. Carácter que separa las columnas del archivo: Seleccionar el carácter que se usa en el archivo para la separación pudiendo ser una coma, un punto y coma, o un espacio de tabulador.
  3. Carácter entre el que se encuentran los valores de las columnas del archivo: Seleccionar si los valores de cada columna se encuentran envueltos entre algún carácter especial.

Paso 2: Selección de columnas

En la parte superior se puede ver un menú con un botón para volver al primer paso, si fuera necesario. Si ya se ha hecho una importación anteriormente, se puede pulsar el botón “Cargar configuración de última importación completada”, que “casará” todas estas columnas automáticamente.

También existe un botón, “Cargar configuración del último intento”, para cargar la configuración del último intento de importación, se haya completado o no. Este botón es útil si subimos un fichero con errores de formato, por ejemplo, y hay que volver al primer paso para cargarlo de nuevo una vez modificado. Entonces, pulsando en este botón se cargará la configuración de ese intento realizado sin éxito.

Selección de columnas para asignar los datos que se van a importar.

  1. Selección de columnas de destino por cada columna reconocida por el programa en el fichero seleccionado. Si existe algún desajuste en el reconocimiento de los datos, se puede volver al primer paso para volver a configurar la importación.
  2. Se muestran de ejemplo de las primeras 5 líneas, por cada columna reconocida por el programa en el fichero.
  3. Selección de columna que se utilice como identificador único de cada registro de oferta en el fichero.
  4. Selección de columna que se utilice como identificador único del producto asociado en cada registro del fichero, es decir, en ofertas que se asocian a un producto en concreto. De esta manera, la oferta se asociará automáticamente con el registro del producto.
  5. Selección de columna que se utilice como identificador único del cliente asociado en cada registro del fichero, es decir, en ofertas que se asocian a un cliente en concreto. De esta manera, la oferta se asociará automáticamente con el registro del cliente.
  6. Campo para indicar si se deben ignorar automáticamente las filas de productos no encontrados en el sistema. Si al realizar la importación, se encuentra alguna fila haciendo referencia a algún producto que no está registrado en el sistema, el proceso se detendrá mostrando un mensaje de error con el número de fila y sin importar ningún dato al sistema. Este campo permite que esas filas se omitan de forma automática y se realize la importación en cualquier caso.

Una vez configuradas todas las columnas, se debe pulsar en Finalizar importación para lanzar el proceso y añadir al programa todos los ofertas incluidas en el fichero seleccionado. Si ocurre algún error, se notificará indicando la línea del fichero en la que se produce, y no se importará ningún registro. Entonces, podrá volver al primer paso, corregir el archivo, volver a subirlo y e importarlo nuevamente.

En este apartado el sistema permite consultar las ofertas que se aplican a cada producto en función de las configuraciones realizadas en los registros del apartado de Ofertas / tarifas .

Ofertas efectivas sobre productos

Si se quiere saber qué oferta u ofertas se están aplicando a un producto en concreto, teniendo en cuenta todas las ofertas configuradas, se debe acudir al de Ofertas efectivas sobre productos, al que se llega accediendo desde el panel principal a Ventas -> Ofertas / tarifas / vales / promociones -> Ofertas efectivas sobre productos.

Este listado es meramente informativo y no se permite la creación y modificación de forma manual los registros existentes ya que estos se generan dinámicamente, a partir de las configuraciones de ofertas indicadas anteriormente.

En el listado se muestra, para cada producto, las ofertas que se le aplican en función de sus fechas límite, cliente o grupo de clientes, si son solo para socios... además de los filtros indicados en cada configuración de ofertas.

Además de consultar estos registros en este propio listado, estos registros están disponibles en la propia ficha de un producto donde se incluye un listado de ofertas efectivas del propio producto, si las tuviera, y en la ficha de una configuración de oferta indicando las ofertas efectivas correspondientes de la misma.

Ofertas X por Y

Otra forma de hacer atractivos los productos y generar más ventas en su tienda, es ofrecer ofertas del tipo X por Y, donde el cliente se lleva X cantidad de productos pagando por una cantidad Y de unidades. Por ejemplo, el clásico 2x1, donde el cliente se lleva 2 unidades y paga solamente 1, llevando así 1 unidad gratis.

El programa permite crear este tipo de ofertas de manera ampliamente configurable, pudiendo asignarlas según diferentes características de los productos y crear filtros adicionales que se complementan entre sí.

Este tipo de registros se pueden consultar accediendo desde el panel principal a Ventas -> Ofertas / tarifas / vales / promociones -> Ofertas X por Y.

Crear ofertas X por Y

Para crear un registro de oferta X por Y, se debe indicar los siguientes parámetros:

  1. Datos Generales

    Creación de registro de Oferta X por Y: Datos generales

    • Datos del registro
      • Nombre de la oferta / tarifa: Campo obligatorio para indicar el nombre del registro para identificarlo tanto en el programa, como en el momento de aplicarse en una venta. Es importante indicar un nombre que el usuario comprenda, porque aparecerá en los tickets de venta, facturas, pedidos online, etc como un concepto cuando se aplique la oferta. Por ejemplo, un nombre correcto sería “Oferta 3x2 en pantalones”.
      • Productos que el cliente se lleva: Campo obligatorio para indicar la cantidad de unidades de producto que el cliente lleva en su compra.
      • Productos que el cliente paga: Campo obligatorio para indicar la cantidad de unidades de producto que el cliente debe pagar por su compra.
    • Fechas: Campos para indicar un periodo de validez determinado para la oferta.
      • Fecha desde: Campo para indicar la fecha de inicio del periodo en que se aplica la oferta. Este campo puede dejarse vacío, si no se quiere poner límite en el inicio del periodo.
      • Fecha hasta: Campo para indicar la fecha fin del periodo en que se aplica la oferta. El valor debe ser posterior al campo Fecha desde, aunque puede dejarse en blanco si se quiere establecer la oferta de forma indefinida.
    • Filtros: En este apartado se establece la configuración para filtrar a qué productos se debe aplicar la oferta, combinándose de forma sucesiva los valores seleccionados en cada campo. Es decir, se puede indicar que la oferta se aplique para productos de una categoría específica y una marca en concreto. De esta manera, la oferta se aplicará a todos los productos de la categoría seleccionada, que pertenezcan también a la marca indicada.
      • Categoría: Campo para seleccionar una categoría de productos sobre la que aplicar la oferta.
      • Aplicar a categorías hijas: Campo de Sí / No para indicar si la oferta se debe aplicar a las categorías hijas de la categoría seleccionada en el campo anterior.
      • Marca: Campo para seleccionar una marca específica, sobre la que aplicar la oferta.
      • Proveedor: Campo para seleccionar un proveedor específico para aplicar la oferta sobre sus productos.
      • Temporada: Campo para seleccionar una temporada para aplicar la oferta sobre sus productos.
      • Producto: Campo para seleccionar un producto específico para aplicar la oferta. Si se selecciona un producto concreto, entonces no se podrán seleccionar ninguno de los otros filtros, y viceversa.
    • Cliente / Grupo de clientes
      • Cliente: Campo para seleccionar un cliente específico al que debe aplicarse la oferta de forma exclusiva.
      • Grupo de clientes: Campo para seleccionar un grupo de clientes específico al que solamente debe aplicarse la oferta.
      • Solo para socios: Campo de Sí / No para indicar si la oferta debe aplicarse o no, solamente a clientes registrados como socios.
    • Condiciones
      • Canales de venta: Campo para seleccionar los canales de venta sobre los que se debe aplicar la oferta.
      • Aplicar solo a productos individuales: Campo de Sí / No, para indicar si, los filtros de la oferta abarcan a varios productos, esta oferta solamente debe aplicarse a las unidades de un mismo producto o no.

        Es decir que, si se crea una oferta 3x2 para una categoría específica, y este campo se marca a Sí, la oferta solo se aplicara para cada producto de forma independiente, debiendo incluir en la venta 3 unidades del mismo producto, para que el cliente deba pagar solamente 2 unidades, y 1 unidad sea gratuita.

        En caso de que este campo se marque a no, la oferta se aplicará para todos los productos de esa categoría específica, de forma combinada, pudiendo aplicarse incluso si en la venta hay 3 productos diferentes pero que pertenecen a la misma categoría.

        Siempre se aplicará el descuento a las unidades con menor precio.

  2. Filtros adicionales:

    Creación de registro de Oferta X por Y: iltros adicionales

    En esta pestaña se pueden crear registros con otros filtros adicionales, sobre los que aplicar la oferta. Se pueden añadir todos los filtros que sean necesarios, y cada uno se aplicará de la misma forma que los filtros de la pestaña Datos generales.

    De esta manera, una misma oferta se puede aplicar a diferentes grupos de productos. Por ejemplo, si se quiere aplicar la misma oferta a dos marcas diferentes, debe indicarse una marca en cada filtro, una en la primera pestaña y la otra marca en un registro de filtros adicionales.

  3. Filtros de exclusión:

    Creación de registro de Oferta X por Y: Filtros de exclusión

    Apartado para indicar filtros sobre los que excluir productos de la oferta. Se pueden añadir cuantos filtros sean necesarios, y funcionan de igual forma que los filtros explicados con anterioridad pero evitando que la oferta se aplique a los productos que cumplan las condiciones del filtro.

    Por ejemplo, si la oferta se crea para una categoría, pero no se quiere aplicar a productos de una de sus categorías hijas, o alguna marca, proveedor, temporada, o producto específico que se incluya dentro de esa categoría, debe indicarse un filtro de exclusión para el registro, pudiendo combinarse o crear filtros por separado, según corresponda.

Una vez indicados todos los datos de la oferta, se puede finalizar el registro pulsando sobre cualquiera de las tres diferentes opciones:

  • Añadir: Para crear el nuevo registro y volver al listado de ofertas.
  • Añadir y añadir otro: Para crear el registro y abrir un nuevo formulario para crear una nueva oferta.
  • Añadir y ver: Para crear el registro y abrir la ficha del mismo. De esta manera, se puede comprobar toda la configuración del nuevo registro y sus filtros adicionales desde su ficha.

Al crear un registro de Oferta X por Y, estará disponible para aplicarse de forma automática en todos los canales de venta seleccionados en su configuración.

Es importante aclarar que, al crear o modificar una oferta mientras se trabaja en una caja del TPV, ésta página se debe recargar (en navegador o escritorio), para que estos nuevos cambios se actualicen en la sesión y estén disponibles para aplicarse en las ventas.

En el caso de la tienda online, todas las ofertas se recalculan cada vez que se accede al carrito o se accede a una nueva página, por lo que los carritos se actualizan automáticamente con las ofertas y precios de los productos.

Modificar Ofertas X por Y

Para modificar el registro de ofertas X por Y, se debe pulsar el botón negro con el lápiz en las opciones de ese registro.

Modificación de un registro de Oferta X por Y, desde su menú de opciones

Al pulsar sobre el botón, se abrirá una pantalla como la de nuevo registro, con todos los campos disponibles para la edición de los datos del documento.

Eliminar Ofertas X por Y

Para eliminar un registro de ofertas X por Y, se debe pulsar sobre el botón rojo con la papelera del registro.

Eliminación de un registro de Oferta X por Y, desde su menú de opciones

Y para borrar registros de forma masiva, se deben seleccionar en el listado y pulsar sobre el botón rojo con la papelera del menú superior.

Selección masiva de registros de Oferta X por Y, para su eliminación

Al eliminar uno o varios registros hay que tener en cuenta que también se eliminarán los registros que pueda tener asociados de filtros adicionales que se hayan registrado para esa oferta.

Procesos: Añadir / Eliminar canal de ventas

Además de poder añadir o eliminar canales de venta en la modificación de cada registro, el programa cuenta con procesos para realizar la misma acción, facilitando la modificación de manera masiva.

Para ejecutarlos cada uno de ellos se debe indicar un único parámetro obligatorio:

  • Canal: Campo para seleccionar el canal de venta que se añade o elimina a la oferta / tarifa.

Una vez ejecutado el proceso, se añadirá o eliminará el canal de venta del registro o los registros seleccionados.

Nota: Se debe tener en cuenta que el valor "Todos los canales" es eso, un valor que permite incluir de forma directa todos los canales de venta existentes. En el caso de eliminar un canal, aquellos registros que tengan seleccionado "Todos los canales", no dejarán de estar asociados a ese canal de ventas que se está eliminando. En ese caso es necesario eliminar concretamente la opción "Todos los canales", y luego añadir puntualmente todos los canales donde sí se desea incluir el registro.

Proceso: Modificar fechas desde/hasta

Este proceso se ejecuta para modificar los campos fechas desde y fecha hasta de cualquier oferta X por Y seleccionada, pudiendo actualizarse los registros de forma masiva.

Para ejecutar el proceso se deben seleccionar los registros deseados e indicar los parámetros:

  • Fecha desde: Campo para indicar la fecha de inicio del periodo en que se aplica la oferta X por Y. El valor de este campo debe ser anterior a al de Fecha hasta, pudiendo dejarse vacío si no se quiere modificar este valor en los registros.
  • Fecha hasta. Campo para indicar la fecha fin del periodo en que se aplica la oferta X por Y. El valor debe ser posterior al campo Fecha desde, aunque puede dejarse en blanco si no se quiere modificar este valor en los registros.

Los parámetros no son obligatorios, pudiendo editar las dos fechas, o solamente una de ellas. Si se rellenan ambos campos y la fecha desde es posterior a la fecha hasta, o viceversa, el proceso mostrará un mensaje de error, sin actualizar ninguna fecha.

De la misma manera, si solo se quiere actualizar una sola fecha, el proceso comprobará las fechas existentes en los registros. Si existiera algún desajuste entre la fecha indicada y la fecha de alguno de los registros, el proceso mostrará un aviso con la oferta afectada, para corregir las fechas que sean necesarias.

Prioridad de las ofertas

Si para un producto o conjunto de productos seleccionados en una venta se pueden aplicar diferentes ofertas, entonces se aplicarán según este orden:

  • Primero las que tengan la cantidad X mayor.
  • Si hay dos con la misma cantidad X, las que tengan la cantidad Y mayor: con esta regla y la anterior se aplicará siempre la oferta más favorable para el cliente en cuanto a unidades gratis.
  • Si hay varias con las mismas cantidades X e Y, se tendrá en cuenta aquella que tenga marcado el campo de aplicarla solo a Aplicar solo a productos individuales.
  • Si hay varias que tienen igual las condiciones anteriores, se tendrán en cuenta los campos de cliente, grupo de clientes y solo para socios, dando prioridad a las que tengan algo asignado en estos campos.
Combinación de las Ofertas X por Y con otro tipo de descuentos

La configuración del programa permite que las ofertas del tipo X por Y puedan combinarse con otros tipos de ofertas, promociones y descuentos registrados en el programa.

Por ejemplo, en el caso de que exista un producto que tenga aplicado un descuento por alguna oferta o tarifa, ese descuento se aplica y se combina con la oferta X por Y. Es decir que, si tenemos una oferta del 10% sobre un producto que además cumple con un filtro para tener una oferta 2 x 1, el precio de una unidad producto tendrá descontado ese 10%. Lo que en el TPV se reflejaría como:

Detalle de descuento aplicado sobre concepto de ticket en curso

Y en el momento de añadir la segunda unidad, se aplicará la oferta 2x1. Se puede ver indicado el descuento por la oferta 2x1 en un concepto independiente para su detalle específico, y respetando el descuento del 10% aplicado sobre el precio del producto.

Detalle de oferta X por Y aplicada sobre ticket en curso

En el momento de finalizarse la venta en el TPV, el ticket indicará el detalle de la siguiente manera:

Detalle de oferta X por Y aplicada sobre ticket en curso

En primer lugar, se muestra el concepto detallando las unidades que se han entregado en oferta, con un importe de 0,00€. En este caso, una unidad.

El siguiente concepto, se indica en la primera línea el producto con su referencia. En la línea inferior se puede ver la cantidad total de unidades que se han entregado al cliente, el PVP por unidad, el total del concepto, el descuento total aplicado donde se incluye el 10% más el precio de la segunda unidad con su 10% aplicado, y el total final del concepto calculado entre el total menos el descuento.

En el caso de no existir este descuento del 10%, tanto la venta como el contenido se mostrará del mismo modo que en este ejemplo.

Es decir, en lugar de aplicar el descuento en un concepto aparte con un importe negativo, se aplica sobre los productos, para así no alterar las rentabilidades reales de venta de los productos.

Ofertas X por Y en la tienda online

En la tienda online, cada producto que cuente con una oferta de este tipo, se destacará en los listados con un distintivo en la parte superior indicando la oferta correspondiente.

Listado de productos con oferta X por Y disponible en tienda online

Y al acceder a la ficha de uno de estos productos, se podrá ver la oferta correspondiente destacada a la derecha del precio.

Detalle de oferta X por Y en ficha de producto en tienda online

Y en cuanto a la gestión del carrito en la tienda online, se muestra el descuento en un concepto independiente indicando la cantidad de unidades del producto que se descuenta y su importe.

Detalle de oferta X por Y en concepto de carrito en tienda online

En caso de tener una oferta o descuento adicional compatible con esta oferta X por Y, se respetará el cálculo del precio por cada unidad a pagar y las unidades a descontar.

Detalle de oferta X por Y combinada con descuento por puntos y vale descuento en tienda online

Después, una vez se complete el pedido, los descuentos del carrito se desglosarán entre los conceptos, igual que en el TPV al emitir el ticket, para no alterar las rentabilidades reales de los productos.

Ofertas de regalos de productos comprando otros

Una alternativa distinta de animar la compra de ciertos productos, es la de ofrecer otros productos adicionales de forma gratuita al comprar esos productos a los que se quiere dar salida.

Para ello, el programa cuenta con un apartado específico para crear este tipo de ofertas donde regalar productos por la compra de otros, pudiendo indicar que por cada X cantidad de unidades de un producto, o grupo de productos específicos, el cliente puede llevarse de regalo otra cantidad de un producto o grupo de productos distintos.

Por ejemplo, se podría crear una oferta que al comprar 2 unidades de un producto concreto, se entregue de regalo 1 unidad de otro producto, o bien, por la combinación de dos productos con una unidad de cada uno, se entregue totalmente gratis una unidad de un tercero, como también podría indicarse que por cada 2 unidades un de un producto, se puede llevar de regalo la tercera unidad del mismo producto.

Este tipo de registros se pueden administrar accediendo desde el panel principal a Ventas -> Ofertas / tarifas / vales / promociones -> Ofertas de regalos de productos comprando otros.

Crear ofertas de regalos de productos comprando otros

Para crear este tipo de ofertas se deben indicar los siguientes parámetros:

  1. Datos Generales

    Creación de registro de Oferta de regalos de productos: Pestaña Datos generales

    • Nombre de la oferta: Campo obligatorio para indicar el nombre del registro para identificarlo en el programa.
    • Fechas: Campos para indicar un periodo de validez determinado para la oferta.
      • Fecha desde: Campo para indicar la fecha de inicio del periodo en que se aplica la oferta. Este campo puede dejarse vacío, si no se quiere poner límite en el inicio del periodo.
      • Fecha hasta: Campo para indicar la fecha fin del periodo en que se aplica la oferta. El valor debe ser posterior al campo Fecha desde, aunque puede dejarse en blanco si se quiere establecer la oferta de forma indefinida.
    • Cliente / Grupo de clientes
      • Cliente: Campo para seleccionar un cliente específico al que debe aplicarse la oferta de forma exclusiva.
      • Grupo de clientes: Campo para seleccionar un grupo de clientes específico al que solamente debe aplicarse la oferta.
      • Solo para socios: Campo de Sí / No para indicar si la oferta debe aplicarse o no, solamente a clientes registrados como socios.
    • Condiciones
      • Canales de venta: Campo para seleccionar los canales de venta sobre los que se debe aplicar la oferta.
  2. Productos comprados:

    Creación de registro de Oferta de regalos de productos: Pestaña Productos comprados

    En esta pestaña se pueden crear registros para indicar el producto o productos que se deben comprar para beneficiarse de la oferta, y la cantidad de unidades para cada uno.

    De esta manera, para cada registro que se cree se debe indicar:

    • Producto: Campo obligatorio para seleccionar el producto que se de debe comprar.
    • Cantidad comprada: Campo obligatorio para indicar la cantidad de unidades del producto que se deben comprar, por lo que este campo solo admite una cantidad mayor o igual a uno.
  3. Productos regalados:

    Creación de registro de Oferta de regalos de productos: Pestaña Productos regalados

    En esta pestaña funciona igual que la anterior, pero en este caso permite crear registros para indicar el producto o productos que se regalarán al beneficiarse de la oferta comprando los productos de la pestaña anterior, detallando en cada uno la cantidad de unidades que se regalarán.

    De esta manera, para cada registro que se cree se debe indicar:

    • Producto: Campo obligatorio para seleccionar el producto que se entregará como regalo por beneficiarse de la oferta.
    • Cantidad comprada: Campo obligatorio para indicar la cantidad de unidades del producto que se entregarán como regalo, por lo que este campo solo admite una cantidad mayor o igual a uno.

Una vez indicados todos los datos de la oferta, se puede finalizar el registro pulsando sobre cualquiera de las tres diferentes opciones:

  • Añadir: Para crear el nuevo registro y volver al listado de ofertas.
  • Añadir y añadir otro: Para crear el registro y abrir un nuevo formulario para crear una nueva oferta.
  • Añadir y ver: Para crear el registro y abrir la ficha del mismo. De esta manera, se puede comprobar toda la configuración del nuevo registro y sus filtros adicionales desde su ficha.

Al finalizar el registro ya estará disponible para aplicarse de forma automática en todos los canales de venta seleccionados en su configuración.

Es importante aclarar que, al crear o modificar una oferta mientras se trabaja en una caja del TPV, ésta página se debe recargar (en navegador o escritorio), para que estos nuevos cambios se actualicen en la sesión y estén disponibles para aplicarse en las ventas.

En el caso de la tienda online, todas las ofertas se recalculan cada vez que se accede al carrito o se accede a una nueva página, por lo que los carritos se actualizan automáticamente con las ofertas y precios de los productos.

Modificar Ofertas de regalos de productos

Para modificar el registro de regalos de productos, se debe pulsar el botón negro con el lápiz en las opciones de ese registro.

Modificación de un registro de Oferta de regalos de productos, desde su menú de opciones

Al pulsar sobre el botón, se abrirá una pantalla como la de nuevo registro, con todos los campos disponibles para la edición de los datos del documento.

Eliminar Ofertas de regalos de productos

Para eliminar un registro de ofertas regalos de productos por compra de otros, se debe pulsar sobre el botón rojo con la papelera del registro.

Eliminación de un registro de Oferta de regalos de productos, desde su menú de opciones

Y para borrar registros de forma masiva, se deben seleccionar los registros en el listado y pulsar sobre el botón rojo con la papelera del menú superior.

Al eliminar una o varias ofertas hay que tener en cuenta que también se eliminarán los registros que pueda tener asociados de productos comprados y regalados que se hayan creado al registrar la oferta.

Procesos: Añadir / Eliminar canal de ventas

Además de poder añadir o eliminar canales de venta en la modificación de cada registro, el programa cuenta con procesos para realizar la misma acción, facilitando la modificación de manera masiva.

Para ejecutar estos procesos, cada uno de ellos se debe indicar un único parámetro obligatorio:

  • Canal: Campo para seleccionar el canal de venta que se añade o elimina a la oferta de productos regalados por la compra de otros.

Proceso: Añadir canal de ventas

Una vez ejecutado el proceso, se añadirá o eliminará el canal de ventas del registro o los registros seleccionados.

Nota: Se debe tener en cuenta que el valor "Todos los canales" es eso, un valor que permite incluir de forma directa todos los canales de venta existentes. En el caso de eliminar un canal, aquellos registros que tengan seleccionado "Todos los canales", no dejarán de estar asociados a ese canal de ventas que se está eliminando. En ese caso es necesario eliminar concretamente la opción "Todos los canales", y luego añadir puntualmente todos los canales donde sí se desea incluir el registro.

Proceso: Modificar fechas desde/hasta

Este proceso se ejecuta para modificar los campos fechas desde y fecha hasta de cualquier oferta seleccionada, pudiendo actualizarse los registros de forma masiva.

Para ejecutar el proceso se deben seleccionar los registros deseados e indicar los parámetros:

  • Fecha desde: Campo para indicar la fecha de inicio del periodo en que se aplica la oferta. El valor de este campo debe ser anterior a al de Fecha hasta, pudiendo dejarse vacío si no se quiere modificar este valor en los registros.
  • Fecha hasta. Campo para indicar la fecha fin del periodo en que se aplica la oferta. El valor debe ser posterior al campo Fecha desde, aunque puede dejarse en blanco si no se quiere modificar este valor en los registros.

Proceso: Modificar fechas desde/hasta

Los parámetros no son obligatorios, pudiendo editar las dos fechas, o solamente una de ellas. Si se rellenan ambos campos y la fecha desde es posterior a la fecha hasta, o viceversa, el proceso mostrará un mensaje de error, sin actualizar ninguna fecha.

De la misma manera, si solo se quiere actualizar una sola fecha, el proceso comprobará las fechas existentes en los registros. Si existiera algún desajuste entre la fecha indicada y la fecha de alguno de los registros, el proceso mostrará un aviso con la oferta afectada, para corregir las fechas que sean necesarias.

Combinación de las Ofertas de regalos de productos con otro tipo de descuentos

La configuración del programa permite que las ofertas del tipo regalos de productos por la compra de otros puedan combinarse con otros tipos de ofertas, promociones y descuentos registrados en el programa.

Por ejemplo, en el caso de que exista un producto que tenga aplicado un descuento por alguna oferta o tarifa, ese descuento se aplica y se combina con la oferta de regalo de producto. Es decir que, si tenemos una oferta del 10% sobre un producto que además está indicado entre los productos a comprar para tener de regalo otro producto, el precio de una unidad producto tendrá descontado ese 10%. Lo que en el TPV se reflejaría como:

Detalle de descuento aplicado sobre concepto de ticket en curso

Y en el momento de añadir la cantidad de unidades para obtener el producto de regalo, se aplicará la oferta de regalo de producto por su compra. Se puede ver indicado el producto regalado como un concepto independiente que se añade de forma automática, y respetando el descuento del 10% aplicado sobre el precio del producto.

Detalle de oferta de regalos de productos aplicada sobre ticket en curso

En el momento de finalizarse la venta en el TPV, el ticket indicará el detalle de la siguiente manera:

Detalle de oferta de regalos de productos aplicada sobre ticket en curso

En primer lugar, se muestra el concepto detallando las unidades que se han entregado en oferta, con un importe de 0,00€. En este caso, una unidad.

El siguiente concepto, se indica en la primera línea el producto con su referencia. En la línea inferior se puede ver la cantidad total de unidades que se han entregado al cliente, el PVP por unidad, el total del concepto, el descuento total aplicado donde se incluye el 10% más el precio de la segunda unidad con su 10% aplicado, y el total final del concepto calculado entre el total menos el descuento.

En el caso de no existir este descuento del 10%, tanto la venta como el contenido se mostrará del mismo modo que en este ejemplo.

Es decir, en lugar de aplicar el descuento en un concepto aparte con un importe negativo, se aplica sobre los productos, para así no alterar las rentabilidades reales de venta de los productos.

Si un concepto aplica para una oferta de tipo X x Y, también puede aplicar para las ofertas de regalo.

Además, en caso de que un concepto aplique para dos ofertas de regalo diferentes, se utilizará en ambas.

Ofertas de regalos de productos por la compra de otros en la tienda online

En la tienda online, al añadir al carrito un producto o conjunto de productos con la cantidad necesaria para beneficiarse de este tipo de ofertas, se añadirá el producto o productos de regalo, cada uno en un concepto independiente indicando la cantidad de unidades del producto que se entregarán de regalo.

Detalle de oferta de regalos de productos en concepto de carrito en tienda online

En caso de tener una oferta o descuento adicional compatible con esta oferta, se respetará el cálculo del precio por cada unidad a pagar.

Detalle de oferta de regalos de productos combinada con descuento por puntos y vale descuento en tienda online

Después, una vez se complete el pedido, los descuentos del carrito se desglosarán entre los conceptos, igual que en el TPV al emitir el ticket, para no alterar las rentabilidades reales de los productos.

Vales

El apartado de vales permite administrar los vales que se registran en el programa, independientemente del tipo que sean.

Este tipo de registros se pueden consultar accediendo desde el panel principal a Ventas -> Ofertas / tarifas / vales / promociones -> Vales.

Tipos de vales

En base a cómo se generan, los vales pueden ser de dos tipos:

  • Vales promocionales: son aquellos que se regalan al cliente con el fin de incitarle a realizar compras en el futuro. Por ejemplo, cuando se regala un vale de 5 euros a un cliente en su futura compra, o se crea un vale con un código promocional para comprar online. Estos vales deben canjearse antes del proceso de pago en el el TPV .
  • Vales de pago: son vales que se entregan a los clientes para canjear como método de pago en sus compras, por ejemplo, cuando un cliente devuelve productos y se le entrega un vale, o para entregar a un cliente un importe como premio de algún sorteo que se realice. Estos vales solo pueden canjearse en el proceso de pago de una venta a través del TPV .
Crear un vale

Los vales pueden crearse de forma manual desde el programa, o también se crean de forma automática, por ejemplo cuando un cliente devuelve un producto en el TPV y se indica que se le entrega un vale, o cuando se genera por alguna configuración de emisión automática.

Para crear un vale de forma manual, a continuación se explican los campos que pueden o deben cumplimentarse:

  1. Datos generales
    • Código del vale: Campo para indicar el código que se utilizará para canjear el vale. Si se crea un vale para uso general, por ejemplo para una promoción en la tienda online, es conveniente introducir un código que sea descriptivo. Por ejemplo: "5EUROSGRATIS".
    • Motivo de emisión del vale: Campo para indicar el motivo del vale, por ejemplo "Devolución".
    • Tipo de vale especial: Campo de selección para indicar un tipo de condición especial que se deba cumplir obligatoriamente en la venta para aplicar el descuento de forma exclusiva. Las opciones disponibles son:
      • Descuento primera compra en Tienda Online.
      • Gastos de envío gratis en Tienda Online.
    • ¿Es un vale de pago? (devolución, sorteo, etc): En el caso de un vale promocional, este campo debe indicarse como No. Pero, si el nuevo vale podrá canjearse como una forma de pago tradicional, este campo debe estar marcado a Sí. Por ejemplo, un vale devolución o un vale de un sorteo, así como cualquier otro vale cuyo importe pueda canjearse como una forma de pago sobre el importe final del ticket.
    • Empresa: Campo para indicar la empresa a la que se asocia el vale para la gestión de sus ventas.
    • Cliente: Campo para asignar un cliente concreto al vale, para que el vale solo pueda ser canjeado por este cliente.
    • Grupo de clientes: Campo para seleccionar un grupo de clientes específico para el uso del vale en sus compras, de forma que el vale solo podrá ser canjeado por clientes que pertenezcan a ese grupo. Este campo solo se aplica si se trata de un vale de uso general con el campo Se puede canjear más de una vez a Sí.
    • Solo para socios: Campo de Sí / No para indicar si el vale solo debe aplicarse a clientes registrados como socios. Este campo solo se aplica si se trata de un vale de uso general con el campo Se puede canjear más de una vez a Sí.
    • Mostrar tienda online en Mis vales y descuentos: Si este campo se marca a No, el vale no estará visible en la sección "Mis vales y descuentos" de la tienda online. Sin embargo, si el vale tiene algún filtro de cliente (cliente, grupo de cliente o socio) configurado, se mostrará a los clientes que cumplan ese filtro, independientemente del valor de este campo. Además, aunque no se muestre, si un cliente conoce el código y lo introduce al procesar su carrito, si el vale cumple las condiciones podrá ser canjeado aunque no esté visible.
    • Porcentaje de descuento: Campo para indicar el porcentaje que se debe descontar en el total de la venta con el uso del vale. Este campo solo se puede editar si no se ha indicado ningún valor en el campo Cantidad de descuento.
    • Cantidad de descuento: Campo para indicar una cantidad de dinero específica a descontar en el total de la venta con el uso del vale. Este campo solo se puede editar si no se ha indicado ningún valor en el campo Porcentaje de descuento.
    • Caja del TPV donde se emitió: Campo informativo no editable que muestra la caja donde se ha emitido el vale, si este se ha creado desde el TPV.
    • Devolución del ticket: Campo informativo no editable que muestra el número de ticket que generó la emisión emisión del vale, si se ha generado como devolución de un ticket.
    • Devolución de la factura: Campo informativo no editable que muestra el número de documento de la factura que generó la emisión emisión del vale, si se ha generado como devolución de una factura.
    • Ya ha sido canjeado: Campo de Sí / No para indicar si el vale ya ha sido canjeado. Por defecto se carga con el valor No y se actualiza en el momento de su uso en una venta.
    • Fecha de creación: Campo obligatorio para indicar la fecha de creación del vale. Por defecto se carga con la fecha actual.
    • Hora de creación: Campo obligatorio para indicar la hora de creación del vale. Por defecto, se carga con la hora actual.
    • Ticket donde se ha canjeado: Campo informativo no editable que muestra el número de ticket donde se canjeó el vale, en caso de que ya haya sido canjeado.
    • Texto al pie: Campo de texto para indicar el texto que se muestra al final del vale. Se suele utilizar para mostrar cualquier tipo de condición o advertencia sobre el uso del vale.
  2. Condiciones de canjeo
    • Válido desde: Campo para seleccionar la fecha de inicio de validez para el canjeo del vale.
    • Válido hasta: Campo para seleccionar la fecha fin de validez para el canjeo del vale. El valor debe ser posterior al campo Válido desde.
    • Importe mínimo de la venta: Campo para indicar el importe mínimo que debe tener la venta para que se pueda canjear el vale.
    • Se puede canjear más de una vez: Campo de Sí / No para indicar si el vale puede ser utilizado en más de una venta. Si es una promoción general, establecer este campo a Sí. Si estás emitiendo un vale a un cliente en concreto para un solo uso, establecerlo a No.
    • Acumulable a otros vales: Campo de Sí / No para indicar si el vale puede ser utilizado junto con otros vales en una misma venta, en caso de que el otro vale. Ambos vales deben ser acumulables.
    • Acumulable a ofertas: Campo de Sí / No para indicar si el vale puede ser utilizado junto con ofertas en una misma venta.
    • Canales de venta: Campo para seleccionar los canales de venta en los que se puede canjear el vale.
  3. Filtros de productos: Apartado para indicar sobre qué productos se puede aplicar el descuento del vale, en caso de tratarse de un vale promocional. Si es un vale de pago, estos filtros se ignoran. Se pueden añadir cuantos filtros sean necesarios, y si no se añade ningún filtro, se podrá canjear sobre todos los productos. Por cada nuevo filtro se puede indicar:
    • Categoría: Campo para seleccionar una categoría de productos sobre los que se puede aplicar el vale.
    • Aplicar a categorías hijas: Campo de Sí / No para indicar si se debe aplicar el descuento del vale a las categorías hijas de la categoría seleccionada.
    • Marca: Campo para seleccionar una marca específica sobre la que aplicar el descuento del vale.
    • Proveedor: Campo para seleccionar un proveedor específico para aplicar el descuento del vale sobre sus productos.
    • Temporada: Campo para seleccionar una temporada para aplicar el descuento del vale sobre sus productos.
    • Producto: Campo para seleccionar un producto específico sobre el que aplicar el descuento del vale.
  4. Filtros de exclusión: Apartado para indicar sobre qué productos no se debe aplicar el descuento del vale. Si es un vale de pago, estos filtros se ignoran. Se pueden añadir cuantos filtros sean necesarios, y si no se añade ningún filtro, se podrá canjear sobre todos los productos. Por cada nuevo filtro se puede indicar:
    • Categoría: Campo para seleccionar una categoría de productos sobre los que no se aplicará el vale.
    • Aplicar a categorías hijas: Campo de Sí / No para indicar si la exclusión del vale se debe aplicar a las categorías hijas de la categoría seleccionada.
    • Marca: Campo para seleccionar una marca específica sobre la que no se aplicará el descuento del vale.
    • Proveedor: Campo para seleccionar un proveedor para el que no se aplicará el descuento del vale sobre sus productos.
    • Temporada: Campo para seleccionar una temporada para la que no se aplicará el descuento del vale sobre sus productos.
    • Producto: Campo para seleccionar un producto específico sobre el que no aplicar el descuento del vale.
Modificar un vale

Para modificar un vale, se debe pulsar el botón negro con el lápiz en las opciones de ese registro.

Selección para modificar registros en el listado de vales.

Al pulsar sobre el botón, se abrirá una pantalla como la de nuevo registro, con todos los campos disponibles para la edición de los datos del documento.

Eliminar un vale

Para eliminar el registro de vales, se debe pulsar sobre el botón rojo con la papelera del registro.

Selección para modificar registros en el listado de vales.

Y para borrar registros de forma masiva, se deben seleccionar en el listado y pulsar sobre el botón rojo con la papelera del menú superior.

A la hora de eliminar vales hay que tener en cuenta que:

  1. También se eliminan los registros que pueda tener asociados de:
    • Filtros de productos
  2. No se pueden eliminar registros si si están asociados con:
    • Cobros
    • Tickets (Módulo de TPV)
Procesos: Añadir / Eliminar canal de ventas

Además de poder añadir o eliminar canales de venta en la modificación de cada registro, el programa cuenta con procesos para realizar la misma acción desde el listado de vales, facilitando la modificación de manera masiva.

Para ejecutar cualquiera de estos procesos, se debe indicar un único parámetro obligatorio:

  • Canal: Campo para seleccionar el canal de venta que se añade o elimina al vale.

Una vez ejecutado el proceso, se añadirá o eliminará el canal de venta del registro o los registros seleccionados.

Nota: Se debe tener en cuenta que el valor "Todos los canales" es eso, un valor que permite incluir de forma directa todos los canales de venta existentes. En el caso de eliminar un canal, aquellos registros que tengan seleccionado "Todos los canales", no dejarán de estar asociados a ese canal de ventas que se está eliminando. En ese caso es necesario eliminar concretamente la opción "Todos los canales", y luego añadir puntualmente todos los canales donde sí se desea incluir el registro.

Informe: Impresión / envío de vale

Este informe genera un documento en formato ticket, con el detalle del vale y el código de barras para su uso, pudiendo visualizarlo en la pantalla o imprimirlo.

Detalle de un vale en formato ticket.

En el listado de vales, esta opción está incluida en el menú de acciones de cada registro, y en el menú superior, lo que permite emitir copias de forma masiva.

En caso de acceder al informe desde la ficha de un vale, también se pude exportar a un documento en formato PDF o enviar directamente por e-mail.

Proceso: Importar vales

En caso de que necesite importar los vales desde otro software, el programa cuenta con una herramienta especifica para importarlos a través de un fichero CSV, donde los datos se guardan como texto y se organizan por filas y columnas. El proceso cuenta con un fichero de este tipo a modo de ejemplo, pudiendo trabajar sobre éste mismo fichero para añadir los datos e importarlos cómodamente.

Aunque el proceso es intuitivo y de fácil ejecución, es conveniente repasar algunos detalles para su correcta ejecución:

Paso 1: Seleccionar archivo a Importar

Selección de archivo para importar vales.

  1. Archivo a importar: Seleccionar el archivo con los datos a importar, pudiendo seleccionar un archivo ya existente en los ficheros guardados en el programa, o subir un fichero desde el ordenador:
    • Se pulsa sobre el botón Buscar.

      Pantalla para subir y seleccionar archivo a importar.

    • Una vez seleccionado el archivo se debe pulsar en el botón Subir archivos seleccionados.
    • Cuando finalice la carga, el archivo estará visible en la lista Seleccionar existente.
    • Pulsar sobre el botón Seleccionar del archivo con los datos para importar.
  2. Carácter que separa las columnas del archivo: Seleccionar el carácter que se usa en el archivo para la separación pudiendo ser una coma, un punto y coma, o un espacio de tabulador.
  3. Carácter entre el que se encuentran los valores de las columnas del archivo: Seleccionar si los valores de cada columna se encuentran envueltos entre algún carácter especial.
  4. Actualizar datos de vales existentes: Si se marca a Sí esta opción, en lugar de crear un nuevo registro, se actualizarán los datos de aquellos vales que tengan el campo de identificación del vale seleccionado, igual al de uno en el fichero de importación.

Paso 2: Selección de columnas

En la parte superior se puede ver un menú con un botón para volver al primer paso, si fuera necesario. Si ya se ha hecho una importación anteriormente, se puede pulsar el botón “Cargar configuración de última importación completada”, que “casará” todas estas columnas automáticamente.

También existe un botón, “Cargar configuración del último intento”, para cargar la configuración del último intento de importación, se haya completado o no. Este botón es útil si subimos un fichero con errores de formato, por ejemplo, y hay que volver al primer paso para cargarlo de nuevo una vez modificado. Entonces, pulsando en este botón se cargará la configuración de ese intento realizado sin éxito.

Selección de columnas para asignar los datos que se van a importar.

  1. Selección de columnas de destino por cada columna reconocida por el programa en el fichero seleccionado. Si existe algún desajuste en el reconocimiento de los datos, se puede volver al primer paso para volver a configurar la importación.
  2. Se muestran de ejemplo de las primeras 5 líneas, por cada columna reconocida por el programa en el fichero.
  3. Selección de columna que se utilice como identificador único de cada vale incluido en el fichero.
  4. Selección de columna que se utilice como identificador único del cliente asociado en cada registro del fichero, es decir, en vales de un cliente en concreto. De esta manera, el vale se asociará automáticamente con el registro del cliente.

Una vez configuradas todas las columnas, se debe pulsar en Finalizar importación para añadir al programa todos los vales incluidos en el fichero.

Si ocurre algún error durante el proceso, se mostrará un aviso indicando la línea del fichero en la que se produce, y no se importará ningún registro. De esta manera podrá corregir el archivo en el punto exacto donde se produce el fallo y volver al primer paso para subirlo y lanzar la importación nuevamente.

Vales de generación automática

Con esta funcionalidad, el sistema permite crear configuraciones para generar vales promocionales de forma automática, tanto en la tienda online como en el TPV.

Para ello, el sistema permite crear reglas de emisión que deben cumplirse para generar el vale, cargando sus datos desde una plantilla creada para la regla.

Para tener acceso a esta funcionalidad es necesario tener el módulo de Fidelización activo. Para el tipo de contrato de Comercio, este módulo ya viene incluido, pero en otros tipos de contratos no está disponible.

Plantillas para emisión automática de vales

Las plantillas para emisión de vales permiten indicar la configuración que se utilizará para generar vales a partir de los datos indicados en la plantilla.

Para administrar estos registros se debe acceder desde el panel principal a Ventas -> Ofertas / tarifas / vales / promociones -> Plantillas para emisión automática de vales.

Para registrar una plantilla para un vale se debe indicar:

  1. Datos generales

    Registro de plantillas para emisión de vales: Datos generales

    • Motivo de emisión del vale: Campo obligatorio para indicar el motivo del vale, por ejemplo "Alta en tienda online".
    • Empresa: Campo obligatorio para indicar la empresa a la que se asociará el vale que se genera a partir de la plantilla.
    • Tipo de vale especial: Campo de selección para indicar un tipo de condición especial que se deba cumplir obligatoriamente en la venta para aplicar el descuento de forma exclusiva. Las opciones disponibles son:
      • Descuento primera compra en Tienda Online.
      • Gastos de envío gratis en Tienda Online.
    • Porcentaje de descuento: Campo para indicar el porcentaje que se debe descontar en el total de la venta con el uso del vale. Este campo solo se puede editar si no se ha indicado ningún valor en el campo Cantidad de descuento.
    • Cantidad de descuento: Campo para indicar una cantidad de dinero específica a descontar en el total de la venta con el uso del vale. Este campo solo se puede editar si no se ha indicado ningún valor en el campo Porcentaje de descuento.
    • Texto al pie: Campo de texto para indicar el texto que se muestra al final del vale. Se suele utilizar para mostrar cualquier tipo de condición o advertencia sobre el uso del vale.
  2. Condiciones de canjeo

    Registro de plantillas para emisión de vales: Condiciones de canjeo

    • Días de validez desde la emisión: Campo para calcular la fecha fin de validez del vale por la cantidad de días desde su emisión. En caso de no indicarse nada y introducir 0, el vale no tendrá fecha de fin para la validez.
    • Importe mínimo de la venta: Campo para indicar el importe mínimo que debe tener la venta para que se pueda canjear el vale.
    • Acumulable a otros vales: Campo de Sí / No para indicar si el vale puede ser utilizado junto con otros vales en una misma venta, en caso de que el otro vale. Ambos vales deben ser acumulables.
    • Acumulable a ofertas: Campo de Sí / No para indicar si el vale puede ser utilizado junto con ofertas en una misma venta.
    • Canales de venta: Campo para seleccionar los canales de venta en los que se puede canjear el vale que se emita con esta plantilla.

Una vez indicados todos los datos, se puede finalizar el registro con las opciones:

  • Añadir: para registrar la plantilla y volver al listado.
  • Añadir y añadir otro: para crear el registro y abrir un nuevo formulario donde crear una nueva plantilla.

Al finalizar el registro, la plantilla estará disponible para seleccionar en Reglas para emisión automática de vales.

Modificar una plantilla para emisión automática de vales

Para modificar una plantilla, se debe pulsar el botón negro con el lápiz en las opciones de ese registro.

Modificar plantillas para emisión de vales.

Al pulsar sobre el botón, se abrirá una pantalla como la de nuevo registro, con todos los campos disponibles para la edición de los datos de la plantilla.

Eliminar una plantilla para emisión automática de vales

Para eliminar una plantilla de vales, se debe pulsar sobre el botón rojo con la papelera del registro.

Selección para eliminar de plantillas para emisión de vales.

Y para borrar varias plantillas de forma masiva, se deben seleccionar en el listado y pulsar sobre el botón rojo con la papelera del menú superior.

A la hora de eliminar plantillas para emisión automática e vales hay que tener en cuenta que no se podrán eliminar registros si están asociados con Reglas para emisión automática de vales.

Reglas para emisión automática de vales.

Estos registros permiten configurar una condición que se tiene que cumplir para emitir el vale, el cual se creará en base a la plantilla seleccionada.

Para registrar una regla para emisión de vales se debe indicar:

Registro de reglas para emisión automática de vales

  • Nombre identificativo de la regla Campo obligatorio para indicar un nombre que permita identificar la regla en los diferentes apartados y listados del programa.
  • Condición: Campo obligatorio para seleccionar una condición que se deba cumplir para validar esta regla. Las opciones disponibles son:
    • Alta de nuevo cliente: Los vales se generarán al momento que un cliente se registre en el sistema, ya sea en el TPV cuando se registre en el apartado de clientes por uno de los empleados, o bien en la Tienda online cuando el cliente se registre él mismo.
    • Primera compra (debe seleccionarse un cliente): Se comprobará que el cliente no tenga ventas registradas previamente. En el caso del TPV, se valida que no tenga registrados tickets a su nombre, y en el caso de la Tienda online, que no existan pedidos registrados en esa tienda. Esta opción puede combinarse con el campo Importe mínimo de la venta, para ajustar más aún la condición.
    • En cualquier compra Se emitirán vales para cada compra que realicen los clientes. Esta opción puede combinarse con el campo Importe mínimo de la venta, para ajustar más aún la condición.
    • Cumpleaños del cliente En caso de existir una regla con esta condición, el sistema comprobará a diario la fecha de cumpleaños de los clientes y, generando un vale para el cliente, enviándole una copia en un correo electrónico de felicitación.
  • Importe mínimo de la venta: Campo para indicar la cantidad mínima que debe tener la venta para validarse junto con la condición seleccionada, por lo que este campo solo se habilita para las condiciones de compra. Solo se admiten cantidades mayores que cero y, si solo se desea validar la condición, se puede dejar el campo a cero.
  • Plantilla: Campo obligatorio para seleccionar una plantilla para emisión automática de vales, cuya configuración se utilizará para generar los vales de esta regla.
  • Canales de venta: Campo para indicar uno o varios canales de venta donde se deba realizar la validación de la regla, lo que permite validar la regla de forma específica e independiente al canal de ventas de los vales a generar. Si por ejemplo se quiere aplicar esta regla solo para Tienda online, se debe indicar solo el canal de venta asociado a la tienda online.
  • Campos de fechas: Permiten dar una validación para la regla en un periodo de tiempo específico.
    • Fecha desde
    • Fecha hasta

Es importante tener en cuenta que no puede existir más de una regla para la misma condición en el mismo periodo de tiempo. De esta manera se evita que se cumplan dos condiciones iguales en una misma venta.

Una vez indicados todos los datos, se puede finalizar el registro con las opciones:

  • Añadir: para registrar la regla y volver al listado.
  • Añadir y añadir otro: para crear el registro y abrir un nuevo formulario donde crear una nueva regla.

Al finalizar el registro, la regla estará disponible para validarse según la configuración indicada.

Modificar una regla para emisión automática de vales

Para editar una regla registrada, se debe pulsar el botón negro con el lápiz en las opciones de ese registro.

Selección para modificar regla para emisión de vales.

Al pulsar sobre el botón, se abrirá una pantalla como la de nuevo registro, con todos los campos disponibles para modificar la configuración de la regla.

Eliminar una regla para emisión automática de vales

Para eliminar una regla de vales, se debe pulsar sobre el botón rojo con la papelera del registro.

Selección para eliminar regla para emisión de vales.

Y para borrar varias reglas de forma masiva, se deben seleccionar en el listado y pulsar sobre el botón rojo con la papelera del menú superior.

Configuración

El programa permite realizar ciertas configuraciones orientadas a automatizar y agilizar el trabajo diario con respecto al apartado de ventas.

Valores por defecto en ventas

La configuración del programa permite indicar valores por defecto para la hora de registrar documentos.

Estos valores se pueden consultar y editar accediendo desde el panel principal a Parámetros -> Configuración general, consultando las siguientes pestañas:

  • Ventas:
    • Clientes serán particulares por defecto: afecta al campo Es particular a la hora de dar de alta un cliente.
    • Clientes serán socios por defecto: Establece si el campo Es socio será Sí o No por defecto.
    • Regla de impuestos por defecto ventas: la regla de impuestos determina el impuesto a aplicar a un cliente en función de su localización geográfica.
    • Precios de venta a partir del PVP: hace que ciertas pantallas se muestren dando prioridad al PVP si el cliente por defecto es un particular, para agilizar la introducción de datos.
    • Fórmula para el cálculo del beneficio de productos: Se puede utilizar una fórmula más exacta y compleja, o una más sencilla. Puedes consultar más acerca de este tema en nuestro blog
    • Forma de pago por defecto ventas
    • Tipo de vencimiento por defecto ventas
    • Moneda por defecto ventas
    • Tipo destino por defecto ventas
    • E-mail avisos facturas periódicas de venta: Si se configura un e-mail aquí, es donde llegarán diariamente los avisos de facturas periódicas de venta de las que es necesario generar una factura.
    • E-mail al que enviar avisos cobros pendientes: Si se establece un e-mail aquí, es al que llegarán avisos diarios de cobros pendientes a clientes según la fecha de los vencimientos.
  • Impresión:
    • Plantilla presupuestos de venta
    • Plantilla pedidos de venta
    • Plantilla albaranes de venta
    • Plantilla facturas de venta
    • Plantilla facturas proforma
    • Plantilla reservas

Si el cliente que se indica en el documento tiene alguno o todos los campos con valores distintos a los de la parametrización por defecto de la empresa, prevalecerán los datos del cliente y se cargarán los valores por defecto según su configuración.

Cajas

En este apartado, el programa permite administrar todo lo relativo a las cajas del TPV.

La gestión de este apartado se explica en la sección de la ayuda correspondiente al TPV.

Plantillas de documentos de venta

Las plantillas de documentos permiten crear un modelo de documento según la información que se desea mostrar en él, pudiendo utilizarse para imprimir, enviar por e-mail o sacar en PDF cualquier documento de venta (presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, etc.).

Se pueden consultar, editar o eliminar accediendo desde el panel principal a Ventas -> Configuración -> Plantillas de documentos de venta.

Para crear un nuevo registro se debe indicar:

  1. Documento
    • Nombre de la plantilla: Campo obligatorio para indicar el nombre identificativo para mostrar en las opciones de selección de plantillas.
    • Campos de Sí/No para indicar si se debe mostrar:
      • Mostrar datos de la empresa.
      • Mostrar logo de la empresa.
      • Mostrar nombre comercial de la empresa
      • Mostrar teléfono de la empresa: Establece si se muestra el teléfono de la empresa, siempre y cuando se muestren los datos de la empresa.
      • Mostrar e-mail de la empresa: Establece si se muestra el e-mail de contacto de la empresa, siempre y cuando se muestren los datos de la empresa.
      • Mostrar sitio web de la empresa: Establece si se muestra la dirección web de la empresa indicada en los datos de contacto, siempre y cuando se muestren los datos de la empresa.
      • Mostrar datos del cliente.
      • Mostrar documentos de procedencia: Si el documento procede del traspaso de otros documentos, por ejemplo, una factura que procede de un pedido, este parámetro establece si se muestran los números de esos documentos de origen.
      • Mostrar precios: Establece si se deben mostrar precios o no en el documento, independientemente de que se marque para mostrar o no el resto de campos relativos a los precios.
      • Mostrar desglose de impuestos.
      • Mostrar importe ya pagado.
      • Mostrar forma de pago.
      • Mostrar tipo de vencimiento.
      • Mostrar vencimientos.
      • Mostrar pagos.
  2. Maquetación
    • Diseño: Campo obligatorio para seleccionar un modelo de diseño para el documento que varían en la distribución del contenido, como los datos de la empresa, del cliente, los totales, entre otros.
    • Fuente de texto: Campo obligatorio para seleccionar la fuente de texto para el documento. Si desea añadir alguna fuente, debe comunicárselo a nuestro soporte técnico. Las fuentes deben estar disponibles en fonts.google.com .
    • Máximo de conceptos por página: Campo para indicar el número de conceptos a mostrar en cada página. Puede modificarse al imprimir un documento en concreto.
    • Conceptos menos a mostrar en primera página: Debido a que la primera página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran datos fiscales, es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales. Puede modificarse a posteriori al imprimir un documento en concreto.
    • Conceptos menos a mostrar en última página: Debido a que la última página de un documento con varias páginas contiene más datos, ya que se muestran observaciones, importes, etc., es recomendable mostrar en esta página menos conceptos que en las páginas centrales. Puede modificarse a posteriori al imprimir un documento en concreto.
    • Máximo de caracteres por concepto: Campo para indicar el máximo de caracteres a mostrar en la descripción de cada concepto. Este parámetro permite limitar los caracteres para que la descripción de los conceptos no quede demasiado ancha. Puede modificarse a posteriori al imprimir un documento en concreto.
    • Ajustar alto de cada concepto: Campo de selección Sí/No para indicar si se debe mostrar el concepto en una sola línea, evitando que salte de línea. Puede modificarse a posteriori al imprimir un documento en concreto.
  3. Imagen corporativa: Este apartado permite gestionar de forma específica e independiente la información del documento, reemplazando los datos registrados en la empresa. De esta manera, se pueden manejar diferentes líneas de productos o marcas, gestionadas por la mista empresa, manteniendo siempre la información fiscal y la gestión de la empresa por separado.
    • Logo: Campo para adjuntar/seleccionar la imagen con el logo que se desea incluir en el documento, en lugar del logo para documentos de la empresa.
    • Nombre comercial: Nombre que se desea incluir en el documento en lugar del nombre comercial indicado para la empresa.

    Estos campos no son obligatorios ni dependientes entre sí, por lo que se debe indicar un logo y/o un nombre comercial, solamente si van a ser diferentes a los indicados en la empresa asociada a los documentos. Al momento de emitir documentos, se comprobará el logo y nombre comercial de la plantilla asociada, y se utilizarán estos datos en lugar de los registrados para la empresa, pero manteniendo la información fiscal de la empresa.

  4. Datos a mostrar en conceptos: Campos de Sí/No para los siguientes datos a mostrar en cada concepto del documento:
    • Nombre del producto.
    • Referencia del proveedor: El nº de referencia del producto para el proveedor.
    • Referencia interna: El nº de referencia del producto que genera internamente el programa.
    • Texto de la referencia: Por ejemplo, si es la referencia para una camiseta con talla S y color Azul, el texto de la referencia es "S Azul".
    • Código de barras.
    • Imagen.
    • Marca / fabricante.
    • Proveedor.
    • Temporada.
    • Condición.
    • Doc. de procedencia: Permite indicar si mostrar o no el documento de procedencia en cada concepto incluido en el documento actual. En el caso de conceptos que procedan de un documento que haya sido registrado directamente sin haber sido generado a partir de otro, por ejemplo, una factura que ha sido creada y no generada desde un presupuesto o albarán, ese campo en el listado se mostrará vacío ya que el documento de procedencia es el propio documento actual.
    • Cantidad.
    • Unidad de medida.
    • Precio sin impuestos.
    • Precio con impuestos.
    • % dto.: Porcentaje de descuento.
    • Cantidad de descuento.
    • Cantidad de descuento c/ impuestos.
    • Precio unitario sin impuestos: El precio unitario sin impuestos es el precio sin impuestos final, es decir, teniendo en cuenta ya los descuentos aplicados.
    • Precio unitario con impuestos: El precio unitario con impuestos es el precio final con impuestos incluidos, es decir, teniendo en cuenta ya los descuentos aplicados.
    • Base imponible.
    • Impuesto: El tipo o tipos de impuesto de cada concepto. Por ejemplo, el tipo de I.V.A. del 21%.
    • Impuestos: El importe de impuestos total de cada concepto.
    • Importe.
    • Almacén.
Plantillas de Vales

Las plantillas de vales permiten crear un modelo de documento según la información que se desea mostrar en los vales que se imprimen para el uso de los clientes en las ventas.

Se pueden consultar, editar o eliminar accediendo desde el panel principal a Ventas -> Configuración -> Plantillas de vales.

Para crear un nuevo registro se debe indicar:

  1. Documento
    • Nombre de la plantilla: Campo obligatorio para indicar el nombre identificativo para mostrar en las opciones de selección de plantillas.
    • Campos de Sí/No para indicar si se debe mostrar:
      • Mostrar datos de la empresa.
      • Mostrar logo de la empresa.
      • Mostrar nombre comercial de la empresa
      • Mostrar teléfono de la empresa: Establece si se muestra el teléfono de la empresa, siempre y cuando se muestren los datos de la empresa.
      • Mostrar e-mail de la empresa: Establece si se muestra el e-mail de contacto de la empresa, siempre y cuando se muestren los datos de la empresa.
      • Mostrar datos del cliente.
      • Motivo: Para mostrar el motivo por el que se ha emitido el vale.
      • Fecha y hora de creación.
      • Fecha desde la que es válido.
      • Fecha hasta la que es válido.
  2. Imagen corporativa: Este apartado permite gestionar de forma específica e independiente la información del documento, reemplazando los datos registrados en la empresa. De esta manera, se pueden manejar diferentes líneas de productos o marcas, gestionadas por la mista empresa, manteniendo siempre la información fiscal y la gestión de la empresa por separado.
    • Logo: Campo para adjuntar/seleccionar la imagen con el logo que se desea incluir en el documento, en lugar del logo para documentos de la empresa.
    • Nombre comercial: Nombre que se desea incluir en el documento en lugar del nombre comercial indicado para la empresa.

    Estos campos no son obligatorios ni dependientes entre sí, por lo que se debe indicar un logo y/o un nombre comercial, solamente si van a ser diferentes a los indicados en la empresa asociada a los documentos. Al momento de emitir documentos, se comprobará el logo y nombre comercial de la plantilla asociada, y se utilizarán estos datos en lugar de los registrados para la empresa, pero manteniendo la información fiscal de la empresa.

  3. Tamaños de fuente: Campos numéricos para indicar el tamaño de fuente de manera independiente para toda la información que se muestra en el vale.
    • Tamaño de fuente general
    • Datos de la empresa
    • Nombre comercial
    • Motivo
    • Fecha y hora de creación
    • Fechas entre las que es válido
    • Código de barras del vale
Canales de venta

Los canales de venta se utilizan en diferentes apartados del programa para controlar las vías de venta a los clientes para productos o creación de documentos de venta.

Por defecto, el programa tiene precargados los canales de venta esenciales:

  • Tienda online:Canal que viene por defecto asociado a la tienda online que viene creada en el software, si se dispone del módulo de la tienda online.
  • TPV: Terminal en Punto de Venta. Por defecto se incluye un registro, pero se puede crear nuevos registros independientes para cada caja de la empresa y asociarlos de forma independiente.
  • ERP: Enterprise Resource Planning. Se carga por defecto en los documentos de venta creados desde el programa, fuera del TPV, la tienda online o cualquier otra aplicación de venta especial.
  • Todos los canales: Opción adicional donde se engloban todos los canales existentes. Sirve para asignar todos los canales de venta a cualquier elemento al que se le puedan asociar canales.

A la hora de gestionar los canales de venta por ejemplo en productos, ofertas o marcas, se debe tener en cuenta que el valor "Todos los canales" es eso, un valor que facilita incluir, de forma directa, todos los canales contratados.

Esto quiere decir que, si se elimina un canal mediante el proceso de eliminación de canales (ya sea en la ficha del registro o en el listado de registros de forma masiva), aquellos registros que tengan seleccionado "Todos los canales", no dejarán de estar asociados al canal de ventas que estás eliminando.

Para ello, se deberá eliminar concretamente la opción "Todos los canales", y luego añadir todos los canales donde sí debe estar disponible, uno por uno, ya sea mediante el proceso o editando el propio registro.

Registro de cambios en documentos

Debido a la Ley antifraude de 2021 , todos los programas de gestión deben evitar que se pueda llevar una doble contabilidad, que se oculten registros de facturas o cualquier otro registro contable, siendo uno de los requisitos guardar un registro de eventos, entre ellos cuando se realizan cambios en facturas ya creadas.

Para ello, el sistema cuenta los siguientes eventos que se producen sobre estos documentos:

  • Creación.
  • Traspaso desde otros documentos: Presupuesto, pedido, albarán, periódicas, proforma.
  • Generación desde otra factura: Factura de abono, factura recapitulativa (incluido en Tickets) o por proceso de Duplicar.
  • Modificación Cambios de manera manual sobre el documento.
  • Eliminación.
  • Reseteo de datos.

Cada vez que se produzca uno de estos eventos, automáticamente se registran los datos en un apartado específico, disponible accediendo desde el panel principal a Ventas -> Registro de eventos, donde se encuentran los siguientes listados:

  • Eventos de facturas de venta.
  • Eventos de autofacturas de venta.

Los registros de estas entidades no se pueden crear manualmente, sino que el sistema los crea de forma automática al producirse alguno de los eventos indicados anteriormente, registrando en cada caso:

  • Documento: Acceso directo al registro.
  • Nº Documento.
  • Tipo de evento.
  • Empresa.
  • Base imponible del documento.
  • Impuestos del documento.
  • Total del documento.
  • Fecha del documento.
  • Datos del documento: Datos de la tabla de base de datos, en formato JSON.
  • Conceptos del documento: Datos de la tabla de base de datos, en formato JSON.
  • Impuestos del documento: Datos de la tabla de base de datos, en formato JSON.
  • Fecha del evento.
  • Hora del evento.
  • Fecha y hora del evento.
  • Usuario: Nombre del usuario loggeado al registrarse el evento.
Informes: Registro de documentos modificados

Este informe se encuentra disponible para cada tipo de documento, accediendo desde el panel principal a Informes -> Ventas:

  • Registro de facturas de venta modificadas.
  • Registro de autofacturas de venta modificadas.

Este informe muestra todos los eventos de modificación, eliminación o reseteo de registros realizados en documentos de una empresa concreta, en un periodo de tiempo determinado. Este informe puede ser requerido por Hacienda en cualquier momento para verificar que no se está cometiendo fraude fiscal eliminando facturas o modificando su importe.

Los parámetros del informe son:

  • Empresa: Campo obligatorio para seleccionar la empresa de la que seleccionar los documentos con eventos.
  • Desde la fecha: Campo obligatorio para seleccionar el inicio del periodo.
  • Hasta la fecha: Campo obligatorio para seleccionar el fin del periodo.
  • Filas por página: Campo para indicar la cantidad de registros que se incluirán en una página.

Como resultado del informe, por cada evento registrado se muestra la fecha, hora y tipo de evento, usuario loggueado, y los datos del documento como su número, fecha, base imponible, impuestos e importe.

Para los tickets del TPV no es necesario este registro de eventos, ya que el programa no permite modificar los conceptos, base imponible ni impuestos, así como ningún otro dato necesario para el cálculo de impuestos, una vez emitido.

Informes

Se puede acceder a los informes relativos al módulo de Ventas desde el panel principal en Informes -> Ventas.

Totales de productos en documentos

Este informe muestra el total de las ventas agrupadas por referencias de productos en los documentos seleccionados.

Para poder obtener el informe se deben seleccionar los documentos que se desean incluir en el informe y, al acceder al panel de Informes, se puede indicar los siguientes parámetros para filtrar resultados:

  • Categoría: Campo para seleccionar una categoría para obtener datos de productos solo de esta.
  • Incluir categorías hijas: Campo para incluir las categorías hijas a la seleccionada. Por defecto carga con el valor Sí.
  • Marca / fabricante: Campo para seleccionar marca / fabricante para obtener datos de productos solo de esta.
  • Proveedor: Campo para filtrar el informe con los productos pertenecientes a un proveedor específico.
  • Temporada: Campo para seleccionar una temporada específica para obtener datos de productos solo de esta.
  • Producto: Campo para seleccionar un producto específico sobre el que obtener sus ventas en el informe.
  • Ocultar precios: Campo para indicar si en el informe se deben ocultar o no los precios de los productos que se incluyan.

Una vez seleccionados los filtros necesarios para obtener el informe, se puede elegir entre los diferentes formatos de salida:

  • Mostrar en pantalla
  • Imprimir
  • Sacar en PDF
  • Sacar en CSV (Excel)
  • Enviar por e-mail

Para cada producto se indican algunos datos identificativos del mismo, los atributos de cada producto incluido en esa venta, cantidad vendida, importe de ventas y total de todas las ventas del periodo.

Estadísticas de venta en TPV

Este informe muestra un amplio resumen de las transacciones en el TPV de una empresa en un rango de fechas seleccionado.

Los parámetros para obtener el informe son:

  • Empresa: Campo obligatorio para indicar la empresa de la que se obtendrán las ventas de TPV. El valor por defecto es la empresa seleccionada como principal en la configuración del programa.
  • Desde la fecha: Campo obligatorio para indicar la fecha de inicio del periodo del que se obtienen las ventas del TPV. El valor por defecto es la fecha actual.
  • Hasta la fecha: Campo obligatorio para indicar la fecha fin del periodo del que se obtienen las ventas del TPV. El valor por defecto es la fecha actual.
  • Hora inicio: Campo obligatorio para indicar la hora del día desde que se obtienen las ventas del TPV.
  • Hora fin: Campo obligatorio para indicar la hora del día hasta la que se obtienen las ventas del TPV.
  • Caja: Campo para seleccionar una caja específica de la que obtener las ventas.

Una vez seleccionados los filtros deseados para obtener el informe, se puede elegir entre los diferentes formatos de salida:

  • Mostrar en pantalla
  • Imprimir
  • Sacar en PDF

El informe muestra el total de operaciones, el importe de las ventas, parte cobrada y pendiente de cobro, formas de pago, etc. También muestra datos de ventas por empleado, horas, y otros datos.

Detalle de Informe: Estadísticas de venta en TPV.

Listado de productos vendidos en cierre de caja

Este informe muestra un listado de todos los productos vendidos en el cierre de caja seleccionado.

Para obtener el informe se debe indicar los siguientes parámetros:

  • Cierre de caja: Campo obligatorio para seleccionar el cierre de caja desde el que obtener las ventas.
  • Filas por página: En caso de mostrar el informe por pantalla, PDF o imprimirse, este es el número de líneas que contendrá cada página.

Una vez seleccionados los parámetros para obtener el informe, se puede elegir entre los diferentes formatos de salida:

  • Mostrar en pantalla
  • Imprimir
  • Sacar en PDF
  • Sacar en CSV (Excel)
  • Enviar por e-mail

Se muestra el producto junto con algunos de sus datos, la cantidad vendida y el importe total. Además, se muestra el total de productos vendidos y el importe total de todas las ventas en el cierre.

Listado de tickets TPV y sus cobros

Este informe muestra un resumen de todos los tickets de venta realizados en el TPV de una empresa en un periodo de fechas seleccionado.

Los parámetros para obtener el informe son:

  • Empresa: Campo obligatorio para indicar la empresa de la que se obtendrán las ventas de TPV.
  • Desde la fecha: Campo obligatorio para indicar la fecha de inicio del periodo del que se obtienen las ventas del TPV.
  • Hasta la fecha: Campo obligatorio para indicar la fecha fin del periodo del que se obtienen las ventas del TPV.
  • Caja: Campo para seleccionar una caja específica de la que obtener las ventas.
  • Serie: Campo para selecccionar una serie, por la que filtrar los resultados incluyendo solamente, los tickets asignados a una serie en concreto.
  • Filas por página: En caso de mostrar el informe por pantalla, PDF o imprimirse, este es el número de líneas que contendrá cada página.

Una vez seleccionados los parámetros para obtener el informe, se puede elegir entre los diferentes formatos de salida:

  • Mostrar en pantalla
  • Imprimir
  • Sacar en PDF
  • Sacar en CSV (Excel)
  • Enviar por e-mail

Se muestra el número del ticket, fecha y hora de la venta, empresa y caja a las que corresponde la venta, empleado asociado, datos del cliente, importe y cantidad pendiente de cobro. Además, se detalla la forma de pago para el cobro de la venta.

Total de ventas por día en TPV y sus cobros

Este informe muestra un listado de las ventas por días, en un rango de fechas seleccionado.

Los parámetros para obtener el informe son:

  • Empresa: Campo obligatorio para indicar la empresa de la que se obtendrán las ventas de TPV.
  • Desde la fecha: Campo obligatorio para indicar la fecha de inicio del periodo del que se obtienen las ventas del TPV.
  • Hasta la fecha: Campo obligatorio para indicar la fecha fin del periodo del que se obtienen las ventas del TPV.
  • Caja: Campo para seleccionar una caja específica de la que obtener las ventas.
  • Serie: Campo para selecccionar una serie, por la que filtrar los resultados incluyendo solamente, los tickets asignados a una serie en concreto.
  • Filas por página: En caso de mostrar el informe por pantalla, PDF o imprimirse, este es el número de líneas que contendrá cada página.

Una vez seleccionados los parámetros para obtener el informe, se puede elegir entre los diferentes formatos de salida:

  • Mostrar en pantalla
  • Imprimir
  • Sacar en PDF
  • Sacar en CSV (Excel)
  • Enviar por e-mail

El informe muestra, para cada día, la fecha, el número de tickets, cantidad de productos vendidos, importe total de lEl informe ventas, cantidad pendiente de cobro y desglose por forma de pago.

Total de ventas por cliente

Este informe muestra un resumen de las ventas realizadas, entre dos fechas seleccionadas, totalizando por cliente.

Los parámetros para obtener el informe son:

  • Empresa: Campo obligatorio para seleccionar la empresa para la que se obtiene las ventas.
  • Desde la fecha: Campo obligatorio para indicar la fecha de inicio del periodo del que se obtienen las ventas.
  • Hasta la fecha: Campo obligatorio para indicar la fecha fin del periodo del que se obtienen las ventas.
  • Filas por página: En caso de mostrar el informe por pantalla, PDF o imprimirse, este es el número de líneas que contendrá cada página.

Una vez seleccionados los parámetros para obtener el informe, se puede elegir entre los diferentes formatos de salida:

  • Mostrar en pantalla
  • Imprimir
  • Sacar en PDF
  • Sacar en CSV (Excel)
  • Enviar por e-mail

En el informe se muestra el nombre del cliente, la base imponible total y el importe total.

Operaciones con clientes modelo 347

Este informe sirve para obtener datos para la presentación del Modelo 347 de la AEAT, donde se deben declarar operaciones realizadas con clientes por importe total mínimo mayor que 3005,06€.

  • Ejercicio: Campo obligatorio para indicar el ejercicio contable del que se quieren obtener las ventas.
  • Empresa: Campo obligatorio para seleccionar la empresa para la que se obtiene las ventas.
  • Total operaciones mayor que: Campo obligatorio para indicar el importe mínimo que deben tener el total de operaciones con un proveedor para mostrarse. El valor por defecto es 3005,06, pero se puede editar para obtener el listado con otros importes mínimos.
  • Filas por página: En caso de mostrar el informe por pantalla, PDF o imprimirse, este es el número de líneas que contendrá cada página.

Una vez seleccionados los parámetros para obtener el informe, se puede elegir entre los diferentes formatos de salida:

  • Mostrar en pantalla
  • Imprimir
  • Sacar en PDF
  • Sacar en CSV (Excel)
  • Enviar por e-mail

Como resultado del informe se muestran los datos del cliente y el importe total de las ventas. El informe no tendrá en cuenta operaciones que no apliquen para este modelo, como intracomunitarias, ya que esas operaciones no hay que notificarlas en el modelo 347 debido a que se notifican en otros modelos a Hacienda.

Operaciones intracomunitarias con clientes modelo 349

Este informe sirve para obtener datos para la presentación del Modelo 349 de la AEAT, donde se deben declarar operaciones intracomunitarias realizadas con clientes.

Se puede acceder desde el panel principal en Informes -> Impuestos -> Operaciones intracomunitarias con clientes Modelo 349.

Los parámetros necesarios son:

  • Desde la fecha: Campo obligatorio para indicar la fecha de inicio del periodo del que se obtienen las ventas.
  • Hasta la fecha: Campo obligatorio para indicar la fecha fin del periodo del que se obtienen las ventas.
  • Empresa: Campo obligatorio para seleccionar la empresa para la que se obtiene el informe.
  • Filas por página: En caso de mostrar el informe por pantalla, PDF o imprimirse, este es el número de líneas que contendrá cada página.

Una vez seleccionados los parámetros para obtener el informe, se puede elegir entre los diferentes formatos de salida:

  • Mostrar en pantalla
  • Imprimir
  • Sacar en PDF
  • Sacar en CSV (Excel)
  • Enviar por e-mail

Como resultado del informe se muestran los datos del cliente, la base imponible total, y el nº de operaciones para cada cliente, así como los totales.

Rentabilidad de documentos

Este informe permite ver la rentabilidad para documentos de venta, según los productos añadidos en los conceptos del documento.

El informe se encuentra disponible en los listados de las siguientes entidades:

  • Presupuestos
  • Pedidos
  • Albaranes
  • Facturas
  • Facturas proforma
  • Reservas

Para sacar una copia del informe se deben seleccionar en el listado los documentos deseados e indicar los siguiente parámetros:

  • Campos de fechas: Campos para indicar periodo de tiempo a tener cuenta para el cálculo del precio medio del coste para cada producto incluido en los documentos que se listan.

    Estos campos cargan por defecto con la fecha actual, pero se pueden indicar las fechas deseadas en:

    • Fecha desde: Si este campo se deja vacío, la fecha de inicio del periodo será la del primer registro de compras.
    • Fecha hasta: Si este campo se deja vacío, la fecha de fin del periodo será la fecha actual.
  • Filas por página: En caso de mostrar el informe por pantalla, PDF o imprimirse, este es el número de líneas que contendrá cada página.

Una vez seleccionados los parámetros para obtener el informe, se puede elegir entre los diferentes formatos de salida:

  • Mostrar en pantalla
  • Imprimir
  • Sacar en PDF
  • Sacar en CSV (Excel)
  • Enviar por e-mail

En el informe se detalla para cada registro el número de documento, nombre comercial del cliente, importe compras (calculado sobre la media de precios de compra para los productos del documento en el periodo de fechas seleccionado), unidades de productos vendidas en el documento, importe de la venta, margen y beneficio.

Total de ventas por canal

Este informe muestra las ventas registradas, entre dos fechas seleccionadas, totalizando por canal de ventas.

Los parámetros para obtener el informe son:

  • Categoría: Campo para seleccionar una categoría para obtener solo las ventas de productos de la categoría.
  • Incluir categorías hijas: Campo para incluir las catergorías hijas a la seleccionada. Por defecto carga con el valor Sí.
  • Marca / fabricante: Campo para seleccionar marca / fabricante para obtener solo las ventas de productos de la marca seleccionada.
  • Temporada: Campo para seleccionar una temporada específica para obtener solo las ventas de productos de la temporada seleccionada.
  • Producto: Campo para seleccionar un producto específico sobre el que obtener sus ventas en el informe.
  • Desde la fecha: Campo obligatorio para indicar la fecha de inicio del periodo del que se obtienen las ventas.
  • Hasta la fecha: Campo obligatorio para indicar la fecha fin del periodo del que se obtienen las ventas.
  • Filas por página: En caso de mostrar el informe por pantalla, PDF o imprimirse, este es el número de líneas que contendrá cada página.

Una vez seleccionados los parámetros para obtener el informe, se puede elegir entre los diferentes formatos de salida:

  • Mostrar en pantalla
  • Imprimir
  • Sacar en PDF
  • Sacar en CSV (Excel)
  • Enviar por e-mail

En el informe se muestra el nombre del canal, con la suma de cantidad de productos en la venta, base imponible, impuestos e importe, totalizando estas columnas.

Informe: Total de ventas por empleado

Este informe muestra un listado agrupado por empleado detallado el total de las ventas realizadas por cada empleado, en un periodo de fechas indicado, pudiendo además, incluir, o no, abonos y devoluciones en el listado.

El informe cuenta con los siguientes parámetros:

  • Desde la fecha: Campo obligatorio para seleccionar el inicio del periodo de tiempo para obtener los datos del informe. En caso de no indicar una fecha, el informe incluirá las ventas desde el primer registro existente.
  • Hasta la fecha: Campo obligatorio para seleccionar la fecha fin del periodo de tiempo para obtener los datos del informe. En caso de no indicar una fecha, el informe incluirá las ventas hasta la fecha actual.
  • Incluir abonos y devoluciones: Campo obligatorio para indicar si se debe tener en cuenta o no los abonos o devoluciones que existan sobre las ventas del periodo seleccionado.
  • Filas por página: Campo para indicar la cantidad de filas del listado que se deberán mostrar en cada página del informe.

Una vez indicados los parámetros del informe, el listado se puede obtener en cualquier de los siguientes formatos de salida:

  • Mostrar en pantalla
  • Imprimir
  • Sacar en PDF
  • Sacar en CSV (Excel)
  • Enviar por e-mail

En el informe se muestra un listado con cada empleado que tenga registrada al menos una venta en el periodo seleccionado. Para cada uno se detalla el total de base imponible, impuestos e importe del periodo, totalizando además estas cantidades al final del listado.

Informe: Listado de ventas de un empleado

Este informe muestra un listado detallado de las ventas realizadas por un empleado concreto, en un periodo de fechas indicado. Además, el informe permite indicar si se deben incluir, o no, abonos y devoluciones en el listado.

El informe cuenta con los siguientes parámetros para obtener el listado:

  • Empleado: Campo obligatorio para seleccionar el empleado del cual se desea obtener el listado de ventas.
  • Desde la fecha: Campo obligatorio para seleccionar el inicio del periodo de tiempo para obtener los datos del informe. En caso de no indicar una fecha, el listado se mostrará desde la primera venta registrada para el empleado seleccionado.
  • Hasta la fecha: Campo obligatorio para seleccionar la fecha fin del periodo de tiempo para obtener los datos del informe. En caso de no indicar una fecha, el listado se mostrará con las ventas hasta la fecha actual.
  • Incluir abonos y devoluciones: Campo obligatorio para indicar si se debe tener en cuenta o no los abonos o devoluciones que existan sobre las ventas que cumplan los tener en cuenta anteriores.
  • Filas por página: Campo para indicar la cantidad de filas del listado que se deberán mostrar en cada página del informe.

Una vez indicados los parámetros del informe, el listado se puede obtener en cualquier de los siguientes formatos de salida:

  • Mostrar en pantalla
  • Imprimir
  • Sacar en PDF
  • Sacar en CSV (Excel)
  • Enviar por e-mail

En el informe se muestra cada venta realizada por el empleado seleccionado, agrupando cada fila por producto. De esta manera, para cada uno se detalla fecha y hora de la venta, número de documento, y el nombre y referencia del producto.

Además, en cada fila se detalla la cantidad vendida de ese producto, y los totales de base imponible e importe para esa venta. Estas tres cantidades también se totalizan al final del informe.

Informe: Total de ventas por comisionista

Este informe muestra un listado agrupado por empleado detallando el total de las ventas en un periodo de fechas indicado en las que el empleado ha sido seleccionado como comisionista de la venta, pudiendo incluir, o no, abonos y devoluciones en el listado.

El informe cuenta con los siguientes parámetros:

  • Desde la fecha: Campo obligatorio para seleccionar el inicio del periodo de tiempo para obtener los datos del informe. En caso de no indicar una fecha, el informe incluirá las ventas desde el primer registro existente.
  • Hasta la fecha: Campo obligatorio para seleccionar la fecha fin del periodo de tiempo para obtener los datos del informe. En caso de no indicar una fecha, el informe incluirá las ventas hasta la fecha actual.
  • Incluir abonos y devoluciones: Campo obligatorio para indicar si se debe tener en cuenta o no los abonos o devoluciones que existan sobre las ventas del periodo seleccionado.
  • Filas por página: Campo para indicar la cantidad de filas del listado que se deberán mostrar en cada página del informe.

Una vez indicados los parámetros del informe, el listado se puede obtener en cualquier de los siguientes formatos de salida:

  • Mostrar en pantalla
  • Imprimir
  • Sacar en PDF
  • Sacar en CSV (Excel)
  • Enviar por e-mail

En el informe se muestra un listado con cada empleado que tenga seleccionada a comisión al menos una venta en el periodo seleccionado. Para cada uno se detalla el total de base imponible, impuestos e importe del periodo, totalizando además estas cantidades al final del listado.

Informe: Listado de ventas de un comisionista

Este informe muestra un listado detallado de las ventas asociadas a un empleado seleccionado para comisión sobre la venta, en un periodo de fechas indicado. Además, el informe permite indicar si se deben incluir, o no, abonos y devoluciones.

El informe cuenta con los siguientes parámetros para obtener el listado:

  • Empleado: Campo obligatorio para seleccionar el empleado comisionista del cual se desea obtener el listado de ventas.
  • Desde la fecha: Campo obligatorio para seleccionar el inicio del periodo de tiempo para obtener las ventas del informe. En caso de no indicar una fecha, el listado se mostrará desde la primera venta registrada para el empleado seleccionado.
  • Hasta la fecha: Campo obligatorio para seleccionar la fecha fin del periodo de tiempo para obtener las ventas del informe. En caso de no indicar una fecha, el listado se mostrará con las ventas hasta la fecha actual.
  • Incluir abonos y devoluciones: Campo obligatorio para indicar si se debe tener en cuenta o no los abonos o devoluciones que existan sobre las ventas que cumplan los filtros anteriores.
  • Filas por página: Campo para indicar la cantidad de filas del listado que se deberán mostrar en cada página del informe.

Una vez indicados los parámetros del informe, el listado se puede obtener en cualquier de los siguientes formatos de salida:

  • Mostrar en pantalla
  • Imprimir
  • Sacar en PDF
  • Sacar en CSV (Excel)
  • Enviar por e-mail

En el informe se muestra cada venta asociada al empleado seleccionado como empleado con comisión sobre la venta, agrupando cada fila por producto.

En cada fila se detallan fecha y hora de la venta, número de documento, nombre y referencia del producto, cantidad vendida del producto, y los totales de base imponible e importe para esa venta. Estas tres cantidades también se totalizan al final del informe.